Inventur durchführen: Ablauf, Zählung und Dokumentation
Kurz gesagt
Eine Inventur läuft in sechs Schritten: Stichtag und Zählbereiche festlegen, Warenbewegungen am Stichtag abgrenzen, in Zweierteams zählen, jedes Zählblatt mit Datum und Namen abzeichnen, die gezählte Menge mit dem Buchbestand vergleichen und die Blätter ablegen. Welche Pflichten und Fristen in Ihrem Land gelten, steht in den Rechtsartikeln, nicht hier.
Das Wichtigste
- Die Zählung braucht einen festen Stichtag, abgegrenzte Zählbereiche und je Bereich zwei Personen: eine zählt, eine schreibt.
- Ein Zählblatt hält je Zeile Artikel, Lagerort, Einheit, gezählte Menge, Einkaufspreis und Zählende fest.
- Der Soll-Ist-Vergleich stellt die gezählte Menge dem Buchbestand gegenüber; die Differenz mal Einkaufspreis ist der Wert der Abweichung.
- Ob und wie oft Sie zählen müssen, welche Vereinfachungen zulässig sind und wie lange Sie Zähllisten aufbewahren, regelt das Recht des Landes; für Deutschland siehe den Artikel zur Inventurpflicht.
Was Sie vorab brauchen
- Einen Stichtag und ein Zeitfenster, in dem das Lager nicht verändert wird oder Änderungen aufgeschrieben werden.
- Eine Liste der Lagerorte: Kühlhaus, Tiefkühler, Trockenlager, Getränkekeller, Bar, Verkaufsfläche, Kasse mit Wechselgeld, Büro mit Verbrauchsmaterial.
- Den Buchbestand je Artikel aus Warenwirtschaft, Kasse oder Tabelle (Sollmenge), ausgedruckt oder auf dem Tablet.
- Zählblätter nach dem Muster unten, Stifte, Etiketten oder Klebezettel zum Markieren gezählter Regale.
- Waagen für lose Ware und ein Messglas für angebrochene Flaschen, wenn Sie Anbruchmengen erfassen.
- Zwei Personen je Zählbereich und eine Person, die den Ablauf leitet.
Schritt für Schritt: So zählen Sie
Schritt 1: Zählbereiche und Teams festlegen
Teilen Sie den Betrieb in Bereiche, die sich klar abgrenzen lassen, etwa „Kühlhaus links“ oder „Getränkelager“. Jeder Bereich bekommt ein Team aus zwei Personen und eine Nummer. Wer den Bereich gut kennt, schreibt; wer ihn nicht kennt, zählt, damit Gewohnheiten keine Fehler verdecken. Das ist eine redaktionelle Empfehlung.
Schritt 2: Warenbewegungen am Stichtag abgrenzen
Halten Sie fest, bis wann Wareneingang und Verkauf noch im alten Bestand und ab wann im neuen Bestand zu buchen sind. Der einfachste Weg ist ein Stopp: keine Lieferannahme, keine Entnahme, kein Verkauf aus dem Lager während der Zählung. Läuft der Betrieb weiter, notieren Sie jede Bewegung mit Uhrzeit auf einem eigenen Blatt „Bewegungen während der Zählung“.
Schritt 3: Bereichsweise zählen
Gehen Sie je Bereich von links nach rechts und von oben nach unten, damit nichts doppelt oder gar nicht gezählt wird. Zählen Sie in der Verkaufseinheit des Zählblatts, etwa Flaschen statt Kisten oder Kilogramm statt Kartons, und tragen Sie die Menge sofort ein. Kennzeichnen Sie gezählte Regale mit einem Klebezettel mit Datum. Offene Packungen und Anbrüche zählen Sie getrennt: Stückzahl der vollen Einheiten plus gewogener oder geschätzter Rest, mit einem Vermerk, ob gewogen oder geschätzt.
Schritt 4: Zweiter Durchgang und Abzeichnen
Das zweite Teammitglied oder ein anderes Team zählt Stichproben nach, bevor das Blatt abgeschlossen wird. Weichen Zählung und Nachzählung ab, zählen Sie die Position neu und streichen die falsche Zahl lesbar durch, statt sie zu überschreiben. Schreiben Sie auf jedes Blatt Datum, Bereich und Namen der Zählenden und lassen Sie das Blatt abzeichnen. Das macht die Zählung später nachvollziehbar; es ist eine Empfehlung, keine Vorschrift.
Schritt 5: Soll und Ist vergleichen
Übertragen Sie die gezählten Mengen in die Auswertung und vergleichen Sie sie mit der Sollmenge. Bewerten Sie die Differenz mit dem Einkaufspreis je Einheit. Für interne Auswertungen wie den Wareneinsatz rechnen Sie mit Nettopreisen. Welche Bewertung Ihr Land für den Abschluss vorschreibt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen:
| Artikel | Einheit | Soll | Ist | Differenz | Einkaufspreis netto je Einheit | Wert der Differenz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Rotwein 0,75 l | Flasche | 24 | 22 | −2 | 6,50 | −13,00 |
| Mehl Type 550 | kg | 40 | 41 | +1 | 0,90 | +0,90 |
| Olivenöl 1 l | Flasche | 12 | 12 | 0 | 8,20 | 0,00 |
| Summe | −12,10 |
Die Summe der Werte ist −13,00 + 0,90 + 0,00 = −12,10. Ein negativer Wert heißt, dass weniger im Lager liegt als gebucht. Mögliche Ursachen sind Bruch, Verderb, Eigenverbrauch, falsch gebuchte Lieferungen oder Diebstahl; welche zutrifft, zeigt die Differenz selbst nicht. Ursachenlisten finden Sie im Artikel zu Warenschwund und Inventurdifferenzen.
Schritt 6: Differenzen klären, Ergebnis ablegen
Prüfen Sie zuerst große Abweichungen in Wert oder Prozent: Zahlendreher, falsche Einheit, doppelt gezählte Ware, nicht gebuchter Wareneingang. Korrigieren Sie den Buchbestand erst nach dieser Prüfung und halten Sie jede Korrektur mit Begründung fest. Legen Sie Zählblätter, Bewegungsblatt und Auswertung zusammen ab, geordnet nach Stichtag. Wie lange Sie sie aufbewahren müssen, steht im jeweiligen Rechtsartikel, für Deutschland in der Inventurpflicht.
Das Zählblatt: Aufbau
Ein Blatt je Zählbereich mit diesem Kopf: Stichtag, Bereich, Team (zählt / schreibt), Beginn und Ende der Zählung. Darunter eine Tabelle:
| Nr. | Artikel | Lagerort | Einheit | Gezählt | Davon Anbruch | Einkaufspreis netto | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rotwein 0,75 l | Keller, Regal 2 | Flasche | 22 | 0 | 6,50 | |
| 2 | Mehl Type 550 | Trockenlager | kg | 41 | 5 | 0,90 | Anbruch gewogen |
| 3 | Tomaten, passiert | Trockenlager | Dose | 18 | 0 | 1,10 | 2 Dosen Beule, getrennt gestellt |
Unter der Tabelle stehen Platz für Unterschriften beider Teammitglieder und ein Feld „Nachgezählt von“. Die Spalte „Einkaufspreis“ füllt, wer die Auswertung macht, nicht das Zählteam; so zählt niemand mit dem Preis im Kopf.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jede Zeile der Artikelliste hat einen Zählwert, auch wenn er null ist.
- Jeder Lagerort ist auf mindestens einem Blatt vertreten.
- Jedes Blatt trägt Datum, Bereich und zwei Namen.
- Die Summe der Zeilen stimmt mit den übertragenen Mengen in der Auswertung überein.
- Große Differenzen sind erklärt oder als offen vermerkt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Ware fehlt auf der Artikelliste | Artikel nie angelegt oder umbenannt | Als neue Zeile ergänzen, später Stammdaten pflegen |
| Differenzen in einer Warengruppe sind durchgehend gleich hoch | falsche Einheit (Kiste statt Flasche) | Einheit im Zählblatt und im Stamm angleichen, neu rechnen |
| Zählung dauert länger als geplant | zu große Bereiche | In kleinere Bereiche teilen, zusätzliche Teams einplanen |
| Bestand ändert sich während der Zählung | Verkauf oder Lieferung läuft weiter | Bewegungsblatt führen oder Bereich nach dem Zählen sperren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Hilfe bei Ihrer Steuerberatung, wenn Sie nicht wissen, ob und in welcher Form Sie zählen müssen, wie Bestände für den Abschluss zu bewerten sind oder wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren. Bei wiederkehrend hohen Differenzen hilft eine zweite Zählung mit einer unbeteiligten Person, bevor Sie Ursachen vermuten.