Stundensatz und Marge bei Dienstleistungen kalkulieren
Kurz gesagt
Ihren kostendeckenden Stundensatz rechnen Sie als Jahreskosten geteilt durch Ihre abrechenbaren Stunden, aufgeschlagen um den Gewinnzuschlag. Abrechenbar ist die Zeit, die Sie tatsächlich in Rechnung stellen, nicht die volle Anwesenheitszeit; Akquise, Buchhaltung und Ausfallzeiten verteilen sich über den Satz. Beispielrechnung: 80.000 Euro Jahreskosten durch 1.100 Stunden ergeben 73 Euro Selbstkosten, mit 15 Prozent Gewinnzuschlag rund 84 Euro.
Das Wichtigste
- Stundensatz = Jahreskosten geteilt durch abrechenbare Stunden, mal (1 + Gewinnzuschlag); die Marge am Preis ist der Gewinnzuschlag geteilt durch (1 + Gewinnzuschlag).
- Jahreskosten enthalten Ihr Einkommen, die Sozialversicherungsbeiträge, Raum, Versicherung, Abschreibung, Werbung und Fortbildung.
- Die IHK München rechnet in ihrer Grundformel mit fakturierbaren Stunden von typischerweise 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit; fakturierbar sind die Stunden, die tatsächlich abrechnet werden. Der Rest sind Zeiten wie Akquise, Organisation, Buchhaltung und Weiterbildung.
- Die WKO führt bei einer Werkstattstunde die Ausfallzeit (Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung) als eigene Kostenposition; Durchschnittswerte ab 1. Januar 2025.
- Kalkuliert wird netto; welchen Steuersatz Ihre Leistung trägt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was Sie vorab brauchen
Der Stundensatz trägt drei Lasten zugleich: Ihr Einkommen, die Gemeinkosten des Betriebs und den Gewinn. Ein Satz, der nur das Einkommen deckt, zahlt Miete, Versicherung und Buchhaltung aus der eigenen Tasche. Legen Sie bereit:
- die Kosten des vergangenen Jahres aus der Buchhaltung, bei einer Neugründung eine Kostenplanung für das erste Jahr;
- Ihre Arbeitszeitaufstellung: Arbeitstage, Urlaub, Krankheitstage und Länge des Arbeitstags;
- Ihr Gewinnziel als Prozentwert, zum Beispiel 15 Prozent auf die Selbstkosten;
- eine Übersicht des Umsatzanteils, den Sie nicht über Stunden abrechnen, etwa Warenverkauf oder Pauschalpreise.
Alle Beträge dieses Artikels sind ohne Umsatzsteuer gerechnet; welchen Steuersatz Ihre Leistung trägt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Schritt für Schritt: den Stundensatz berechnen
Schritt 1: Jahreskosten erfassen
Sammeln Sie alle Kosten eines Jahres in zwei Gruppen. Die erste Gruppe zahlt Sie: das Einkommen, das Sie aus dem Betrieb entnehmen, plus die Beiträge zur Sozialversicherung, die auf diesem Einkommen anfallen. Die zweite Gruppe trägt der Betrieb: Raumkosten, Versicherungen, Energie, Werbung, Buchhaltung, Abschreibungen auf Ausstattung, Fortbildung und eine Reserve für Ersatzanschaffungen.
Die WKO gliedert in ihrem Folder zur Werkstattstunde elf solche Positionen, von den direkten Lohnkosten über Abwesenheit und Weiterbildung bis zu Büro, Gebäude und Entsorgung. Diese Aufstellung ist ein Muster; welche Positionen bei Ihnen stehen, entscheidet Ihr Betrieb.
Schritt 2: abrechenbare Stunden ermitteln
Abrechenbar sind die Stunden, die Sie tatsächlich in Rechnung stellen; die IHK München nennt sie fakturierbare Jahresstunden. Dazu kann neben der Zeit am Kunden auch gesondert berechnete Zeit gehören, etwa Vorbereitung, Werkstattarbeit oder Anfahrt. Rechnen Sie vom Kalenderjahr ausgehend:
| Schritt | Beispiel |
|---|---|
| Kalendertage | 365 |
| abzüglich Wochenenden (104) und Feiertage (11) | 250 |
| abzüglich Urlaub (25) und Krankheit (10) | 215 Arbeitstage |
| mal 8 Stunden Arbeitstag | 1.720 Anwesenheitsstunden |
Von diesen Anwesenheitsstunden fließt ein Teil nicht in die abrechenbare Zeit, soweit Sie ihn nicht gesondert berechnen: Akquise, Bestellungen, Buchhaltung, Reinigung, nicht in Rechnung gestellte Wegezeiten und Fortbildung. Die IHK München rechnet in ihrer Grundformel mit fakturierbaren Jahresstunden von typischerweise 50 bis 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit. Die 1.100 abrechenbaren Stunden des Beispiels sind rund 64 Prozent der 1.720 Anwesenheitsstunden und liegen damit etwas oberhalb dieses Bereichs. Wer konservativ kalkuliert, setzt weniger Stunden an; der Satz trägt die nicht abgerechnete Zeit dann voll mit.
Schritt 3: Selbstkostenstunde rechnen
Teilen Sie die Jahreskosten durch die abrechenbaren Stunden. Für den fiktiven Ein-Personen-Salon der Beispielrechnung:
| Position | Euro im Jahr |
|---|---|
| Entnahmen (Ihr Einkommen) | 42.000 |
| Beiträge zur Sozialversicherung | 8.000 |
| Raumkosten (Miete) | 12.000 |
| Strom, Versicherung, Telefon | 4.800 |
| Werbung | 3.600 |
| Buchhaltung | 2.400 |
| Abschreibung Ausstattung | 6.000 |
| Fortbildung und Reserve | 1.200 |
| Jahreskosten zusammen | 80.000 |
80.000 Euro durch 1.100 Stunden ergeben 72,73 Euro Selbstkosten je abrechenbarer Stunde. Wer stattdessen die 1.720 Anwesenheitsstunden aus Schritt 2 einsetzt, erhält 80.000 durch 1.720 = 46,51 Euro; dieser Satz trägt weder die nicht abgerechnete Zeit noch einen Gewinnzuschlag, und die fehlende Deckung zahlt später das Einkommen. Zum Vergleich: Die WKO errechnet für österreichische Landtechnik-Werkstätten durchschnittliche Selbstkosten je Werkstattstunde von 71,90 bis 92,75 Euro (Werte ab 1. Januar 2025), darin allein 7,65 bis 9,90 Euro für Abwesenheit und Weiterbildung; Gewinn und Investitionsrücklagen kommen dort hinzu und werden individuell angesetzt. Ihre eigene Aufstellung entscheidet, nicht die Kammervorlage.
Schritt 4: Gewinnzuschlag und Marge festlegen
Legen Sie den Gewinnzuschlag als Prozentwert auf die Selbstkosten fest und leiten Sie daraus den Satz ab, statt vom Marktgefühl auszugehen; die IHK rät, sich an den eigenen Selbstkosten zu messen und nicht nur an den Preisen der Branche. Mit 15 Prozent Zuschlag gilt: 72,73 Euro mal 1,15 ergeben 83,64 Euro, gerundet 84 Euro Stundensatz.
Der Gewinnzuschlag auf die Selbstkosten und die Marge am Preis sind zwei verschiedene Zahlen. Die Marge beträgt 0,15 durch 1,15 = 13,0 Prozent des Preises. Der Gewinnzuschlag muss auch die Rücklagen tragen, die Ihr Betrieb für neue Ausstattung braucht; die WKO nennt Investitionsrücklagen ausdrücklich als eigenen Posten neben dem Gewinn.
Schritt 5: den Satz prüfen
Prüfen Sie den Satz gegen Ihre Auslastung, bevor Sie ihn ansetzen. Verkauft der Salon der Beispielrechnung statt 1.100 nur 950 Stunden, kosten die verkauften Stunden 80.000 durch 950 = 84,21 Euro, und der Satz von 84 Euro trägt die Kosten nicht mehr. Der Auslastungstest zeigt, wie viele Stunden Sie verkaufen müssen, damit der Satz hält.
Vergleichen Sie nach Abschluss eines Auftrags oder Monats Plan und Ist, wie es die Nachkalkulation in der IHK-Anleitung vorsieht. Steigen Ihre Kosten, rechnen Sie den Satz neu; wie Sie Preissteigerungen an Kundinnen und Kunden weitergeben, steht unter Preise erhöhen. Die IHK empfiehlt, die Preise mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
Wenn der Satz am Markt nicht durchsetzbar ist
- Kosten senken, bevor Sie den Satz senken: Raumfläche, Energie oder Einkaufspreise bieten Ansatzpunkte, die den Selbstkostensatz direkt drücken.
- Leistungen bündeln: Die IHK sieht Paketpreise als Weg, den Mehrwert sichtbar zu machen und Preisdiskussionen über den reinen Stundenpreis zu entschärfen.
- Auftragsmix prüfen: Kleinaufträge verbrauchen Wege und Verwaltung, die in der Stunde am Kunden nicht sichtbar werden; der Auslastungstest aus Schritt 5 zeigt, welche Auftragsarten ihr Ergebnis verfehlen.
- Stundensätze differenzieren: Ein Satz für planbare Arbeiten und ein höherer für kurzfristige Termine verteilen die Ausfallzeit über verschiedene Auftragsarten.
Ziehen Sie vom durchgesetzten Preis einen Prozentsatz ab, fällt zuerst der Gewinnzuschlag weg; die Kosten bleiben unverändert stehen.
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn unklar ist, welche Kosten betrieblich angesetzt werden können und wie Entnahmen oder Geschäftsführergehalt in die Rechnung gehören. Die IHK und die WKO bieten Betriebswirtschaftliche Beratung und Kalkulationstools an; der WKO-Preisrechner ermittelt den Preis, der Kosten und Unternehmerlohn abdeckt, und liefert einen Soll-Ist-Vergleich. Für die Aufnahme der Kalkulationswerte in einen Finanzplan für Bank oder Förderstelle steht Businessplan erstellen zur Verfügung.