Businessplan für Gastronomie und Einzelhandel erstellen
Kurz gesagt
Ein Businessplan für ein Lokal oder Geschäft hat einen Textteil und einen Finanzteil. Der Finanzteil besteht aus Kapitalbedarf, Rentabilitätsvorschau (ohne Mehrwertsteuer), Liquiditätsvorschau (mit Zahlungen) und Unternehmerlohn. Welche Unterlagen Ihre Bank im Einzelnen verlangt, fragen Sie dort; die Beispielzahlen hier sind erfunden.
Das Wichtigste
- Das Existenzgründungsportal des Bundes gliedert den Businessplan in Textteil und Finanzteil und stellt Vorlagen für Kapitalbedarf, Rentabilität, Liquidität und Unternehmerlohn bereit (Stand Dezember 2025).
- In der Rentabilitätsvorschau stehen alle Beträge ohne Mehrwertsteuer, in der Liquiditätsvorschau die Zahlungseingänge einschließlich Mehrwert- oder Umsatzsteuer.
- Österreich: Die Wirtschaftskammer nennt Kapitalbedarf, Finanzierung, Kosten samt Unternehmerlohn, Umsätze und eine Plan-Gewinn-und-Verlustrechnung als Inhalte der Erfolgs- und Finanzplanung.
- Schweiz: Das KMU-Portal nennt für Neugründungen Planbilanzen, Planerfolgsrechnungen und einen Liquiditätsplan als Finanzbeilagen.
- Alle Zahlen im Rechenbeispiel sind erfundene Annahmen, keine Richtwerte für Ihren Betrieb.
Was Sie vorab brauchen
- Ein Konzept in wenigen Sätzen: Angebot, Zielgruppe, Standort, Öffnungszeiten, Größe.
- Angebote für Miete, Einrichtung und Waren, damit Ihre Zahlen auf Angeboten beruhen und nicht auf Schätzungen.
- Ihren privaten Finanzbedarf pro Monat.
- Ihre Eigenmittel und den Betrag, den Sie finanzieren wollen.
Textteil und Finanzteil
Das Existenzgründungsportal des Bundes beschreibt den Businessplan als Text- und Finanzteil. Er richtet sich intern an Sie selbst und extern unter anderem an Banken, die einen Kredit prüfen. Die Wirtschaftskammer Österreich nennt als Abschnitte Executive Summary, Produkt oder Dienstleistung, Markt und Wettbewerb, Marketing und Vertrieb, Unternehmen und Management, Erfolgs- und Finanzplanung, Umsetzplanung und Anhang. Das Schweizer KMU-Portal zählt für Neugründungen Betreibungsauszug, Planbilanzen, Planerfolgsrechnungen und Liquiditätsplan zu den Beilagen. Dieser Artikel beschränkt sich auf den Finanzteil.
Schritt für Schritt: Der Finanzteil
Schritt 1: Konzept in Zahlen fassen
Ob Sie ein Lokal, ein Ladengeschäft oder einen Salon planen, entscheidet über die Rechengrößen. Bei einem Lokal rechnen Sie über Plätze, Gäste und Durchschnittsbon, im Laden über Fläche und Sortiment, im Salon über Arbeitsplätze und Behandlungen. Legen Sie das Konzept fest, bevor Sie rechnen, denn Wareneinsatz, Personal und Einrichtung hängen daran.
Schritt 2: Kapitalbedarf ermitteln
Die Checkliste des Existenzgründungsportals ordnet den Kapitalbedarf nach Gründungskosten, Kosten der Anlaufphase (Ausgaben bis zum ersten Geldeingang), Unternehmerlohn, Anlagevermögen, Umlaufvermögen und Kapitaldienst. Die folgende Beispielrechnung folgt dieser Gliederung.
| Position (Beispielrechnung) | Euro |
|---|---|
| Gründungskosten (Beratung, Anmeldungen, Sonstiges) | 3.000 |
| Anlaufphase, 3 Monate: Miete 10.500, Personal 18.000, Versicherungen und Sonstiges 2.400, Werbung 2.000, Reserve 5.000 | 37.900 |
| Unternehmerlohn, 3 Monate à 2.200 | 6.600 |
| Anlagevermögen: Betriebs- und Geschäftsausstattung | 45.000 |
| Umlaufvermögen: Warenlager | 4.000 |
| Kapitaldienst, 3 Monate à 900 | 2.700 |
| Kapitalbedarf | 99.200 |
Finanzierung im Beispiel: 29.200 Euro Eigenmittel und 70.000 Euro Darlehen ergeben 99.200 Euro. Nicht enthalten sind Kartenterminal und Zahlungsgebühren, die Sie je nach Angebot ergänzen.
Schritt 3: Rentabilität für das erste Jahr rechnen
Die Rentabilitätsvorschau des Existenzgründungsportals führt alle Beträge in Euro und ohne Mehrwertsteuer auf. Der Wareneinsatz steht als Abzug vom Umsatz, die Wareneinsatzquote ist Wareneinsatz geteilt durch Nettoumsatz mal 100.
| Position, 1. Jahr (Beispielrechnung, netto) | Euro |
|---|---|
| Erwartete Umsatzerlöse | 330.000 |
| Wareneinsatz (30 Prozent von 330.000) | 99.000 |
| Rohgewinn | 231.000 |
| Personalkosten | 108.000 |
| Raumkosten (12 × 3.500) | 42.000 |
| Versicherungen, Beiträge | 4.800 |
| Werbung | 6.000 |
| Reparaturen und Instandhaltung | 3.000 |
| Leasing | 6.000 |
| Telefon, Internet | 1.800 |
| Beratung | 4.200 |
| Sonstige Aufwendungen | 9.000 |
| Zinsaufwendungen | 3.600 |
| Abschreibungen (Annahme, keine Aussage zur steuerlichen Nutzungsdauer) | 9.000 |
| Betriebliche Steuern: im Beispiel nicht angesetzt | 0 |
| Summe Aufwendungen | 197.400 |
| Betriebsergebnis | 33.600 |
Das Existenzgründungsportal nennt als Ziel, dass das Betriebsergebnis den Unternehmerlohn deckt und eine Liquiditätsreserve ermöglicht. Im Beispiel entsprechen 12 × 2.200 = 26.400 Euro dem Unternehmerlohn; 33.600 − 26.400 = 7.200 Euro bleiben.
Schritt 4: Unternehmerlohn aus dem Privatbudget ableiten
Die Checkliste dazu summiert Haushalt, Versicherungen und Sonstiges, zieht sonstige Einnahmen (etwa das Einkommen des Partners) ab und nennt das Ergebnis den erforderlichen Unternehmerlohn. Die 2.200 Euro im Beispiel sind angenommen. Rechnen Sie Ihre eigene Zahl.
Schritt 5: Liquidität monatsweise planen
Die Liquiditätsvorschau hält erwartete Einnahmen und Ausgaben je Monat fest; Zahlungseingänge stehen dort einschließlich Mehrwert- oder Umsatzsteuer, die Steuerzahlung steht auf der Ausgabenseite. Das Beispiel startet mit 47.200 Euro, das ist das Darlehen und die Eigenmittel abzüglich Gründungskosten, Ausstattung und Warenlager.
| Beispielrechnung | Monat 1 | Monat 2 | Monat 3 |
|---|---|---|---|
| Zahlungseingänge (angenommen, inkl. Umsatzsteuer) | 12.000 | 20.000 | 28.000 |
| Waren und Lieferanten | 8.000 | 10.000 | 12.000 |
| Personal | 6.000 | 6.000 | 6.000 |
| Miete | 3.500 | 3.500 | 3.500 |
| Versicherungen und Sonstiges | 800 | 800 | 800 |
| Werbung | 2.000 | 0 | 0 |
| Kapitaldienst | 900 | 900 | 900 |
| Privatentnahme | 2.200 | 2.200 | 2.200 |
| Umsatzsteuer-Zahlung (Annahme) | 0 | 1.000 | 2.000 |
| Ausgaben gesamt | 23.400 | 24.400 | 27.400 |
| Saldo des Monats | −11.400 | −4.400 | +600 |
| Bestand am Monatsende (Start 47.200) | 35.800 | 31.400 | 32.000 |
Der Bestand sinkt im Beispiel nicht unter 31.400 Euro. Wäre ein Monatsende negativ, wäre das der Hinweis, mehr Eigenmittel einzuplanen oder die Ausgaben zu verschieben.
Beispiel Salon: Umsatz aus Arbeitsplätzen
Ein Dienstleister hat keinen Wareneinsatz im Sinn der Vorlage (sie vermerkt, dass er für Dienstleister entfällt). Den Umsatz rechnen Sie über die Kapazität. Beispielrechnung: 3 Arbeitsplätze × 6 Kundinnen und Kunden am Tag × 45 Euro netto × 22 Öffnungstage = 17.820 Euro im Monat bei voller Auslastung; bei angenommenen 60 Prozent Auslastung sind es 10.692 Euro. Material und Produkte planen Sie als eigene Kostenzeile.
Was Ihre Prüfer fragen
Für den Gründungszuschuss prüft eine fachkundige Stelle laut Existenzgründungsportal unter anderem, ob die geschätzten Umsätze, Kosten, der Gewinn und der Kapitalbedarf realistisch sind, ob finanzielle Reserven für Durststrecken bestehen und ob das erwartete Einkommen eine ausreichende Lebensgrundlage bietet. Eine Bank kann andere Maßstäbe anlegen. Fragen Sie Ihre Bank vor dem Gespräch, welche Unterlagen sie sehen will.
Wenn etwas nicht stimmt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Quote Wareneinsatz zu Umsatz wirkt zu niedrig | Brutto-Umsatz im Nenner | Nettoumsatz verwenden |
| Betriebsergebnis deckt den Unternehmerlohn nicht | Unternehmerlohn nicht angesetzt oder zu knapp | Privatbudget nach Schritt 4 neu rechnen |
| Bestand wird im Plan negativ | Anlaufphase ohne Einnahmen zu knapp geplant | Reserve erhöhen oder Zahlungen verschieben |
| Kapitalbedarf stimmt nicht mit Liquidität überein | Kapitaldienst fehlt in einer der Tabellen | In beiden Tabellen ansetzen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Lassen Sie die Zahlen von Ihrer Steuerberatung oder einer Gründungsberatung der Kammern prüfen, bevor Sie sie einer Bank vorlegen. Das gilt besonders für Steuern, Abschreibungen und die Wahl der Rechtsform; dazu siehe Rechtsform wählen und Kalkulation in der Gastronomie.