Gutschein einlösen: Teilbetrag, Restguthaben und verlorene Gutscheine

Ein Gutschein ist schnell eingelöst, solange Betrag und Einkauf gleich hoch sind. Schwierig wird es bei Teilbeträgen, bei Mischzahlung und wenn der Gutschein verloren ging oder nach Jahren auftaucht.

Was Sie vorab brauchen

• Die Gutscheinnummer oder den Code, damit die Einlösung dem Gutschein zugeordnet werden kann (DSFinV-K Feld GUTSCHEIN_NR, Deutschland).
• Die Angabe, ob der Gutschein auf eine bestimmte Leistung lautet (zum Beispiel „Haarschnitt“) oder auf einen Wert (zum Beispiel „50 Euro“).
• Ihre Gutscheinbedingungen mit Befristung und Regelung zum Restguthaben.

Zwei Begriffe, die die Kasse trennt

In Deutschland unterscheidet das Umsatzsteuergesetz bei Gutscheinen, die nach dem 31. Dezember 2018 ausgestellt wurden, Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine (§ 3 Abs. 13 bis 15 UStG). Ein Einzweck-Gutschein liegt vor, wenn Leistungsort und Steuer bei der Ausstellung feststehen; seine Übertragung gilt dann schon als Lieferung oder Leistung, und die spätere Einlösung ist kein unabhängiger Umsatz (Abs. 14). Jeder andere Gutschein ist ein Mehrzweck-Gutschein; erst die tatsächliche Lieferung bei der Einlösung unterliegt der Umsatzsteuer (Abs. 15). Die DSFinV-K 2.4 hat dafür vier Geschäftsvorfalltypen: Einzweckgutschein Kauf und Einlösung, Mehrzweckgutschein Kauf und Einlösung (Anhang C).

Die Steuerfolgen bei der Ausgabe stellen wir hier nicht im Einzelnen dar; siehe Gutscheine und Umsatzsteuer in Deutschland, Österreich und Schweiz. Zum Verkauf und zur Befristung siehe Gutscheine verkaufen: rechtliche Pflichten.

Welche Randfälle gibt es und was buchen Sie?

Die Tabelle gilt für Gutscheine, die ein Unternehmer selbst ausgegeben hat und an Geldes statt annimmt. Rabattgutscheine, die nur einen Preisnachlass geben, sind in Deutschland keine Gutscheine im Sinne von § 3 Abs. 13 UStG; sie buchen Sie wie einen Rabatt, siehe Rabatte an der Kasse buchen.

Fall	Deutschland	Österreich
Teileinlösung: Gutschein 50 Euro, Einkauf 30 Euro	Einlösung über 30 Euro mit Gutscheinnummer; ein vollständig mit Gutschein bezahlter Bon trägt die Zahlart „Keine“ (DSFinV-K Anhang D); Restguthaben von 20 Euro bleibt auf dem Gutschein	Als Barumsatz ist der Nominalwert des eingelösten Betrags zu erfassen (Erlass 2.4.10.1): 30 Euro
Einkauf höher als Gutschein (Mischzahlung)	Gutschein und weitere Zahlart auf demselben Bon; in den DSFinV-K-Daten bildet die Einlösung einen eigenen Geschäftsvorfall mit negativem Betrag, der Rest steht unter der weiteren Zahlart (Anhang F, Beispiel mit Barrest)	Gutschein als Teilzahlung, Restbetrag in bar oder Karte; beides sind Barzahlungen (§ 132a Abs. 1 BAO)
Restguthaben	bleibt als Guthaben auf dem Gutschein; Auszahlung nur nach Ihren Bedingungen; jederzeit voraussetzungslos rücktauschbare Instrumente sind Guthabenkarten (DSFinV-K)	bleibt als Guthaben; Auszahlung nach Ihren Bedingungen
Gutschein auf eine eindeutig bezeichnete Leistung	Einzweck-Gutschein, wenn Leistungsort und Steuer bei der Ausstellung feststehen (§ 3 Abs. 14 Satz 1 UStG)	Verkauf ist bereits Barumsatz, wenn die Leistung bekannt und eindeutig konkretisiert ist, zum Beispiel eine Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung (Erlass 2.4.10.2)
Gutschein verfallen oder Verjährung	Verjährung drei Jahre ab Jahresende (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB); eine kürzere Frist in den Bedingungen klären Sie rechtlich gesondert	Frist in den Bedingungen und Zivilrecht klären; die Registrierkasse erfasst nur die Einlösung
Gutschein verloren	Gutscheinnummer sperren, Ersatz nur gegen Nachweis und nur über den Restwert (Empfehlung)	wie Deutschland (Empfehlung)

Beispielrechnung: Mischzahlung mit Mehrzweck-Gutschein

Beispielrechnung (erfundene Zahlen, Deutschland): Ein Kunde löst einen Mehrzweck-Gutschein über 20,00 Euro ein und kauft Waren für 45,00 Euro brutto, davon 25,00 Euro zu 7 Prozent und 20,00 Euro zu 19 Prozent. Er zahlt den Rest mit Karte.

Position	Betrag brutto	enthaltene Steuer
Waren zu 7 Prozent	25,00 Euro	1,64 Euro
Waren zu 19 Prozent	20,00 Euro	3,19 Euro
Summe Umsatz	45,00 Euro	4,83 Euro
Zahlung Gutschein	20,00 Euro
Zahlung Karte	25,00 Euro

Der Gutscheinbetrag mindert den Umsatz nicht; der volle Warenwert ist Umsatz, weil bei einem Mehrzweck-Gutschein erst die Einlösung die Lieferung ist (§ 3 Abs. 15 Satz 2 UStG). Die DSFinV-K zeigt ein Beispiel mit Gutschein über 100 Euro, 120 Euro Warenwert zu zwei Steuersätzen und 20 Euro Barrest (Anhang F).

Beispiel zur Verjährung

Beispielrechnung mit einer Annahme: Ein Gutschein wird am 14. Mai 2026 ausgegeben; wir nehmen an, der Anspruch entsteht mit der Ausgabe und der Kunde kennt ihn. Die regelmäßige Verjährung von drei Jahren beginnt dann mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029 (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Eine Befristung in Ihren Bedingungen ändert das nicht von selbst; ob sie wirksam ist, ist eine Rechtsfrage außerhalb dieses Artikels.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Restguthaben stimmt nicht	Einlösung ohne Gutscheinnummer gebucht	Nummer nachtragen, Gegenbuchung nach Storno, Rückgabe und Gutschrift
Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins erscheint als steuerpflichtiger Umsatz	Einzweck-Typ statt Mehrzweck-Typ gewählt (DSFinV-K Anhang C)	Typ mit Hersteller und Steuerberatung klären
Kunde will Bargeld zurück	Ihre Bedingungen sehen keine Auszahlung vor	Bedingungen prüfen; im Zweifel rechtlich klären

Wann Sie Hilfe holen sollten

Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn ein Gutschein Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen abdeckt, wenn Sie Gutscheine über Dritte verkaufen oder wenn Gutscheine in Österreich oder der Schweiz ausgegeben und eingelöst werden. Die Frage, ob Ihre Gutscheinbedingungen zur Befristung wirksam sind, gehört in eine Rechtsberatung.