Dienstplan erstellen: Regeln, Ablauf und typische Fehler
Kurz gesagt
Ein Dienstplan muss Tagesarbeitszeit, Pausen, tägliche Ruhezeit und Sonntagsruhe einhalten; die Zahlen gelten je Land. Die tägliche Ruhezeit beträgt in Deutschland (§ 5 ArbZG), Österreich (§ 12 AZG) und der Schweiz (Art. 15a ArG) mindestens elf Stunden. Verkürzungen sind nur unter den jeweiligen Bedingungen zulässig, etwa im Gastgewerbe mit Ausgleich.
Das Wichtigste
- Deutschland: werktägliche Arbeitszeit höchstens 8 Stunden, verlängerbar auf 10 bei Durchschnitt 8 Stunden in 24 Wochen oder 6 Monaten (§ 3 ArbZG); Pause 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden (§ 4 ArbZG).
- Österreich: Normalarbeitszeit 8 Stunden täglich und 40 wöchentlich (§ 3 AZG), Höchstgrenze 12 Stunden täglich und 60 wöchentlich (§ 9 Abs. 1 AZG); Pause 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden (§ 11 AZG).
- Schweiz: wöchentliche Höchstarbeitszeit 45 oder 50 Stunden je nach Arbeitnehmergruppe (Art. 9 ArG); Pausen 15, 30 oder 60 Minuten ab mehr als 5,5, 7 oder 9 Stunden (Art. 15 ArG).
- Tägliche Ruhezeit: 11 Stunden in allen drei Ländern; Verkürzung in deutschen Gaststätten um bis zu 1 Stunde mit Ausgleich, in österreichischen geteilten Diensten auf 8 Stunden, in der Schweiz einmal wöchentlich auf 8 Stunden bei Zweiwochen-Durchschnitt von 11 Stunden.
- Änderung der Lage der Normalarbeitszeit durch den Arbeitgeber in Österreich: Mitteilung mindestens zwei Wochen im Voraus, unter weiteren Voraussetzungen (§ 19c Abs. 2 AZG).
Was Sie vorab brauchen
- Die Öffnungszeiten und je Wochentag den Personalbedarf in Köpfen, getrennt nach Küche, Service, Verkauf.
- Die Verträge der Mitarbeitenden: vereinbarte Wochenstunden, Ruhetage, Einsatzbereich.
- Wünsche, Urlaub und Abwesenheiten bis zum Planungsstichtag.
- Das geltende Arbeitszeitrecht Ihres Landes und, falls vorhanden, den Kollektiv- oder Tarifvertrag Ihrer Branche. Er kann abweichen; dieser Artikel behandelt ihn nicht.
Schritt für Schritt: So entsteht der Plan
Schritt 1: Bedarf je Zeitfenster festlegen
Tragen Sie je Tag ein, wie viele Personen zu welcher Uhrzeit nötig sind, zum Beispiel Vorbereitung, Mittagsservice, Abendservice, Abschluss. Das ist ein betrieblicher Wert, den Sie aus Ihren Erfahrungswerten ableiten; er ist keine Rechtsfrage.
Schritt 2: Verfügbarkeit sammeln
Sammeln Sie Wünsche und Sperrtage vor dem Planen, nicht danach. Notieren Sie Urlaub, Schule, Zweitjobs und die vertraglichen Ruhetage. Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind in Deutschland zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 ArbZG); fragen Sie bei Nebenjobs danach.
Schritt 3: Schichten zuteilen
Teilen Sie zuerst die Schichten ein, bei denen wenige Personen infrage kommen (Küchenleitung, Schließdienst), dann die übrigen. Rechnen Sie je Person Tagesstunden, Wochenstunden und die Zeit zwischen Schichtende und nächstem Schichtbeginn mit.
Schritt 4: Gesetzliche Grenzen prüfen
Prüfen Sie jede Zeile gegen die Tabelle im folgenden Abschnitt. Der Plan ist erst fertig, wenn jede Person alle Zeilen besteht.
Schritt 5: Plan bekannt geben
In Österreich darf der Arbeitgeber die Lage der Normalarbeitszeit nur ändern, wenn dem Arbeitnehmer die Lage für die jeweilige Woche mindestens zwei Wochen im Voraus mitgeteilt wird und weitere Voraussetzungen vorliegen (§ 19c Abs. 2 Z 2 AZG); in unvorhersehbaren Fällen kann davon abgewichen werden, wenn es zur Verhinderung eines unverhältnismäßigen wirtschaftlichen Nachteils erforderlich und keine andere Maßnahme zumutbar ist (§ 19c Abs. 3). In der Schweiz sind die Arbeitnehmer bei der Planung der Einsatzpläne beizuziehen und über neue Arbeitszeiten möglichst frühzeitig zu informieren, in der Regel zwei Wochen vor dem Einsatz (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1). §§ 3 bis 6 und 9 bis 11 ArbZG enthalten keine Ankündigungsfrist; Verträge und Tarifverträge können eine regeln.
Schritt 6: Änderungen festhalten
Prüfen Sie jede Änderung des Plans mit derselben Tabelle neu und halten Sie sie schriftlich fest. Die Aufzeichnungspflichten stehen in den Artikeln zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Prüfliste: Regeln je Land
Die Tabelle gilt für erwachsene Arbeitnehmer ohne abweichenden Tarif- oder Kollektivvertrag. Jede Zeile nennt Land und Norm.
| Prüfpunkt | Deutschland (ArbZG) | Österreich (AZG, ARG) | Schweiz (ArG) |
|---|---|---|---|
| Tagesarbeitszeit | werktäglich höchstens 8 Stunden; bis 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3) | Normalarbeitszeit täglich 8 Stunden (§ 3 Abs. 1 AZG); Tagesarbeitszeit höchstens 12 Stunden (§ 9 Abs. 1 AZG) | Art. 9 ArG nennt wöchentliche Höchstarbeitszeiten; wöchentliche Höchstarbeitszeit 45 Stunden für industrielle Betriebe, Büropersonal, technische und andere Angestellte einschließlich Verkaufspersonal in Großbetrieben des Detailhandels, sonst 50 Stunden (Art. 9 Abs. 1) |
| Wochenarbeitszeit | im Gesetz über die Werktage geregelt (§ 3) | Normalarbeitszeit 40 Stunden (§ 3 Abs. 1 AZG); höchstens 60 Stunden (§ 9 Abs. 1 AZG); Durchschnitt 48 Stunden in 17 Wochen, soweit mehr als 48 Stunden zulässig sind (§ 9 Abs. 4 AZG) | 45 oder 50 Stunden (Art. 9 Abs. 1) |
| Pause | 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; im Voraus festgelegt; Teile von mindestens 15 Minuten; nicht länger als 6 Stunden ohne Pause (§ 4) | 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Tagesarbeitszeit; zwei Pausen zu je 15 oder drei zu je 10 Minuten statt einer halben Stunde, wenn im Interesse der Arbeitnehmer oder betrieblich nötig, bei bestehender gesetzlicher Betriebsvertretung nur mit deren Zustimmung (§ 11 Abs. 1, 2 AZG) | 15 Minuten bei mehr als 5,5 Stunden, 30 Minuten bei mehr als 7 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 Abs. 1) |
| Tägliche Ruhezeit | 11 Stunden ununterbrochen (§ 5 Abs. 1); in Gaststätten um bis zu 1 Stunde kürzbar, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2) | 11 Stunden (§ 12 Abs. 1 AZG); im Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe bei geteilten Diensten in Küche und Service auf 8 Stunden kürzbar, Ausgleich innerhalb von vier Wochen, in Saisonbetrieben nach Möglichkeit während der Saison, spätestens im Anschluss daran (§ 12 Abs. 2a AZG); geteilt heißt: Pause von mindestens drei Stunden | 11 Stunden (Art. 15a Abs. 1); für Erwachsene einmal pro Woche auf 8 Stunden, sofern 11 Stunden im Durchschnitt von zwei Wochen eingehalten werden (Art. 15a Abs. 2) |
| Sonntag und Wochenruhe | Beschäftigung in Gaststätten zulässig, wenn die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können (§ 10 Abs. 1 Nr. 4); mindestens 15 Sonntage im Jahr frei (§ 11 Abs. 1); Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (§ 11 Abs. 3) | 36 Stunden ununterbrochene Wochenendruhe mit Sonntag, Beginn spätestens Samstag 13 Uhr; Beschäftigung nur nach den Ausnahmen der §§ 10 bis 18 ARG (§ 3 Abs. 1, 2 ARG); sonst 36 Stunden Wochenruhe mit einem ganzen Wochentag (§ 4 ARG) | Grundsätzlich Verbot der Beschäftigung von Samstag 23 Uhr bis Sonntag 23 Uhr (Art. 18 ArG); für Gastbetriebe ist Nacht- und Sonntagsarbeit ohne behördliche Bewilligung zulässig (Art. 23 Abs. 1, Art. 4 ArGV 2); innert zwei Wochen ein ganzer freier Sonntag (Art. 20 Abs. 1 ArG), für Gastbetriebe bis auf vier freie Sonntage im Kalenderjahr herabsetzbar, wenn im Jahresdurchschnitt die Fünf-Tage-Woche gewährt wird (Art. 23 Abs. 1, Art. 12 Abs. 3 ArGV 2); für Arbeitnehmer mit Erziehungs- und Betreuungspflichten gilt stattdessen Art. 12 Abs. 2 ArGV 2: mindestens 12 freie Sonntage und in der Sonntagswoche oder der Folgewoche eine Wochenruhe von 36 Stunden im Anschluss an die tägliche Ruhezeit (Art. 23 Abs. 2 ArGV 2); Sonntagsarbeit über 5 Stunden gibt einen Ersatzruhetag von 24 Stunden (Art. 20 Abs. 2 ArG) |
Beispielwoche: Erst fehlerhaft, dann korrigiert
Beispielrechnung mit erfundenen Zeiten für eine Servicekraft in Vollzeit. Montag ist Ruhetag des Lokals.
| Tag | Dienst | Pause | Arbeitszeit |
|---|---|---|---|
| Dienstag | 10:00 bis 18:30 | 0:30 | 8:00 |
| Mittwoch | 10:00 bis 18:30 | 0:30 | 8:00 |
| Donnerstag | 16:00 bis 0:45 (Freitag) | 0:45 | 8:00 |
| Freitag | 16:00 bis 0:45 (Samstag) | 0:45 | 8:00 |
| Samstag | 16:00 bis 0:45 (Sonntag) | 0:45 | 8:00 |
| Sonntag | 10:00 bis 15:30 | keine | 5:30 |
Die Wochensumme ist 5 × 8:00 + 5:30 = 45:30 Stunden. Prüfen Sie nun den Übergang von Samstag auf Sonntag: Der Samstagsdienst endet Sonntag um 0:45, der Sonntagsdienst beginnt um 10:00; das sind 9 Stunden 15 Minuten Ruhezeit. Zusätzlich liegen zwischen Samstag 16:00 und Sonntag 15:30 acht Stunden Samstagsarbeit und 5:30 Stunden Sonntagsarbeit, zusammen 13:30 Stunden Arbeitszeit innerhalb von 24 Stunden.
| Prüfung | Deutschland | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|---|
| Ruhezeit Samstag auf Sonntag, 9:15 Stunden | Verstoß: auch mit Gaststättenregel nur auf 10 Stunden kürzbar (§ 5 Abs. 2) | Verstoß, weil kein geteilter Dienst vorliegt; Kollektivvertrag nicht geprüft (§ 12 Abs. 1, 2a AZG) | zulässig als die eine Verkürzung auf 8 Stunden pro Woche, wenn der Zweiwochen-Durchschnitt 11 Stunden hält (Art. 15a Abs. 2) |
| Pausen | je Tag erfüllt (Samstag 8 Stunden: 30 Minuten verlangt, 45 geplant); Sonntag 5:30 Stunden: keine Pause verlangt | wie Deutschland (mehr als 6 Stunden: 30 Minuten) | Sonntag: genau 5,5 Stunden, Pflicht greift erst bei mehr als 5,5 Stunden (Art. 15 Abs. 1 Bst. a); Werktage ab mehr als 7 Stunden 30 Minuten, erfüllt |
| Arbeitszeit innerhalb von 24 Stunden (Samstag 16:00 bis Sonntag 16:00), 13:30 Stunden | Verstoß nach der Auslegung des Durchführungserlasses NRW 2013 zu § 3 ArbZG: Werktag ist ein 24-Stunden-Zeitraum ab Arbeitsbeginn, ein neuer Beginn vor Ablauf setzt die eingehaltene Mindestruhezeit voraus; hier fehlt sie, 13:30 Stunden überschreiten die 10 Stunden des § 3 | Verstoß: Tagesarbeitszeit ist die Arbeitszeit innerhalb von 24 Stunden (§ 2 Abs. 1 Z 2 AZG), Höchstgrenze 12 Stunden (§ 9 Abs. 1 AZG) | Art. 9 ArG begrenzt die Woche; maßgeblich ist die Wochensumme |
| Wochensumme 45:30 | nach der Korrektur liegt die Ruhezeit über 11 Stunden: Samstagsdienst (8:00) und Sonntagsdienst (5:30) sind getrennte Werktage ab Arbeitsbeginn, jeweils unter 8 Stunden | über der Normalarbeitszeit von 40 Stunden, unter 60 Stunden; Überstundenfragen offen | über 45, unter 50 Stunden: je nach Gruppe nach Art. 9 Abs. 1 Bst. a oder b zu prüfen |
| Sonntag | Sonntagsbeschäftigung in Gaststätten zulässig; für die Jahresplanung 15 freie Sonntage und ein Ersatzruhetag in zwei Wochen einplanen | Wochenendruhe nach § 3 ARG nur mit Ausnahme; sonst Wochenruhe nach § 4 ARG: 36 Stunden mit einem ganzen Wochentag; der freie Montag ist ein ganzer Wochentag, die 36 Stunden rechnen Sie über die Kalenderwoche nach | Gastbetriebe brauchen für Nacht- und Sonntagsarbeit keine Bewilligung (Art. 23 Abs. 1, Art. 4 ArGV 2); Sonntagsarbeit von 5:30 Stunden gibt einen Ersatzruhetag von 24 Stunden (Art. 20 Abs. 2 ArG), den Sie in der Folgewoche oder der Vorwoche eintragen |
Die Korrektur: Der Sonntagsdienst beginnt um 13:00 und endet um 18:30. Die Ruhezeit nach dem Samstagsdienst beträgt dann 12 Stunden 15 Minuten und genügt in allen drei Ländern. Die Arbeitszeit innerhalb von 24 Stunden ab Samstag 16:00 sinkt auf 8:00 + 3:00 = 11:00 Stunden, unter der österreichischen Grenze von 12 Stunden. Pausen und Wochensumme ändern sich nicht.
Typische Fehler
- Nur die Schicht prüfen, nicht die Zeit bis zur nächsten Schicht: Ruhezeitverstöße entstehen an den Übergängen, besonders von Spät- auf Frühdienst.
- Pausen nur als Zahl im Plan führen, aber nicht festlegen: In Deutschland müssen Pausen im Voraus feststehen (§ 4 ArbZG).
- Eine Verkürzung der Ruhezeit planen, ohne den Ausgleich einzutragen: Deutschland verlangt den Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen (§ 5 Abs. 2), Österreich innerhalb von vier Wochen, in Saisonbetrieben spätestens im Anschluss an die Saison (§ 12 Abs. 2a AZG).
- Länderregeln mischen: Die 12-Stunden-Grenze ist österreichisch (§ 9 AZG), die 10-Stunden-Verlängerung deutsch (§ 3 ArbZG).
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jede Person besteht jede Zeile der Tabelle, auch am Übergang von Woche zu Woche.
- Die Pausen sind im Plan mit Uhrzeit eingetragen.
- Ersatzruhetage und freie Sonntage sind im Jahresüberblick eingetragen.
- Abweichende Regeln eines Tarif- oder Kollektivvertrags sind belegt, bevor Sie sich auf sie stützen.