Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Pflicht, Urteil, Praxis

Was gilt: Gesetz, Beschluss, Entwurf

Drei Dinge werden oft vermischt. Erstens das Gesetz: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verlangt vom Arbeitgeber nur, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG (aufgrund einer Regelung nach § 7 Abs. 2a und folgende) eingewilligt haben; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Zweitens der Beschluss: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) so ausgelegt, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Drittens ein Entwurf: Die geplante Pflicht zur elektronischen Erfassung ist noch nicht Gesetz.

Was das BAG am 13. September 2022 entschieden hat

Im Verfahren 1 ABR 22/21 stritt ein Betriebsrat darum, ob er die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung über die Einigungsstelle erzwingen kann. Das BAG verneinte das (Leitsatz 2). Die Pflicht des Arbeitgebers leitete es aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her, der eine geeignete Organisation verlangt, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Leitsatz 1 lautet in der Sache: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfassen, für die der Gesetzgeber keine abweichende Regelung nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG getroffen hat.

Der Beschluss enthält mehr Einschränkungen, als verbreitete Darstellungen vermuten lassen:

Häufige Aussage	Was die Quelle sagt
„Seit 2022 muss jeder Betrieb elektronisch stempeln.“	Das BAG hält Papier je nach Tätigkeit und Unternehmen für möglich; die Erfassung müsse nicht „ausnahmslos und zwingend elektronisch“ erfolgen (Rn. 65). Das BMAS schreibt: derzeit keine Formvorschrift.
„Der Arbeitgeber muss jede Minute selbst eintragen.“	Die Einrichtung und das Vorhalten des Systems obliegt dem Arbeitgeber; die Aufzeichnung der Zeiten selbst darf an Arbeitnehmer delegiert werden (Rn. 65).
„Das Arbeitszeitgesetz verlangt das jetzt.“	Nach dem BAG enthält § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG gerade keine Pflicht, die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen (Rn. 34 bis 36); er wurde nicht angepasst (Rn. 37). Die Pflicht stützt sich auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
„Es gibt eine Mindestaufbewahrungsfrist von zwei Jahren.“	Zwei Jahre nennt das Gesetz für Überstunden-Nachweise (§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG) und für Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Für die allgemeine Erfassung fanden wir weder im Beschluss noch in den BMAS-Fragen eine Frist.
„Das gilt für alle Beschäftigten.“	Nicht für Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber abweichend geregelt hat (Rn. 56). Ob die Ausnahmen der §§ 18 bis 21 ArbZG, etwa für leitende Angestellte, dazu zählen, hat das BAG offengelassen (Rn. 57).

Das BMAS versteht den Beschluss als geltendes Recht und rät nicht, auf eine Gesetzesänderung zu warten.

Wo die Aufzeichnung ausdrücklich im Gesetz steht

Für drei Gruppen steht die Pflicht im Gesetzestext. Sie gelten unabhängig vom BAG-Beschluss.

Fall	Was aufzuzeichnen ist	Frist und Aufbewahrung	Norm
Arbeitnehmer im Anwendungsbereich des ArbZG (ausgenommen etwa leitende Angestellte, § 18), soweit die Arbeitszeit werktäglich acht Stunden übersteigt	die über acht Stunden hinausgehende Zeit; Verzeichnis der Arbeitnehmer, die nach § 7 Abs. 7 in eine Verlängerung eingewilligt haben	Aufbewahrung mindestens zwei Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV (geringfügig entlohnt oder kurzfristig), in jeder Branche; Ausnahmen nach § 1 MiLoDokV	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit	spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre	§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG
Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Baugewerbe, Personenbeförderung und Gebäudereinigung	wie vorstehend; Ausnahmen nach § 1 MiLoDokV	wie vorstehend	§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG, § 2a Abs. 1 SchwarzArbG

§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV (geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten) aus. Nach § 1 MiLoDokV gelten die Aufzeichnungspflichten des § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG außerdem nicht für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro übersteigt (2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber diesen Betrag für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat), und nicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Auch dann muss der Arbeitgeber die Unterlagen bereithalten, die diese Voraussetzungen belegen. Die Befreiung von § 17 MiLoG ändert nichts an der allgemeinen Pflicht nach dem BAG-Beschluss.

Wen die Pflicht in der Praxis trifft

Für gastronomische Betriebe überlagern sich die Pflichten. Wer in einem Restaurant oder Café Mitarbeitende beschäftigt, fällt wegen des Gaststättengewerbes unter § 17 MiLoG. Beginn, Ende und Dauer sind danach täglich aufzuzeichnen, außer bei Beschäftigten, für die die Ausnahmen der MiLoDokV (Entgeltgrenze, mitarbeitende Familienangehörige) mit Nachweis greifen. Für diese Beschäftigten und im Einzelhandel für Beschäftigte jenseits der Minijobs und Kurzfristigen stützt sich die Pflicht auf den BAG-Beschluss, soweit der Gesetzgeber nicht abweichend geregelt hat. Wer Aushilfen beschäftigt, findet Näheres im Beitrag zu Minijobs in Gastronomie und Handel.

Wie Sie erfassen dürfen

Das BAG verlangt ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System, aus dem sich die tägliche Arbeitszeit ergibt (Rn. 65). Welche Form das System hat, überlässt es dem Arbeitgeber und nennt Größe und Tätigkeit des Betriebs als Kriterien. Das BAG nennt Aufzeichnungen in Papierform als Beispiel; das BMAS ergänzt, die Aufzeichnung könne auch handschriftlich erfolgen. Ob ein anderes System, etwa eine Tabelle oder die Anmeldung an der Kasse, den Anforderungen genügt, hat das BAG nicht entschieden. Dienstpläne zeigen die geplante, nicht die tatsächliche Zeit.

Vertrauensarbeitszeit und Ausnahmen

Das BMAS schreibt, Vertrauensarbeitszeit bleibe möglich, eine Dokumentation stehe ihr nicht im Weg. Die Bundesregierung führt in Drucksache 21/3703 aus, Vertrauensarbeitszeit sei nach dem BAG-Verständnis eine Vereinbarung ohne feste Festlegung von Beginn und Ende und weiterhin mit dem Europarecht vereinbar. Eine Befreiung von der Erfassung folgt daraus nicht: Das BAG nimmt nur Arbeitnehmer aus, für die der Gesetzgeber nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie abweichend geregelt hat (Rn. 56 und 57); eine frei bestimmte Lage der Arbeitszeit ist für sich genommen keine solche Regelung. Für die vom Beschluss erfassten Arbeitnehmer bleibt es bei der Erfassung von Beginn und Ende. Leitende Angestellte sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG); für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 18 Abs. 2 ArbZG), das wir hier nicht auswerten.

Was droht bei einem Verstoß?

Verstoß	Folge	Norm
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht aufbewahrt (Vorsatz oder Fahrlässigkeit)	Ordnungswidrigkeit, Geldbuße bis 30.000 Euro	§ 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG
Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt	Ordnungswidrigkeit, Geldbuße bis 50.000 Euro	§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG
Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung nach § 22 Abs. 3 ArbSchG	Ordnungswidrigkeit, Geldbuße bis 30.000 Euro	§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, Abs. 2 ArbSchG

Eine Bußgeldvorschrift speziell für das Fehlen eines allgemeinen Erfassungssystems nach dem BAG-Beschluss haben wir nicht gefunden. Das BMAS nennt als Folgen Nachbesserungsverlangen und gegebenenfalls Bußgelder; Beträge nennt es nicht. Überwacht wird durch die Länder und ihre Arbeitsschutzbehörden.

Was geplant ist (noch nicht in Kraft)

Der Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD sieht nach der Auskunft des BMAS vor, die Erfassungspflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Zugleich will die Koalition eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit ermöglichen (Drucksache 21/3703 vom 19. Januar 2026). Einen Regierungsentwurf als Bundestags-Drucksache haben wir bis zum 13. Oktober 2026 nicht gefunden. Berichte über einen Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums stützen sich auf Medien und Fachblogs; wir geben seinen Inhalt deshalb nicht wieder. Bis zu einer Änderung gilt, was oben steht.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie, ob Sie Minijobs oder Beschäftigte im Gaststätten- oder Beherbergungsgewerbe haben: Dann sind Beginn, Ende und Dauer pro Tag spätestens am siebten Folgetag aufzuzeichnen (§ 17 Abs. 1 MiLoG), außer bei Beschäftigten mit Entgelt über der Grenze oder mitarbeitenden Familienangehörigen nach § 1 MiLoDokV; halten Sie dafür die Nachweise bereit.
• Bewahren Sie diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf, ebenso Überstunden-Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
• Führen Sie ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben (§ 16 Abs. 2 ArbZG); eine Überschreitung von acht Stunden allein löst es nicht aus.
• Legen Sie fest, wer wie erfasst (Papier, Tabelle, App) und wer die Aufzeichnung der Beschäftigten kontrolliert.
• Erfassen Sie Beginn und Ende auch bei Vertrauensarbeitszeit; Ausnahmen gelten nur für Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber abweichend geregelt hat. Im Zweifel fragen Sie Ihre Rechtsberatung.