Ersten Mitarbeiter einstellen in Deutschland: Pflichten und Ablauf

Was gilt bei der ersten Einstellung?

Wer erstmals eine Person als Arbeitnehmer beschäftigt, wird Arbeitgeber im Sinn der Sozialversicherung. Daraus folgen Melde-, Nachweis- und Abzugspflichten. Die Reihenfolge ist wichtig, weil spätere Schritte Daten früherer verlangen.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Schritte unten betreffen in Deutschland jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten, auch bei einem Minijob; die Sofortmeldung und der Ausweishinweis nur die Branchen der Listen in § 28a Abs. 4 SGB IV und § 2a Abs. 1 SchwarzArbG. Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV). Diese Grenze ist der Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei und aufgerundet auf volle Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Mit dem Mindestlohn von 13,90 Euro seit 1. Januar 2026 ergibt die Rechnung 602,33, also 603 Euro im Monat. Für geringfügige Beschäftigungen ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See die zuständige Einzugsstelle (§ 28i Satz 5 SGB IV). Mehr dazu in Minijobs für Aushilfen und Mindestlohn in der Gastronomie.

Die Schritte in der richtigen Reihenfolge

Schritt	Pflicht und Norm	Frist	Was Sie bereithalten
1. Unternehmen beim Unfallversicherungsträger melden	Art und Gegenstand des Unternehmens, Zahl der Versicherten, Eröffnungstag (§ 192 Abs. 1 SGB VII)	binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens; eine Anzeige nach §§ 14, 55c GewO binnen derselben Woche gilt als Meldung (§ 192 Abs. 1 Satz 2)	Gewerbeanmeldung, Angaben zum Betrieb
2. Betriebsnummer beantragen	elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit, je Beschäftigungsbetrieb (§ 18i Abs. 1 und 3 SGB IV)	vor der ersten Meldung	Anschrift, Tätigkeit, Rechtsform, Unternehmernummer des Unfallversicherungsträgers (§ 18i Abs. 2)
3. Vertragsbedingungen niederlegen	schriftliche, unterzeichnete Niederschrift aushändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG); außerhalb des Gaststätten- und Beherbergungsgewerbes und der übrigen Branchen des § 2a SchwarzArbG genügt unter den Bedingungen von Satz 2 die Textform mit elektronischer Übermittlung	Namen, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung; Beginn, Ort, Tätigkeit, Probezeit und weitere Angaben bis zum siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn; der Rest bis einen Monat danach (§ 2 Abs. 1 Satz 9)	Vertragsentwurf mit Pflichtangaben
4. Sofortmeldung (nur Gaststätten, Beherbergung und die weiteren Branchen des § 28a Abs. 4)	Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Abs. 4 SGB IV, § 7 DEÜV)	spätestens bei Arbeitsaufnahme	Name, Versicherungsnummer oder Geburtstag, Geburtsort und Anschrift, Betriebsnummer
5. Anmeldung	Meldung an die zuständige Einzugsstelle: in der Regel die Krankenkasse der Person (§ 28i Satz 1), bei geringfügiger Beschäftigung die Knappschaft-Bahn-See (§ 28i Satz 5); Grundlage § 28a Abs. 1 Nr. 1 SGB IV	mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV)	Krankenkasse oder Minijob-Meldeweg, Versicherungsnummer
6. Lohnsteuer	Abzugsmerkmale stellt das Bundeszentralamt für Steuern für den Abruf durch den Arbeitgeber bereit (§ 39e Abs. 1 und 2 EStG); Lohnsteuer-Anmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a Abs. 1 EStG)	monatlich, bei geringer Vorjahressteuer vierteljährlich oder jährlich (§ 41a Abs. 2)	steuerliche Identifikationsnummer der Person

Die Sofortmeldung gilt nicht als Anmeldung (§ 28a Abs. 4 Satz 4 SGB IV): Beides ist nötig. Die Angaben zur Betriebsnummer umfassen die Unternehmernummer nach § 136a SGB VII; deshalb steht die Meldung an den Unfallversicherungsträger vor der Betriebsnummer.

Nachweisgesetz: was in die Niederschrift gehört

Die Niederschrift muss mindestens die in § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG genannten Angaben enthalten (15 Nummern, einige nur bei Vereinbarung), darunter Namen und Anschriften, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit falls vereinbart, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsverfahren und Fristen sowie den allgemeinen Hinweis auf anwendbare Tarifverträge. Die Textform des § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG gilt nicht für Arbeitnehmer im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (Satz 6, § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG); für sie bleibt es bei Niederschrift, Unterschrift und Aushändigung nach Satz 1. Der Nachweis in elektronischer Form ist für alle ausgeschlossen (Satz 8). Wer eine Praktikantin oder einen Praktikanten im Sinn des Nachweisgesetzes einstellt, legt die Bedingungen spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit schriftlich nieder (§ 2 Abs. 1a NachwG); wer als Praktikant gilt, bestimmt § 1 NachwG.

Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe müssen Sie außerdem jeden Arbeitnehmer vor Beginn nachweislich und schriftlich darauf hinweisen, dass er Personalausweis oder Pass mitführen und den Zollbehörden auf Verlangen vorlegen muss, und den Hinweis aufbewahren (§ 2a Abs. 1 und 2 SchwarzArbG).

Was droht bei Verstößen?

Eine nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausgehändigte Vertragsbedingung kann mit einem Bußgeld bis zu 2.000 Euro geahndet werden (§ 4 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 NachwG). Wer vorsätzlich oder leichtfertig die Meldung nach § 28a Abs. 1 bis 3 oder die Sofortmeldung nach Abs. 4 Satz 1 SGB IV nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibt, handelt ordnungswidrig; das Bußgeld beträgt bis zu 25.000 Euro (§ 111 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 SGB IV).

Checkliste vor dem ersten Arbeitstag

• Unternehmen beim Unfallversicherungsträger gemeldet, Unternehmernummer vorhanden.
• Betriebsnummer da.
• Niederschrift nach § 2 NachwG vorbereitet: Namen, Entgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag ausgehändigt sein (Satz 9), die übrigen Angaben bis zum siebten Kalendertag beziehungsweise einem Monat nach Beginn; im Gaststättengewerbe schriftlich, ohne Textform. Die vollständige Übergabe vor dem ersten Arbeitstag ist eine Empfehlung.
• Hinweis zur Ausweispflicht schriftlich übergeben (Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe).
• Sofortmeldung abgegeben, falls Ihre Branche in § 28a Abs. 4 steht.
• Anmeldung bei der zuständigen Einzugsstelle eingeplant (Frist: erste folgende Entgeltabrechnung, höchstens sechs Wochen).
• Identifikationsnummer der Person für den Lohnsteuerabzug.