Ersten Mitarbeiter einstellen in Österreich: Anmeldung, Vertrag

Was gilt bei der ersten Einstellung?

Wer in Österreich erstmals eine Person als Arbeitnehmer beschäftigt, wird Dienstgeber im Sinn der Sozialversicherung. Daraus folgen zwei Hauptpflichten: die Anmeldung zur Sozialversicherung vor Arbeitsantritt (§ 33 Abs. 1 ASVG) und die Aushändigung des Dienstzettels unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses (§ 2 Abs. 1 AVRAG), sofern nicht ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, der alle Pflichtangaben enthält (§ 2 Abs. 4 AVRAG). Die Reihenfolge ist wichtig, weil die Anmeldung Daten verlangt, die erst mit dem Vertrag feststehen.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Anmeldung gilt für jede pflichtversicherte Person, also Voll- und Teilversicherte (§ 33 Abs. 1 ASVG). Sie wirkt auch für die Unfall- und Pensionsversicherung, soweit die Person in diesen Versicherungen pflichtversichert ist (§ 33 Abs. 1 ASVG). Die Anmeldung gilt auch für Personen, die nur in der Unfall- und Pensionsversicherung oder nur in der Unfallversicherung nach § 7 Z 3 lit. a ASVG pflichtversichert sind, etwa geringfügig Beschäftigte; die Meldung ist dann beim Krankenversicherungsträger zu erstatten, der bei Bestehen einer Krankenversicherung nach dem ASVG für sie sachlich und örtlich zuständig wäre (§ 33 Abs. 2 ASVG).

Eine Beschäftigung in einem weiteren Betrieb schließt die Anmeldung nicht aus: Übt eine Person gleichzeitig mehrere die Pflichtversicherung begründende Tätigkeiten aus, so wird in jedem einzelnen Beschäftigungsverhältnis die Pflichtversicherung begründet und die Beiträge bis zur Höchstbeitragsgrundlage berechnet (ÖGK, Mehrfache Beschäftigung). Für fallweise beschäftigte Personen, die in unregelmäßiger Folge tageweise beim selben Dienstgeber beschäftigt werden und deren Beschäftigung kürzer als eine Woche vereinbart ist, kann der Krankenversicherungsträger in der Satzung bestimmen, dass die Frist für die Anmeldung sowie die Abmeldung hinsichtlich der innerhalb des Kalendermonates liegenden Beschäftigungstage spätestens mit dem Ersten des nächstfolgenden Kalendermonates beginnt (§ 33 Abs. 3 ASVG).

Die Schritte in der richtigen Reihenfolge

Schritt	Pflicht und Norm	Frist	Was Sie bereithalten
1. Beitragskontonummer sicherstellen	Die Dienstgeberin bzw. der Dienstgeber benötigt eine Beitragskontonummer (BKNR) für die Anmeldung (ÖGK, Anmeldung)	vor der ersten Anmeldung	Gewerbeanmeldung, Angaben zum Betrieb
2. Dienstzettel vorbereiten	Schriftliche Aufzeichnung über die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag; entfällt, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit allen Pflichtangaben ausgehändigt wurde (§ 2 Abs. 1 und 4 AVRAG)	unverzüglich nach Beginn des Arbeitsverhältnisses	Vertragsentwurf mit den 15 Pflichtangaben nach § 2 Abs. 2 AVRAG
3. Anmeldung zur Sozialversicherung	Meldung vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger, elektronisch über ELDA (§ 33 Abs. 1 und 1a ASVG)	vor Arbeitsantritt; bei Vor-Ort-Anmeldung binnen 7 Tagen nachzuholen (§ 33 Abs. 1b ASVG)	BKNR, Name und Versicherungsnummer der Person; bei unbekannter Versicherungsnummer Geburtsdatum und Referenzwert der Meldung „Versicherungsnummer Anforderung“, Tag der Beschäftigungsaufnahme, Ausmaß der Arbeitszeit, Voll- oder Teilversicherung
4. Abschrift der Anmeldung aushändigen	Der Person ist unverzüglich eine Abschrift der Anmeldung auszuhändigen (ÖGK, Anmeldung)	unverzüglich nach der Anmeldung	Ausgedruckte Abschrift der ELDA-Anmeldung
5. Erste mBGM übermitteln	Die erste monatliche Beitragsgrundlagenmeldung bestätigt oder korrigiert die Angaben der Anmeldung (§ 33 Abs. 1a Z 2 ASVG)	Selbstabrechnerverfahren: bis zum 15. des Folgemonats, bei Aufnahme nach dem 15. bis zum 15. des übernächsten Monats; Beitragsvorschreibeverfahren: bis zum 7. des Folgemonats (ÖGK, mBGM)	Fehlende Angaben zur Person und zum Entgelt

Die Anmeldung gilt nur dann als erstattet, wenn sie mittels ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) übermittelt wird. Meldungen in Papierform, per E-Mail oder telefonisch gelten grundsätzlich als nicht erstattet (ÖGK, Anmeldung).

Grundsätzlich ist auf der Anmeldung eine gültige Versicherungsnummer anzugeben. Ist sie noch nicht bekannt, wird sie spätestens zeitgleich mit der Erstattung der Anmeldung mittels der Meldung „Versicherungsnummer Anforderung“ beantragt; die Anmeldung trägt dann zwingend das Geburtsdatum und den Referenzwert dieser Meldung. Nur wenn die Übermittlung der Anforderung zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht möglich war, wird die Referenz per Richtigstellung der Anmeldung nachgetragen; die Versicherungsnummer selbst wird dem Ersteller der Meldung über das SV-Clearingsystem bekannt gegeben (ÖGK, Anmeldung).

Vor-Ort-Anmeldung

Sämtliche Sozialversicherungsmeldungen sind grundsätzlich mittels ELDA zu erstatten. In bestimmten Ausnahmefällen kann die Vor-Ort-Anmeldung (ehemals Mindestangaben-Anmeldung) vor Arbeitsantritt per Telefax (05 0766-1461) oder Telefon (05 0766-1460) beim ELDA-Call-Center erstattet werden, etwa wenn der Betrieb über keine EDV-Ausstattung (zumindest PC) und keinen Internetzugang verfügt und die Lohnverrechnung nicht von einer anderen Stelle mit entsprechender EDV-Einrichtung durchgeführt wird, wenn die Lohnverrechnungsstelle nicht erreichbar ist (Arbeitsaufnahme außerhalb deren Bürozeiten) oder wenn die Betriebsstätte (Filiale, Baustelle) über keine EDV-Ausstattung oder keinen Internetzugang verfügt; auch ein nachweisbar längerer Ausfall eines wesentlichen Teils der Datenfernübertragungseinrichtung kann die Vor-Ort-Anmeldung rechtfertigen (ÖGK, Vor-Ort-Anmeldung).

Die Vor-Ort-Anmeldung ist jedenfalls vor Arbeitsbeginn zu erstatten. Die elektronische Anmeldung ist binnen sieben Tagen ab dem Beginn der Pflichtversicherung nachzuholen (§ 33 Abs. 1b ASVG). Vor-Ort-Anmeldungen, die auf anderen Wegen einlangen (E-Mail, SMS etc.), gelten als nicht erstattet (ÖGK, Vor-Ort-Anmeldung). Die erste monatliche Beitragsgrundlagenmeldung bestätigt oder korrigiert die Angaben der Anmeldung und damit Art und Umfang der Versicherung; der Anmeldeverpflichtung wird auf diesem Wege abschließend entsprochen (ÖGK, Anmeldung).

Dienstzettel: was in die Aufzeichnung gehört

Der Dienstzettel muss die in § 2 Abs. 2 AVRAG genannten Angaben enthalten (15 Nummern), darunter Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, Beginn des Arbeitsverhältnisses, bei befristeten Verträgen das Ende, Dauer der Kündigungsfrist, gewöhnlicher Arbeitsort, vorgesehene Verwendung und kurze Beschreibung der Arbeitsleistung, betragsmäßige Höhe des Grundgehalts oder -lohns, Ausmaß des jährlichen Erholungsurlaubs, vereinbarte Normalarbeitszeit, Bezeichnung der anwendbaren Kollektivverträge sowie Name und Anschrift des Trägers der Sozialversicherung und der Betrieblichen Vorsorgekasse. Der Dienstzettel ist schriftlich auszuhändigen oder, nach Wahl des Arbeitnehmers, in elektronischer Form zu übermitteln (§ 2 Abs. 1 AVRAG). Solche Aufzeichnungen sind von Stempel- und unmittelbaren Gebühren befreit (§ 2 Abs. 1 AVRAG). Eine Verpflichtung zur Aushändigung eines Dienstzettels besteht nicht, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, der alle in § 2 Abs. 2 und 3 AVRAG genannten Angaben enthält (§ 2 Abs. 4 Z 1 AVRAG).

Was droht bei Verstößen?

Wer die Anmeldung zur Pflichtversicherung nicht, falsch oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt ordnungswidrig; die Geldstrafe beträgt 730 Euro bis zu 2.180 Euro, im Wiederholungsfall 2.180 Euro bis zu 5.000 Euro (§ 111 Abs. 1 Z 1, Abs. 2 ASVG). Wer den Dienstzettel nach § 2 Abs. 1 bis 4 AVRAG nicht ausgehändigt, wird mit Geldstrafe von 100 Euro bis zu 436 Euro bestraft; sind mehr als fünf Arbeitnehmer betroffen oder wurde der Arbeitgeber innerhalb der letzten drei Jahre nach dieser Bestimmung rechtskräftig bestraft, beträgt die Geldstrafe 500 Euro bis 2.000 Euro (§ 7a AVRAG).

Checkliste vor dem ersten Arbeitstag

• Beitragskontonummer vorhanden.
• Dienstzettel vorbereitet: die 15 Pflichtangaben nach § 2 Abs. 2 AVRAG stehen drin – alternativ ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit allen Pflichtangaben (§ 2 Abs. 4 AVRAG).
• Anmeldung über ELDA eingeplant: BKNR, Name und Versicherungsnummer, Tag der Beschäftigungsaufnahme, Ausmaß der Arbeitszeit, Voll- oder Teilversicherung; ist die Versicherungsnummer unbekannt, wird sie spätestens zeitgleich mit der Anmeldung angefordert, und die Anmeldung trägt Geburtsdatum und Referenzwert dieser Anforderung.
• Abschrift der Anmeldung für die Aushändigung vorbereitet.
• Erste mBGM eingeplant, um die fehlenden Angaben nachzureichen.