Wechselgeld planen: Bestand, Stückelung und Beschaffung
Kurz gesagt
Der Wechselgeldbestand richtet sich nach dem Rückgeldverbrauch der Stoßzeit und nach der Zeit bis zur nächsten Nachfüllung, nicht nach dem Tagesumsatz. Rechnen Sie je Münzsorte: Verbrauch pro Stunde mal Stunden bis zur Nachfüllung plus Reserve; 50 Prozent Reserve sind eine redaktionelle Empfehlung, kein Richtwert aus einer Quelle.
Das Wichtigste
- Bestand je Münzsorte = Verbrauch in der Stoßstunde mal Stunden bis zur nächsten Nachfüllung, plus Reserve. Der Verbrauch folgt aus Zahl der Barzahlungen, Bonhöhe und Scheinen, mit denen gezahlt wird.
- In der Beispielrechnung verbraucht jede Zahlung mit Schein Münzen als Rückgeld; ob das in Ihrem Betrieb so ist, zeigt die eigene Zählung einer Stoßstunde.
- Reserve: 50 Prozent auf den Bedarf bis zur nächsten Nachfüllung, aufgerundet auf ganze Rollen (redaktionelle Empfehlung zum Ausprobieren, anzupassen nach zwei Wochen).
- Anfangsbestand vor Öffnung zählen und festhalten, ebenso Einlagen, Entnahmen und Ausgaben des Tages; nur dann lässt sich ein Fehlbetrag gegen den erwarteten Bestand feststellen.
- Euro und Franken folgen derselben Rechnung; es ändern sich nur die Münzstufen (Euro: 1, 2, 5, 10, 20, 50 Cent, 1 und 2 Euro; Schweiz: 5, 10, 20, 50 Rappen, 1, 2 und 5 Franken).
Eine Kasse mit zu wenig Wechselgeld bremst, wenn viel los ist: Kunden warten, Mitarbeitende holen Kleingeld, und wer improvisiert, kann sich beim Herausgeben leichter vertun.
Wovon der Bedarf abhängt
Drei Größen bestimmen den Verbrauch an Rückgeld: die Zahl der Barzahlungen in der stärksten Stunde, die Höhe des durchschnittlichen Bons und die Scheine, mit denen die Kundschaft zahlt. Hinzu kommt, wie oft Sie nachfüllen: Ein Betrieb, der alle zwei Stunden auffüllt, braucht weniger Bestand als einer, der nur einmal am Tag füllt. Der Tagesumsatz allein bestimmt den Bedarf nicht, weil er nichts über Bonhöhe und Zahlweise sagt.
Welche Münzen in welcher Menge herausgehen, hängt davon ab, wie Sie das Rückgeld zusammenstellen. Im folgenden Beispiel wird mit möglichst wenigen Münzen herausgegeben; eingehende Münzen werden vorsichtig nicht vom Rückgeldverbrauch abgezogen (Bruttoverbrauch). Wie weit sie bei Ihnen zutrifft, zeigt die Zählung einer Stoßstunde.
Eine Beispielrechnung für Euro
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Café hat in der Mittagsstunde 40 Gäste, davon zahlen 24 bar. Der Bon beträgt in dieser Rechnung durchgehend 6,40 Euro. Von den 24 Barzahlungen erfolgen 14 mit einem 10-Euro-Schein, 6 mit einem 20-Euro-Schein und 4 passend.
| Zahlung | Anzahl | Rückgeld je Fall | Rückgeld gesamt |
|---|---|---|---|
| mit 10 Euro | 14 | 3,60 Euro | 50,40 Euro |
| mit 20 Euro | 6 | 13,60 Euro | 81,60 Euro |
| passend | 4 | 0 Euro | 0 Euro |
| Summe | 24 | 132,00 Euro |
Wer 3,60 Euro mit möglichst wenigen Münzen herausgibt, nimmt ein 2-Euro-Stück, ein 1-Euro-Stück, ein 50-Cent-Stück und ein 10-Cent-Stück. Bei 13,60 Euro kommt ein 10-Euro-Schein dazu. Daraus ergibt sich der Bedarf der Stunde:
| Sorte | Verbrauch pro Stoßstunde | Bedarf bei Nachfüllung alle 2 Stunden | Bestand mit 50 Prozent Reserve |
|---|---|---|---|
| 2-Euro-Stück | 20 | 40 | 60 |
| 1-Euro-Stück | 20 | 40 | 60 |
| 50-Cent-Stück | 20 | 40 | 60 |
| 10-Cent-Stück | 20 | 40 | 60 |
| 10-Euro-Schein | 6 | 12 | 18 |
Die 50 Prozent Reserve sind eine redaktionelle Empfehlung als Startwert; eine Quelle für diesen Wert gibt es nicht. Prüfen Sie nach zwei Wochen, ob sie zu viel oder zu wenig ist. Die Tabelle rechnet den Bruttoverbrauch: Die vier passend zahlenden Gäste und alle anderen Gäste legen Geld ein, aber die Tabelle rechnet kein eingezahltes Münzgeld an. Zahlen Ihre Gäste mit Münzen, fällt der Nettoverbrauch geringer aus. Die eingenommenen 10-Euro-Scheine (14 pro Stunde) können Sie wieder herausgeben, sofern sie nicht in den Tresor wandern.
Tagesrechnung. Füllen Sie nur einmal am Tag nach, rechnen Sie den Verbrauch des ganzen Tages. Beispiel mit erfundenen Zahlen: Zählt das Café an einem Tag 90 Barzahlungen und entsprechen 75 davon dem Muster der Stoßstunde (Zahlung mit Schein, je eine Münze jeder Sorte als Rückgeld), sind das 75 Stück je Münzsorte; mit 50 Prozent Reserve 113 Stück (aufgerundet). Das ist der Bestand für Schublade und Vorrat zusammen.
Eine Beispielrechnung für Franken
Die Rechnung ist dieselbe, nur die Stufen sind andere. Die Schweizer Umlaufmünzen lauten auf 5, 10, 20 und 50 Rappen sowie 1, 2 und 5 Franken. Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Bon über CHF 6.40, bezahlt mit einer 10-Franken-Note, ergibt CHF 3.60 Rückgeld, das sind 2 Franken, 1 Franken, 50 Rappen und 10 Rappen. Bei 14 solchen Zahlungen in der Stoßstunde sind das 14 Stück je Sorte; mit 50 Prozent Reserve sind das 21 (bei Nachfüllung jede Stunde). Tragen Sie Ihre Bonhöhen und Banknoten ein und rechnen Sie die Tabelle neu.
Was Sie prüfen sollten
- Kein dokumentierter Anfangsbestand. Wird der Bestand nicht festgehalten, lässt sich ein Fehlbetrag nicht gegen den erwarteten Stand prüfen.
- Bestellung nach Gefühl. Ohne Rechnung wie oben sehen Sie erst im Andrang, welche Sorte fehlt.
- Münzen nur an einer Stelle. Wenn mehrere Kassen oder Bedienstationen einen gemeinsamen Vorrat nutzen, fehlt das Kleingeld an der Station, die gerade am meisten verkauft.
- Zu viel Kleingeld in der Schublade. Große Mengen Münzen sind schwer zu zählen und zu sichern; aufgerundete Rollen in einem verschlossenen Behältnis sind übersichtlicher.
Spitzentage und Sonderfälle
Die Stoßstunde eines gewöhnlichen Tages ist nicht die Stoßstunde des Jahres. Vor Feiertagen, bei Straßenfesten oder in der Adventszeit kann die Zahl der Barzahlungen steigen. Rechnen Sie für solche Tage getrennt mit den erwarteten Zahlen. Fragen Sie Ihre Bank, mit welchem Vorlauf sie Münzgeld ausgibt, und bestellen Sie entsprechend früher.
Bei mehreren Bedienstationen rechnen Sie jede Station einzeln. Eine mobile Kasse am Tisch oder am Stand braucht ihren eigenen Vorrat.
Anfangsbestand festhalten
Ein dokumentierter Anfangsbestand ist die Grundlage jeder späteren Abstimmung. Schreiben Sie ihn als Liste auf: Sorte, Anzahl, Summe. Hängen Sie die Liste an die Kasse oder legen Sie sie in die Schublade. Wer am Morgen zählt und das Ergebnis mit der Liste vergleicht, merkt Fehlbestände, bevor der erste Kunde bezahlt.
Am Abend zählen Sie den Endbestand. Die Tageseinnahme ergibt sich nicht aus dem Vergleich mit der Liste allein: Eine Hessische Oberfinanzdirektion beschreibt für den Kassenbericht einer offenen Ladenkasse die Rechnung Endbestand plus Entnahmen und Ausgaben minus Einlagen minus Anfangsbestand (OFD Frankfurt am Main, 18. Februar 2020, Abschnitt 6). Damit eine Differenz zum erwarteten Bestand erkennbar wird, halten Sie deshalb auch Einlagen, Entnahmen und Barausgaben des Tages fest. Wie Ihr Betrieb Bargeld verbuchen muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
So gehen Sie vor
- Zählen Sie eine Stoßstunde aus: Zahl der Barzahlungen, Bonhöhe und ausgegebene Scheine. Prüfen Sie, ob Ihr Kassensystem diese Werte in einem Stundenbericht ausweist; sonst zählen Sie von Hand.
- Rechnen Sie das Rückgeld je Fall aus und tragen Sie die Münzen je Sorte in eine Tabelle wie oben ein.
- Multiplizieren Sie den Stundenverbrauch mit den Stunden bis zur nächsten Nachfüllung, addieren Sie eine Reserve (Startwert 50 Prozent) und runden Sie auf ganze Rollen auf.
- Legen Sie einen Anfangsbestand fest, zählen Sie ihn vor der Öffnung und notieren Sie ihn, ebenso Einlagen, Entnahmen und Ausgaben des Tages.
- Prüfen Sie nach zwei Wochen, welche Sorte zuerst leer war, und passen Sie den Bestand an.
Fragen Sie Ihre Bank, in welchen Einheiten und mit welchem Vorlauf sie Münzgeld ausgibt und was das kostet. Heben Sie die fertige Rechnung auf, damit Sie sie bei der nächsten Bestellung wiederverwenden können.