FIFO, FEFO und LIFO: Lagerverfahren für Handel und Gastro

Wer Lebensmittel lagert, entscheidet mit der Einsortier-Reihenfolge, welche Charge als nächstes verkauft wird. Bleibt datierte Ware bei dieser Entscheidung hinten liegen, kann ihr Datum ablaufen; der Betrieb entsorgt oder schreibt die Ware dann ab oder verkauft sie als reduziertes Angebot kurz vor Ablauf. Die drei Kürzel FIFO, FEFO und LIFO benennen die möglichen Reihenfolgen.

Was die drei Verfahren bedeuten

Alle drei beschreiben, in welcher Reihenfolge Zugang und Ausgang eines Lagers zusammengebracht werden. Sie sind Regeln, die der Betrieb festlegt und im Lageralltag durchhält, keine Funktionen der Kasse.

Verfahren	Wortlaut	Ordnungskriterium	Typischer Einsatz
FIFO	First In, First Out	zuerst gelieferte Ware zuerst verkauft	Waren ohne Datum, lagerfähiges Sortiment
FEFO	First Expired, First Out	Charge mit frühestem Datum zuerst verkauft	Lebensmittel mit Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum
LIFO	Last In, First Out	zuletzt gelieferte Ware zuerst verkauft	als physische Drehrichtung selten; als Bewertungsunterstellung möglich

FEFO (first expired, first out) bedeutet, dass die Charge mit dem frühesten Datum zuerst das Lager verlässt. Die Europäische Kommission erläutert das Prinzip in Abschnitt 5.5 ihrer GDP-Leitlinien für den Arzneimittelgroßhandel; die Leitlinien gelten für Arzneimittel, hier dient der Abschnitt nur der Begriffsbestimmung.

FEFO unterscheidet sich von FIFO genau dann sichtbar, wenn eine später gelieferte Charge ein früheres Datum trägt. Das kommt vor, wenn ein Lieferant kürzere Haltbarkeit liefert, bei Aktionsware oder bei Teillieferungen aus verschiedenen Produktionslos-Waren.

Mindesthaltbarkeitsdatum und Verbrauchsdatum: zwei verschiedene Regeln

Das Mindesthaltbarkeitsdatum und das Verbrauchsdatum sind nicht austauschbar. In Deutschland und Österreich gilt die Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 (Lebensmittelinformationsverordnung, LMIV): Sie listet das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum unter den verpflichtenden Angaben auf (Art. 9 Abs. 1 Buchst. f). Bei in mikrobiologischer Hinsicht sehr leicht verderblichen Lebensmitteln, die schon nach kurzer Zeit die Gesundheit gefährden können, ersetzt das Verbrauchsdatum das Mindesthaltbarkeitsdatum; nach Ablauf gilt das Lebensmittel als nicht sicher im Sinne der Artikel 14 Absätze 2 bis 5 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 (Art. 24 Abs. 1 LMIV). Auf der Packung steht “mindestens haltbar bis” beziehungsweise “zu verbrauchen bis” (Anhang X Nr. 1 und 2 LMIV). Kein Mindesthaltbarkeitsdatum brauchen unter anderem frisches Obst und Gemüse einschließlich Kartoffeln, solange es nicht geschält, geschnitten oder ähnlich behandelt wurde; für Keime von Samen und ähnliche Erzeugnisse wie Sprossen von Hülsenfrüchten gilt diese Ausnahme nicht. Ferner: Getränke mit 10 oder mehr Volumenprozent Alkohol sowie Backwaren, die ihrer Art nach normalerweise innerhalb von 24 Stunden nach der Herstellung verzehrt werden (Anhang X Nr. 1 Buchst. d LMIV, konsolidierte Fassung vom 1. April 2025).

In der Schweiz gilt die LMIV nicht. Die Verordnung des EDI betreffend die Information über Lebensmittel (LIV) verlangt das Mindesthaltbarkeitsdatum auf Lebensmitteln und bei in mikrobiologischer Hinsicht sehr leicht verderblichen Lebensmitteln, die nach kurzer Zeit eine unmittelbare Gefahr für die menschliche Gesundheit darstellen können, anstelle des Mindesthaltbarkeitsdatums das Verbrauchsdatum (Art. 13 Abs. 1 und 2 LIV; Abs. 2 in der Fassung seit 1. Juli 2020). Nach Anhang 1 Ziff. 6 LIV darf ein Lebensmittel nach dem Verbrauchsdatum nicht mehr als solches an Konsumentinnen und Konsumenten abgegeben werden.

Von der Datierungspflicht ausgenommen sind unter anderem frisches, nicht geschältes, geschnittenes oder ähnlich behandeltes Obst und Gemüse, bestimmte Weine und alkoholische Getränke, Backwaren, die ihrer Art nach innerhalb von 24 Stunden verzehrt werden, Essig, Speisesalz und Zucker (Anhang 8 Ziff. 1.4 LIV).

Für die Lagerpraxis folgt daraus: Beim Verbrauchsdatum endet die Verkaufsfrist hart. Für das Mindesthaltbarkeitsdatum enthält die Verordnung eine solche Folge nicht; was nach der Überschreitung passiert, entscheidet die Prüfung der einzelnen Ware, nicht das Datum allein. Diese Prüfung ist eine Aufgabe, die FEFO nicht abnimmt, sondern früher ansetzt: Die Ware mit dem frühesten Datum kommt zuerst in den Blick.

Wann welches Verfahren passt

Die Wahl hängt am Sortiment, nicht an der Branche.

• FEFO passt, wenn die Ware ein Datum trägt und Sie den rechtzeitigen Abverkauf steuern wollen: Molkereiprodukte, Frischware, Fertiggerichte, aber auch andere Sortimente mit Verfallsdaten wie Arznei- oder Drogeriewaren.
• FIFO genügt, wenn die Ware kein Datum trägt oder der Bestand verkauft ist, bevor das Datum abläuft: Nonfood, Trockenware mit langer Haltbarkeit, Ersatzteile. Solange unter FIFO kein Datum abläuft, bindet eine zusätzliche FEFO-Regel Aufwand ohne Wirkung auf den Schwund.
• LIFO als physische Drehrichtung führt dazu, dass die zuerst gekauften Bestände hinten liegen bleiben. Bei datierten Waren bleiben die zuerst gekauften Bestände dadurch am längsten liegen; läuft ihr Datum ab, bevor sie verkauft sind, ist genau dieser Anteil abgelaufen — beim Verbrauchsdatum darf er danach nicht mehr abgegeben werden, beim Mindesthaltbarkeitsdatum entscheidet die Prüfung der einzelnen Ware. Als Bewertungsunterstellung ist sie in Deutschland und Österreich erlaubt; die Voraussetzungen stehen im nächsten Absatz.

Rechtlich sind Bewertung und Lagerung zu trennen. Für den Wertansatz gleichartiger Gegenstände des Vorratsvermögens erlaubt § 256 HGB in Deutschland die Unterstellung, dass die zuerst oder die zuletzt angeschafften Gegenstände zuerst verbraucht oder veräußert wurden, soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. § 209 Abs. 2 UGB enthält für Österreich eine entsprechende Erlaubnis. Keine der beiden Vorschriften nennt die Begriffe Fifo und Lifo; beide beschreiben die Folge “zuerst oder zuletzt angeschafft”. Für die deutsche Steuerbilanz steht die Lifo-Unterstellung in § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG; ein Abweichen in späteren Jahren bedarf dort der Zustimmung des Finanzamts.

Wie Vorräte in Ihrer Schweizer Steuerbilanz zu bewerten sind, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle oder der kantonalen Steuerverwaltung.

Beispielrechnung: dieselben Lieferungen, drei Verfahren

Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen. Ein Laden führt einen Joghurt-Becher, den er chargenweise kauft. Im Oktober kommen drei Lieferungen, bis zum 31. Oktober werden 300 Becher verkauft.

Lieferung	Zugang	Menge	Einstandspreis je Becher	Mindesthaltbarkeitsdatum
A	5. Oktober	200	0,50 Euro	15. November
B	20. Oktober	200	0,60 Euro	1. November
C	25. Oktober	200	0,55 Euro	20. Dezember

Die Reihenfolge der Verkäufe im Lager entspricht der gewählten Regel. Daraus ergeben sich unterschiedlicher Wareneinsatz und unterschiedliche Restbestände:

Verfahren	Reihenfolge des Ausgangs	Wareneinsatz der 300 Becher	Restbestand am 31. Oktober
FIFO	200 aus A, dann 100 aus B	160,00 Euro	100 aus B (60,00) + 200 aus C (110,00) = 170,00 Euro
FEFO	200 aus B, dann 100 aus A	170,00 Euro	100 aus A (50,00) + 200 aus C (110,00) = 160,00 Euro
LIFO	200 aus C, dann 100 aus B	170,00 Euro	200 aus A (100,00) + 100 aus B (60,00) = 160,00 Euro

Der Ausschlag liegt in Lieferung B: Sie ist die teuerste und trägt das früheste Datum. Unter FIFO bleibt ein Teil von B hinten im Lager, obwohl sein Datum als erstes abläuft. FEFO verkauft B vollständig und lässt die Charge A mit dem späteren Datum übrig; der um 10,00 Euro höhere Wareneinsatz gegenüber FIFO ist der Preis für die sichere Reihenfolge. Unter LIFO bleibt B ebenfalls liegen, und zusätzlich bleibt die zuerst gekaufte Charge A ganz hinten, deren Datum am 15. November abläuft.

Ob sich FEFO oder FIFO rechnet, hängt am Tempo ab. Solange der gesamte Bestand verkauft ist, bevor ein Datum abläuft, setzen beide Verfahren am Ende dieselbe Menge zu denselben Einstandspreisen ab; der Unterschied zeigt sich dann nur in der Zusammensetzung von Wareneinsatz und Restbestand zu einem Stichtag wie im Beispiel oben. Läuft dagegen innerhalb des Verkaufszeitraums ein Datum ab, entscheidet die Drehrichtung darüber, welche Bestände am Stichtag noch da sind. Redaktionelle Einschätzung: Richten Sie FEFO ein, wenn in Ihrem Sortiment Haltbarkeiten regelmäßig vor dem Abverkauf enden; ist die Ware verkauft, bevor ein Datum abläuft, genügt FIFO.

Unabhängig davon kann der Betrieb für den Wertansatz gleichartiger Vorräte eine andere Folge unterstellen, als physisch verkauft wird, soweit die Unterstellung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 256 HGB, § 209 Abs. 2 UGB). Ein FEFO-Lager wird dadurch bilanziell nicht zwingend zum Lifo.

Typische Fehler

• Kein Datum im Artikelstamm. Wer FEFO will, aber im Kassensystem nur Mengen führt, kann die Auswertung nicht erzeugen; ob datierte Ware rechtzeitig abverkauft wird, muss dann auf anderem Weg kontrolliert werden, etwa durch regelmäßiges Prüfen der Regale. Zu den Ursachen von Schwund siehe den Artikel zu Warenschwund und Inventurdifferenzen.
• Einräumen von vorn. Wird neue Ware vor die alte gestellt, arbeitet das Lager physisch nach LIFO, auch wenn FEFO beschlossen war. Die Regel braucht eine feste Einraumrichtung, nicht nur eine Notiz.
• Auswertung zu selten. Eine monatliche MHD-Liste findet Ware, die seit Tagen abgelaufen ist. Bei kurzer Haltbarkeit entscheidet der Abstand, mit dem die Liste gezogen wird.
• Abschreibungen ohne Beleg. Entnommene abgelaufene Ware bleibt als Bestand stehen, wenn die Entnahme nicht dokumentiert wird; der Schwund zeigt sich dann in der Inventur als Differenz zwischen Buchbestand und Zählbestand.

So gehen Sie vor

1. Erfassen Sie für jedes datierte Produkt Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum und Charge im Artikelstamm der Warenwirtschaft; die Pflichtangaben auf der Packung nennt Art. 9 Abs. 1 Buchst. f LMIV beziehungsweise Art. 13 LIV.
2. Legen Sie je Sortiment die Drehrichtung fest: FEFO für datierte Waren, FIFO für den Rest, und schreiben Sie die Einraumrichtung an das Regal.
3. Stellen Sie die Auswertung der bald ablaufenden Bestände so, dass sie vor dem Datum kommt, nicht danach; prüfen Sie, welche Intervalle Ihre Haltbarkeitszeiträume erfordern.
4. Dokumentieren Sie jede Entnahme abgelaufener Ware mit Datum, Menge und Wert, damit der Schwund nachvollziehbar bleibt.
5. Stimmen Sie die Bewertungsunterstellung für den Jahresabschluss mit Ihrer Steuerberatung ab: § 256 HGB in Deutschland, § 209 Abs. 2 UGB in Österreich, in der Schweiz die Vorgaben Ihrer kantonalen Steuerverwaltung.