Wareneinsatz und Lagerbewertung im ERP richtig führen
Kurz gesagt
Bilanzierende Kaufleute in Deutschland setzen Waren im handelsrechtlichen Jahresabschluss höchstens mit den Anschaffungskosten an (§ 253 Abs. 1 HGB); ein niedrigerer Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag verlangt eine Abschreibung (§ 253 Abs. 4 HGB). Ein ERP kann einzeln, mit gewogenem Durchschnitt, Fifo oder Lifo bewerten; Fifo und Lifo nur für gleichartige Vorräte und soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§§ 240 Abs. 4, 252, 256 HGB).
Das Wichtigste
- Anschaffungskosten umfassen die Aufwendungen, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und betriebsbereit zu machen, soweit sie ihm einzeln zugeordnet werden können; Nebenkosten gehören dazu, Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen (§ 255 Abs. 1 HGB).
- Vermögensgegenstände sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB); die angewandten Bewertungsmethoden sind beizubehalten (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB), Abweichungen nur in begründeten Ausnahmefällen (§ 252 Abs. 2 HGB).
- Für gleichartige Vorräte darf unterstellt werden, dass die zuerst oder die zuletzt angeschafften zuerst verbraucht wurden, soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 256 Satz 1 HGB); der gewogene Durchschnittswert ist für Gruppen gleichartiger Vorräte zulässig (§ 256 Satz 2, § 240 Abs. 4 HGB).
- Steuerlich ist die Lifo-Bewertung gleichartiger Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens nach § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG nur für Steuerpflichtige mit Gewinnermittlung nach § 5 EStG möglich, soweit sie den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht; die Abweichung davon in späteren Jahren braucht die Zustimmung des Finanzamts.
- Wareneinsatz in diesem Artikel = Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand, bewertet zum Einstandspreis; die Wareneinsatzquote ist Wareneinsatz geteilt durch Nettoerlöse mal 100.
Wie viel ein Lagerbestand am Jahresende wert ist, bestimmt, wie viel Wareneinsatz im Jahr verbucht wird. Das ERP rechnet beides aus den Bewegungen; welche Regel es dabei anwendet, ist eine Einstellung, die das Handelsrecht begrenzt. Der Artikel gilt für Kaufleute in Deutschland, die einen Jahresabschluss aufstellen. Zur Einnahmenüberschussrechnung siehe Einnahmenüberschussrechnung und Kassendaten.
Was das Handelsrecht für die Bewertung vorgibt
Ausgangspunkt sind die Anschaffungskosten. Sie umfassen die Aufwendungen, um die Ware zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie der Ware einzeln zugeordnet werden können. Nebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten gehören dazu, einzeln zuordenbare Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen (§ 255 Abs. 1 Handelsgesetzbuch, HGB). Das ERP führt dafür einen Einstandspreis je Artikel: Einkaufspreis, abzüglich Preisminderungen, zuzüglich Nebenkosten wie Fracht, je Stück umgelegt.
Waren sind höchstens mit den Anschaffungskosten anzusetzen (§ 253 Abs. 1 Satz 1 HGB). Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen vorzunehmen, wenn sich am Abschlussstichtag ein niedrigerer Börsen- oder Marktpreis ergibt (§ 253 Abs. 4 Satz 1 HGB); ist ein solcher Preis nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungskosten den beizulegenden Wert, ist auf diesen Wert abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 Satz 2 HGB). Die Wertansätze sind einzeln zu bewerten (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), und die angewandten Bewertungsmethoden sind beizubehalten (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB). Von diesen Grundsätzen darf nur in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden (§ 252 Abs. 2 HGB). Ein Wechsel des Bewertungsverfahrens im ERP ist deshalb keine Bedienungsfrage.
Welche Verfahren das ERP anbieten darf
Die Tabelle nennt vier Bewertungsverfahren und ihre Grundlage. Ob Ihr Betrieb ein vereinfachtes Verfahren nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung anwenden darf, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
| Verfahren | Annahme | Grundlage im Handelsrecht |
|---|---|---|
| Einzelbewertung | Jede Einheit wird mit ihrem tatsächlichen Einstandspreis angesetzt | § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB |
| Gewogener Durchschnitt | Gleichartige Vorräte werden zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt | § 240 Abs. 4, § 256 Satz 2 HGB |
| Fifo | Die zuerst angeschafften gleichartigen Waren gelten als zuerst verbraucht | § 256 Satz 1 HGB, für gleichartige Vorräte und soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht |
| Lifo | Die zuletzt angeschafften gleichartigen Waren gelten als zuerst verbraucht | § 256 Satz 1 HGB, für gleichartige Vorräte und soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht |
Der Wortlaut des § 240 Abs. 4 HGB nennt den gewogenen Durchschnittswert, ohne zwischen einem Durchschnitt über den ganzen Zeitraum und einem laufend nach jedem Zugang neu berechneten zu unterscheiden. Beide können im ERP unterschiedliche Werte ergeben, wenn Verkäufe zwischen den Zugängen liegen. Die Rechnung unten nimmt den Durchschnitt über den Zeitraum.
Steuerliche Besonderheit der Lifo-Bewertung
Für die Steuerbilanz regelt § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 EStG, dass Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens mit den Anschaffungskosten anzusetzen sind. Ist der Teilwert wegen einer voraussichtlich dauernden Wertminderung niedriger, kann dieser angesetzt werden (Satz 2). § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG regelt ausdrücklich nur die Lifo-Verbrauchsfolge: Steuerpflichtige, die den Gewinn nach § 5 EStG ermitteln, können für den Wertansatz gleichartiger Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens unterstellen, dass die zuletzt angeschafften zuerst verbraucht wurden, soweit dies den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Der Vorratsbestand am Schluss des Wirtschaftsjahres vor der erstmaligen Anwendung gilt dann als erster Zugang, und von der Verbrauchsfolge kann später nur mit Zustimmung des Finanzamts abgewichen werden (Satz 2 und 3).
Ein Rechenbeispiel: Ein Artikel, drei Verfahren
Annahmen der Beispielrechnung, alle Zahlen erfunden: Alle Preise sind netto; abziehbare Vorsteuer gehört nicht zu den Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG). Der Einstandspreis von Zugang 1 enthält 40,00 Euro Fracht. Verkauft werden 250 Stück zu je 9,00 Euro netto. Das Periodenverfahren rechnet am Ende des Zeitraums.
| Bestandsbewegung | Menge | Einstandspreis je Stück | Wert |
|---|---|---|---|
| Anfangsbestand | 100 | 4,00 Euro | 400,00 Euro |
| Zugang 1: 200 Stück zu 4,50 Euro plus 40,00 Euro Fracht | 200 | 4,70 Euro | 940,00 Euro |
| Zugang 2 | 100 | 5,00 Euro | 500,00 Euro |
| Summe | 400 | 1.840,00 Euro |
Verkauft sind 250 Stück, der Endbestand beträgt 150 Stück. Die Formel lautet: Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zugänge − Endbestand, also 1.840,00 Euro − Wert des Endbestands.
| Verfahren | Wert des Endbestands | Wareneinsatz | Rohertrag (2.250,00 Euro − Wareneinsatz) | Wareneinsatzquote |
|---|---|---|---|---|
| Gewogener Durchschnitt (1.840 ÷ 400 = 4,60 Euro) | 150 × 4,60 = 690,00 Euro | 1.150,00 Euro | 1.100,00 Euro | 51,1 % |
| Fifo | 100 × 5,00 + 50 × 4,70 = 735,00 Euro | 1.105,00 Euro | 1.145,00 Euro | 49,1 % |
| Lifo (Periode) | 100 × 4,00 + 50 × 4,70 = 635,00 Euro | 1.205,00 Euro | 1.045,00 Euro | 53,6 % |
Proben: Beim Durchschnitt sind 250 × 4,60 = 1.150,00 Euro. Bei Fifo gelten die ersten 250 Stück als verbraucht, also 100 × 4,00 + 150 × 4,70 = 1.105,00 Euro. Bei Lifo gelten die zuletzt zugegangenen als verbraucht: 100 × 5,00 + 150 × 4,70 = 1.205,00 Euro. Die Wareneinsatzquote ist Wareneinsatz ÷ Nettoerlöse × 100, zum Beispiel 1.150 ÷ 2.250 × 100 = 51,1 Prozent.
In diesem Beispiel steigen die Preise. Deshalb weist Fifo den höchsten Endbestand und den niedrigsten Wareneinsatz aus, Lifo das Gegenteil; bei fallenden Preisen kehrt sich das um. Das Verfahren ändert die Zuordnung der Kosten, nicht die Summe von 1.840,00 Euro.
Niederstwertprüfung im Beispiel
Angenommen, ein für die Bewertung maßgeblicher Marktpreis beträgt am Abschlussstichtag 4,40 Euro je Stück. Beim gewogenen Durchschnitt liegt der Wert des Endbestands (4,60 Euro je Stück) darüber: 150 × 4,60 = 690,00 Euro gegen 150 × 4,40 = 660,00 Euro. Nach § 253 Abs. 4 Satz 1 HGB ist die Differenz von 30,00 Euro abzuschreiben, der Bilanzwert sinkt auf 660,00 Euro. Das ERP sollte zum Stichtag eine Liste der Artikel erzeugen, deren Bilanzwert je Stück über dem Marktpreis liegt; den Marktpreis tragen Sie ein.
Typische Fehler
- Verfahren im ERP ändern, um das Ergebnis zu verbessern: Die Methode ist beizubehalten (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB), Abweichungen brauchen einen begründeten Ausnahmefall.
- Nebenkosten nicht im Einstandspreis: Nebenkosten, die der Ware einzeln zugeordnet werden können, gehören zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB); fehlt die Fracht aus dem Beispiel, ist der Endbestand zu niedrig bewertet.
- Brutto- und Nettopreise mischen: Die Beispielrechnung rechnet netto; ein Bruttopreis im Einkauf verfälscht Bestandswert und Quote.
- Stichtagsprüfung auslassen: Ohne Vergleich mit dem Marktpreis bleibt eine nötige Abschreibung unbemerkt.
- Quote umgekehrt rechnen: Wareneinsatz ÷ Nettoerlöse ist die Quote; Nettoerlöse ÷ Wareneinsatz wäre ein Aufschlagsfaktor.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung, welches Verfahren Ihr Abschluss verwendet, und tragen Sie es im ERP je Artikelgruppe ein.
- Pflegen Sie Nebenkosten und Preisminderungen so, dass der Einstandspreis je Stück stimmt (Einkauf im ERP).
- Rechnen Sie einen Artikel aus Ihrem Bestand wie im Beispiel von Hand nach und vergleichen Sie mit dem ERP.
- Erzeugen Sie zum Abschlussstichtag die Liste für die Niederstwertprüfung.
- Halten Sie das Verfahren schriftlich fest; die Zählung zum Stichtag beschreibt Inventur mit ERP.