Warenwirtschaft (Warenwirtschaftssystem)
Kurz gesagt
Ein Warenwirtschaftssystem ist die Software, mit der ein Betrieb den Warenfluss aus dem Einkauf über das Lager bis zum Verkauf in einem Datenbestand führt. Es erfasst zu- und abgehende Waren mengen- und wertmäßig. Nach dem Leitfaden des Kompetenzzentrums Handel (2021) ist es in Handelsunternehmen in der Regel das zentrale IT-System.
Das Wichtigste
- Kernfunktion: den physischen Warenfluss abbilden und wert- und mengenmäßige Wareninformationen in einem Datenbestand zusammenführen (Leitfaden Warenwirtschaftssysteme, 2021).
- Bauarten nach dem Leitfaden (2021): eigenständiges System oder Teil eines ERP-Systems; zentrale Warenwirtschaft oder Filialwarenwirtschaft.
- Wer Click and Collect anbietet, braucht nach der IHK München ein strukturiertes Warenwirtschaftssystem, das mit allen Verkaufskanälen verknüpft ist und die Lagerbestände aktuell hält.
- Eine eigene Vorschrift zum Warenwirtschaftssystem haben wir in den geöffneten deutschen Normen (AO, HGB an den zitierten Stellen) nicht gefunden.
Definition
Ein Warenwirtschaftssystem ist die Software, mit der ein Unternehmen den physischen Warenfluss abbildet: Es führt alle wert- und mengenmäßigen Wareninformationen aus Einkauf, Lager und Verkauf in einem gemeinsamen Datenbestand. Die Kurzformen Wawi und WWS meinen dasselbe.
Wofür Betriebe es einsetzen
Nach dem Leitfaden Warenwirtschaftssysteme des Kompetenzzentrums Handel (Stand Oktober 2021) unterstützt ein Warenwirtschaftssystem die dispositiven, logistischen und abrechnungsbezogenen Aufgaben eines Handelsunternehmens und ist dort in der Regel das zentrale IT-System. Es kann eigenständig laufen oder Teil eines ERP-Systems sein; der Leitfaden unterscheidet zudem die zentrale Warenwirtschaft von der Filialwarenwirtschaft, die nur die Aufgaben einer einzelnen Filiale trägt. Wer Click and Collect anbietet, braucht der IHK München zufolge ein strukturiertes Warenwirtschaftssystem, das mit allen Verkaufskanälen verknüpft ist und die Lagerbestände aktuell hält, damit es nicht zu Fehlbeständen kommt.
Vom Einkauf bis zum Verkauf: welche Daten das System führt
Die Tabelle zeigt an einem Getränkehändler, welche Daten das System auf dem Weg vom Einkauf bis zum Verkauf je Schritt führen kann. Alle Werte sind erfunden.
| Schritt | Was das System führt | Beispielwert |
|---|---|---|
| Bestellung beim Lieferanten | offene Bestellung mit Artikel, Menge und Liefertermin | 24 Flaschen Apfelsaft, Lieferung 12.10. |
| Wareneingang | Zugang mit Menge und Einkaufspreis, Abgleich mit Rechnung und Lieferschein | 24 Flaschen zu je 1,10 Euro zugegangen |
| Lager | Bestand je Artikel und Lagerort, Meldebestand für die Nachbestellung | 17 Flaschen im Verkaufsraum, 6 im Lager |
| Verkauf | Abgang je Vorgang mit Menge und Verkaufspreis | 2 Flaschen zu je 2,20 Euro verkauft |
| Auswertung | Umsatz, Marge, Schwund und Bestellvorschlag je Artikel | Marge 1,10 Euro je Flasche |
Die Marge im Beispiel ist der Verkaufspreis minus der Einkaufspreis: 2,20 − 1,10 = 1,10 Euro je Flasche.
Nicht zu verwechseln mit
- ERP-System: Es verknüpft zusätzliche Bereiche wie Finanzbuchhaltung und Produktion mit denselben Stammdaten. Die Abgrenzung beschreibt Warenwirtschaft oder ERP.
- Kassensystem: Es zeichnet die Vorgänge an der Theke auf; die Verbindung beider beschreibt Kasse und ERP verbinden.
- Inventur: Die periodische Zählung (Inventur durchführen) prüft den Bestand, den die Warenwirtschaft fortlaufend führt.
Eine eigene Vorschrift zum Warenwirtschaftssystem haben wir in den geöffneten deutschen Normen nicht gefunden (geprüft: §§ 146 und 147 AO, §§ 238 und 240 HGB).