Mitarbeiterrabatt an der Kasse: Buchung und steuerliche Behandlung
Kurz gesagt
Buchen Sie den Mitarbeiterrabatt als Verkauf mit Personenbezug und führen Sie die Jahressumme je Person. Steuerfrei ist der Vorteil in Deutschland bis 1.080 Euro im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 3 EStG, nur für Waren, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für seine Arbeitnehmer vertreibt, und ohne Pauschalversteuerung nach § 40 EStG), in Österreich bis 20 Prozent je Rabatt oder bis 1.000 Euro im Jahr (§ 3 Abs. 1 Z 21 EStG 1988, bei Rabatt für alle oder Gruppen, ohne Weiterverkauf oder Einkünfteerzielung).
Das Wichtigste
- Deutschland: Warenvorteile aus dem Dienstverhältnis sind bei Waren, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für seine Arbeitnehmer vertreibt, und ohne Pauschalversteuerung nach § 40 EStG steuerfrei, soweit sie 1.080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen; bewertet wird mit dem um 4 Prozent geminderten Endpreis (§ 8 Abs. 3 EStG).
- Österreich: Mitarbeiterrabatt für alle oder bestimmte Gruppen ist ohne Weiterverkauf und Einkünfteerzielung (Menge schließt das aus) steuerfrei, wenn er im Einzelfall 20 Prozent nicht übersteigt; sonst bis zu einem Gesamtbetrag von 1.000 Euro im Kalenderjahr (§ 3 Abs. 1 Z 21 EStG 1988).
- Österreich: Dieselben Voraussetzungen und Grenzen nennt § 49 Abs. 3 Z 29 ASVG für die Sozialversicherung.
- Schweiz: Branchenübliche Rabatte zum Eigengebrauch zu mindestens selbstkostendeckendem Preis brauchen bis CHF 2'500 im Jahr keinen Hinweis auf dem Lohnausweis (Wegleitung 2026, Rz 62).
- Deutschland: Übersteigt der Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten zum Zeitpunkt des Umsatzes das gezahlte Entgelt, gilt für die Umsatzsteuer dieser Wert, höchstens das marktübliche Entgelt (§ 10 Abs. 5 Nr. 2, Abs. 4 Nr. 1 UStG).
Der Mitarbeiterrabatt ist ein Kassenvorgang und zugleich ein steuerlicher Vorgang. Die Kasse hat den Verkauf zu erfassen; ob und wie der Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist, entscheidet die Lohnbuchhaltung auf Grundlage dessen, was die Kasse festhält.
Worauf es ankommt
Der Rabatt ist ein Preisvorteil aus dem Dienstverhältnis. Er hat drei Wirkungen: auf die Kasse (zu welchem Preis wird verkauft), auf die Umsatzsteuer (welches Entgelt gilt) und auf den Lohn des Mitarbeiters (ob der Vorteil steuerfrei bleibt). Die erste regelt Ihre Kassenorganisation, die beiden anderen das Recht des jeweiligen Landes.
Grenzen und Nachweise nach Land
| Land | Regel | Grenze | Voraussetzungen | Was Sie festhalten |
|---|---|---|---|---|
| Deutschland | § 8 Abs. 3 EStG (Rabattfreibetrag); SvEV | Wert der Ware: Endpreis minus 4 Prozent; steuerfrei sind Vorteile aus dem Dienstverhältnis bis 1.080 Euro im Kalenderjahr insgesamt | Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer herstellt, vertreibt oder erbringt; Bezug nicht nach § 40 EStG pauschal versteuert | Jahressumme der Vorteile je Person (Endpreis, Zahlung) für die Lohnabrechnung |
| Österreich | § 3 Abs. 1 Z 21 EStG 1988; § 49 Abs. 3 Z 29 ASVG | steuerfrei, wenn der Rabatt im Einzelfall 20 Prozent nicht übersteigt; sonst bis 1.000 Euro Gesamtbetrag im Kalenderjahr | Rabatt für alle oder bestimmte Gruppen; kein Weiterverkauf, keine Einkünfteerzielung, Menge schließt das aus | Rabattsatz je Einkauf und Jahressumme der Rabatte über 20 Prozent je Person |
| Schweiz | Wegleitung Lohnausweis 2026, Rz 62 | kein Hinweis auf dem Lohnausweis bei geringfügiger jährlicher Vergünstigung bis CHF 2’500 | branchenübliche Rabatte, ausschließlich zum Eigengebrauch, zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt | Jahressumme je Person und Preis gegenüber den Selbstkosten |
Die Zeile Schweiz bezieht sich auf die Angabe im Lohnausweis; Personalvergünstigungen an nahestehende Personen sind dort in Ziffer 2.3 zu deklarieren. Aussagen zur Steuerpflicht selbst treffen wir für die Schweiz nicht.
Für die Sozialversicherung gilt in Deutschland: Soweit ein Vorteil, der zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt wird, lohnsteuerfrei ist und mit der Entgeltabrechnung lohnsteuerfrei belassen wird, gehört er nicht zum Arbeitsentgelt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 SvEV). Der übersteigende Teil ist nach § 3 SvEV zu bewerten.
Umsatzsteuer beim Personalverkauf
| Land | Grundlage | Aussage |
|---|---|---|
| Deutschland | § 10 Abs. 1, Abs. 4 Nr. 1 und Abs. 5 Nr. 2 UStG | Verkauf an das Personal aufgrund des Dienstverhältnisses: Ist der Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten zum Zeitpunkt des Umsatzes (für einen gleichartigen Gegenstand, ersatzweise die Selbstkosten) höher als das gezahlte Nettoentgelt, bemisst sich der Umsatz danach, höchstens aber nach dem marktüblichen Entgelt. Sonst gilt das gezahlte Entgelt. |
| Österreich | § 4 Abs. 9 UStG 1994 | Für Lieferungen für den Bedarf des Personals gilt der Normalwert, wenn das Entgelt niedriger ist und der Empfänger nicht oder nicht zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt ist. |
| Schweiz | Art. 24 Abs. 1 und 2, Art. 3 Bst. h MWSTG | Grundsatz: Steuer vom tatsächlich empfangenen Entgelt. Für Leistungen an eng verbundene Personen, etwa Inhaber mit mindestens 20 Prozent Beteiligung, gilt der Wert unter unabhängigen Dritten. |
Beispielrechnung für Deutschland
Annahmen: Ein Mitarbeiter kauft einen Artikel, den der Betrieb Endkunden für 200,00 Euro anbietet. Er zahlt mit 30 Prozent Mitarbeiterrabatt 140,00 Euro. Der Betrieb vertreibt nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer; frühere Vorteile in diesem Jahr gibt es nicht; es gibt keine Pauschalversteuerung. Der Steuersatz sei 19 Prozent.
| Schritt | Betrag |
|---|---|
| Endpreis | 200,00 Euro |
| Wert nach § 8 Abs. 3 Satz 1 EStG (Endpreis minus 4 Prozent) | 192,00 Euro |
| Vom Mitarbeiter gezahlt | 140,00 Euro |
| Vorteil | 52,00 Euro |
| Rest des Freibetrags 1.080 Euro | 1.028,00 Euro |
| Entgelt netto aus 140,00 Euro brutto | 117,65 Euro |
| Umsatzsteuer | 22,35 Euro |
Der Einkaufspreis des Artikels (Annahme: 100,00 Euro netto) liegt unter dem Entgelt von 117,65 Euro; die Mindestbemessungsgrundlage greift dann nicht.
So buchen Sie an der Kasse
- Mitarbeiter erkennbar machen. Nutzen Sie eine Personenkarte, einen Mitarbeiterbediener oder eine Kundengruppe, damit der Vorgang einer Person zuzuordnen ist.
- Rabatt als Rabatt buchen. Verwenden Sie die Rabattfunktion oder eine eigene Preisstufe „Personal“ mit eigener Auswertung; Aufteilung bei gemischten Steuersätzen siehe Rabatte an der Kasse buchen.
- Zahlung abbilden. Bar, Karte oder, falls vereinbart, Einbehalt vom Lohn; ein Lohneinbehalt ist keine Bareinnahme und sollte als solcher gebucht werden.
- Beleg ausgeben. Der Verkauf unterliegt wie jeder andere der Belegpflicht Ihres Landes.
- Jahressumme führen. Lassen Sie die Kasse oder eine Liste die Summe je Mitarbeiter und Jahr ausweisen und geben Sie sie der Lohnbuchhaltung.
Fehler, die sich vermeiden lassen
- Der Rabatt wird als Preisänderung im Artikelstamm gebucht: Die Jahressumme je Person ist dann nicht auswertbar.
- Familienangehörige kaufen auf die Karte des Mitarbeiters: Die Grenzen beziehen sich auf den Mitarbeiter; ob der Vorteil für Angehörige gleich behandelt wird, klären Sie mit der Steuerberatung.
- Die Grenzen werden pro Einkauf statt pro Kalenderjahr geprüft: Die deutsche Grenze von 1.080 Euro und die österreichische von 1.000 Euro gelten je Kalenderjahr.