Inventurverfahren im Vergleich: Stichtag, permanent, Stichprobe

Worum es bei der Verfahrenswahl geht

Wer zur Rechnungslegung oder Buchführung verpflichtet ist, muss den Wert seiner Bestände am Schlussstichtag feststellen. Das Gesetz lässt dafür mehr als eine Methode zu. Die Wahl bestimmt, wie viel Zählaufwand auf den Betrieb zukommt und welche Voraussetzungen Ihre Buchführung erfüllen muss. Dieser Artikel vergleicht die Verfahren nach ihren gesetzlichen Bedingungen und ordnet sie typischen Sortimenten zu; den praktischen Ablauf der Zählung beschreibt der Artikel Inventur Schritt für Schritt.

Wer überhaupt zählen muss

In Deutschland stellt jeder Kaufmann ein Inventar auf, zu Beginn des Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen; sie brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a HGB). Bei Neugründung tritt die Befreiung schon ein, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden. Dieselbe Pflicht trifft gewerbliche Unternehmer, wenn das Finanzamt für den einzelnen Betrieb mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr feststellt; die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 1 und 2 AO). In beiden Fällen gelten die §§ 240 und 241 HGB sinngemäß (§ 141 Abs. 1 Satz 2 AO).

In Österreich verlangt das dritte Buch des Unternehmensgesetzbuchs das Inventar von jedem rechnungslegungspflichtigen Unternehmer, also insbesondere Kapitalgesellschaften, eingetragene Personengesellschaften, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist – auch nicht über eine Personengesellschaft – und die unternehmerisch tätig sind, sowie eingetragene Personengesellschaften, bei denen alle Gesellschafter mit ansonsten unbeschränkter Haftung tatsächlich nur beschränkt haften, weil sie Kapitalgesellschaften im Sinn des Anhangs I der Bilanz-Richtlinie (2013/34/EU) oder vergleichbare ausländische Gesellschaften sind (zum Beispiel eine KG, deren Komplementär eine Kapitalgesellschaft ist), und Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen (§ 191 Abs. 1 und 2 UGB, § 189 Abs. 1 Z 1 bis 3 UGB). Die Rechtsfolgen der Schwelle treten grundsätzlich erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, bei Überschreitung um mindestens 300.000 Euro schon ab dem folgenden Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 2 UGB). Nicht erfasst sind Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschusseinkünften, auch wenn ihre Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft ausgeübt wird – es sei denn, es handelt sich um eine Personengesellschaft im Sinn des § 189 Abs. 1 Z 2 UGB (§ 189 Abs. 4 UGB). Unternehmer nach § 124 BAO erfüllen diese Verpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung (§ 124 BAO).

In der Schweiz unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr der vollen Buchführung und Rechnungslegung; juristische Personen unterliegen ihr ohne Umsatzschwelle, ausgenommen Vereine und Stiftungen, die nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR). Der Bestand jedes Bilanzpostens ist dabei durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR).

Ohne Zählpflicht aus den geöffneten Normen bleiben Betriebe, die in Deutschland mit Einnahmenüberschussrechnung rechnen, weil sie nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften zur Buchführung und zur Aufstellung von Abschlüssen verpflichtet sind und auch keine Bücher führen (§ 4 Abs. 3 EStG), in Österreich mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 126 Abs. 2 BAO) sowie in der Schweiz Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, die nur Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage erfassen (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR). Eine freiwillige Zählung bleibt zulässig.

Erlaubte Verfahren und ihre Bedingungen

Die Tabelle zeigt die fünf Verfahren und die Bedingung, an die das jeweilige Gesetz sie knüpft. Alle Verfahren führen zum Bestand für den Stichtag; die Normen in Deutschland und Österreich formulieren das Ziel als Bestand nach Art, Menge und Wert, in Österreich kann die zeitverschobene Inventur die zwischenzeitlichen Änderungen aber wertmäßig fort- oder rückrechnen, ohne sie artikelgenau aufzuzeichnen (EStR Rz 2114).

Verfahren	So funktioniert es	Zentrale Bedingung	Norm Deutschland	Norm Österreich
Stichtagsinventur	körperliche Zählung aller Bestände am Schlussstichtag	Regelfall, keine Zusatzbedingung	§ 240 Abs. 2 HGB	§ 192 Abs. 1 UGB
Zeitlich verschobene Inventur	Zählung vor oder nach dem Jahresende, anschließend Fort- oder Rückrechnung	besonderes Inventar für einen Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Jahresende; ordnungsgemäße Fort- oder Rückrechnung	§ 241 Abs. 3 HGB	§ 192 Abs. 3 UGB
Permanente Inventur	laufende Bestandsaufzeichnung je Artikel, Abgleich der Buchbestände; in Österreich: jeder Bestand wird einem Arbeits- und Inventurplan folgend mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen (EStR Rz 2115)	ein anderes Verfahren nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, das den Bestand am Stichtag auch ohne körperliche Zählung sichert; in Österreich ausgenommen: Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen (Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliches), die auch anhand von Erfahrungswerten nicht annähernd berücksichtigt werden können, sowie – abgestellt auf die Verhältnisse des Betriebs – besonders wertvolle Wirtschaftsgüter (EStR Rz 2113, 2115)	§ 241 Abs. 2 HGB	§ 192 Abs. 2 UGB
Stichprobeninventur	Bestandsermittlung an Teilmengen mit mathematisch-statistischen Methoden	anerkannte Methode, Aussagewert wie bei voller körperlicher Aufnahme	§ 241 Abs. 1 HGB	§ 192 Abs. 4 UGB
Festwert	gleichbleibende Menge und gleichbleibender Wert angesetzt	nur Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, regelmäßig ersetzt, Gesamtwert von nachrangiger beziehungsweise nicht wesentlicher Bedeutung, Bestand nur geringen Veränderungen unterworfen	§ 240 Abs. 3 HGB	§ 209 Abs. 1 UGB

Bei der zeitlich verschobenen Inventur liegt das Fenster in Deutschland und Österreich gleich; die Bedingungen der beiden Normen stimmen überein. Beim Festwert unterscheiden sich die Zählzyklen: In Deutschland ist nach dem Wortlaut des § 240 Abs. 3 HGB in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, in Österreich mindestens alle fünf Jahre eine Bestandsaufnahme (§ 209 Abs. 1 UGB), und eine wesentliche Änderung des mengenmäßigen Bestands ist insoweit wertmäßig anzupassen.

In der Schweiz trägt das Obligationenrecht die Verfahren nicht einzeln: Der Bestand ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR), und die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung mit dem Gebot der Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR). Ob ein verschobener Zähltermin oder eine permanente Bestandsaufzeichnung diesen Nachweis trägt, beurteilt sich danach. Eigene Normen zur Stichprobe oder zum Festwert nennt der geöffnete OR-Text nicht.

Welches Verfahren für welches Sortiment

Die Zuordnung in dieser Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung; die Spalte „Gesetzliche Bedingung” zählt für sich allein.

Sortiment oder Lage	Passendes Verfahren	Gesetzliche Bedingung
viele Artikel, hoher Warenumschlag, Buchbestand je Artikel gepflegt (Lebensmittel, Gastronomie, Drogerie)	permanente Inventur für die bewegten Artikel, ergänzt um eine Zählung der Restbestände; in Österreich: Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen (Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliches), die auch anhand von Erfahrungswerten nicht annähernd berücksichtigt werden können, sowie – abgestellt auf die Verhältnisse des Betriebs – besonders wertvolle Wirtschaftsgüter bleiben der körperlichen Stichtagsinventur vorbehalten (EStR Rz 2113)	Aufzeichnungsverfahren muss den Bestand nach Art, Menge und Wert am Stichtag sichern (§ 241 Abs. 2 HGB, § 192 Abs. 2 UGB); in Österreich: jeder Bestand mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen (EStR Rz 2115)
gleichartige Massenware in großer Zahl (Schrauben, Flaschen, Brennstoffe)	Stichprobeninventur	anerkannte mathematisch-statistische Methode, gleicher Aussagewert (§ 241 Abs. 1 HGB, § 192 Abs. 4 UGB)
kleines, hochwertiges Sortiment (Schmuck, Elektronik, Weine in begrenzter Zahl)	körperliche Stichtagsinventur	Regelfall, keine Zusatzbedingung (§ 240 Abs. 2 HGB, § 192 Abs. 1 UGB)
Stabilität der Bestände wichtiger als Wert (Betriebsstoffe, Werkzeug, Ausstattung)	Festwert	Gegenstände und Grenzen nach § 240 Abs. 3 HGB beziehungsweise § 209 Abs. 1 UGB; in Deutschland nach dem Wortlaut in der Regel Zählung alle drei Jahre, in Österreich mindestens alle fünf Jahre
Geschäftsjahresende fällt in die stärkste Verkaufszeit	zeitlich verschobene Inventur	Zähltag innerhalb des Drei-Monats-/Zwei-Monats-Fensters, Fort- oder Rückrechnung gesichert (§ 241 Abs. 3 HGB, § 192 Abs. 3 UGB)
Schweiz, volle Rechnungslegung	Verfahren frei wählbar, das den Bilanzbestand nachweist	Nachweis durch ein Inventar oder auf andere Art (Art. 958c Abs. 2 OR), Nachprüfbarkeit gesichert (Art. 957a Abs. 2 OR)

Kombinieren lassen sich die Verfahren auch: Die Normen sprechen sie für jeden Vermögensgegenstand gesondert an („soweit“ in § 241 Abs. 2 HGB), so dass zum Beispiel die permanente Inventur für schnell bewegte Artikel und eine zeitverschobene Vollzählung für den Rest nebeneinander stehen können. Diese Mischung ist unsere Auslegung des Normtexts; die jeweilige Bedingung bleibt maßgeblich.

Woraus sich der Aufwand zusammensetzt

Drei Posten bestimmen den Aufwand, unabhängig vom Land: Vorbereitung (Zählbereiche, Zählblätter, Abgrenzung der Warenbewegungen), die Zählzeit selbst und die Nachbereitung (Soll-Ist-Vergleich, Korrekturen, Ablage). Die permanente Inventur verlagert den Aufwand in den Tagesbetrieb: Jeder Wareneingang und jede Entnahme muss zeitnah gebucht werden, dafür entfällt die Großzählung am Stichtag. Die Stichprobe senkt die Zählzeit, verlangt aber die dokumentierte Methode. Festwerte senken den Aufwand auf ein Zählintervall von drei beziehungsweise fünf Jahren, engen aber den Anwendungskreis ein. Die Beurteilung, wie viel jedes Verfahren in Ihrem Betrieb kostet, bleibt eine Frage Ihres Sortiments und Ihrer Kasse; Zahlen dazu liefert dieser Artikel nicht.

So wählen Sie das Verfahren in vier Schritten

1. Klären Sie, ob Sie zählen müssen: Rechtsform und Größen nach § 240 HGB, § 241a HGB und § 141 AO in Deutschland, § 191 und § 189 UGB in Österreich, Art. 957 OR in der Schweiz.
2. Prüfen Sie, ob Ihr Kassen- oder Warenwirtschaftssystem je Artikel einen gesicherten Buchbestand führt; ohne das scheidet die permanente Inventur aus, weil das Verfahren den Bestand nach Art, Menge und Wert am Stichtag sichern muss (§ 241 Abs. 2 HGB, § 192 Abs. 2 UGB). Für die zeitlich verschobene Inventur genügt in Österreich eine ordnungsgemäße wertmäßige Fort- oder Rückrechnung; zwischenzeitliche Änderungen müssen nicht artikelgenau erfasst werden (EStR Rz 2114).
3. Ordnen Sie Ihr Sortiment der Tabelle oben zu und halten Sie das gewählte Verfahren samt Begründung schriftlich fest.
4. Legen Sie den Zähltermin fest, prüfen Sie bei Festwerten den Zählzyklus (in Deutschland nach dem Wortlaut in der Regel drei Jahre, in Österreich mindestens alle fünf Jahre) und dokumentieren Sie jede Zählung mit Datum und Bereich.

Die Bewertung der gezählten Bestände und die Aufbewahrung der Inventare folgen eigenen Regeln; in Deutschland nennt sie der Artikel zur Inventurpflicht. Den Begriff erklärt das Glossar unter Inventur.