Inventurpflicht in Deutschland: Wer sie hat und wie oft

Was § 240 HGB vorschreibt

Das Inventar ist ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert. Jeder Kaufmann muss es zu Beginn seines Handelsgewerbes aufstellen, mit seinen Grundstücken, Forderungen und Schulden, dem baren Geld und den sonstigen Vermögensgegenständen (§ 240 Abs. 1 Handelsgesetzbuch, HGB). Danach folgt es zum Schluss jedes Geschäftsjahres; das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten (§ 240 Abs. 2 HGB). Die Aufstellung muss „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit“ erfolgen; eine feste Kalenderfrist nennt das Gesetz nicht. Die körperliche Zählung der Bestände, die Inventur im engeren Sinn, ist eine Methode, das Inventar zu ermitteln; sie wird in § 241 HGB nur als Regelfall vorausgesetzt.

Für wen die Pflicht gilt

Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, das Unternehmen erfordert nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (§ 1 HGB). Auch ein kleiner Betrieb gilt als Handelsgewerbe, wenn seine Firma im Handelsregister steht (§ 2 HGB). Handelsgesellschaften wie GmbH, OHG und KG unterliegen den Kaufmannsvorschriften (§ 6 Abs. 1 HGB); die Befreiung des § 241a HGB gilt nach ihrem Wortlaut nur für Einzelkaufleute.

Steuerlich zieht § 140 AO die handelsrechtliche Pflicht nach. Zusätzlich verpflichtet § 141 AO gewerbliche Unternehmer, Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sie nach den Feststellungen des Finanzamts im Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder im Wirtschaftsjahr mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb hatten. §§ 240 und 241 HGB gelten dann sinngemäß. Die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Die Grenzen von 800.000 und 80.000 Euro gelten in der Fassung seit 28. März 2024, erstmals für Umsätze der Kalenderjahre und Gewinne der Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2023 (Art. 97 § 19 Abs. 3 und 4 EGAO); die Befreiung nach § 241a HGB gilt in der Fassung seit 28. März 2024 erstmals für Geschäftsjahre nach dem 31. Dezember 2023 (Art. 92 EGHGB).

Entscheidungstabelle nach Betriebsart

Die Tabelle nennt die Rechtsfolge für Inventar und Bestandsaufnahme. Sie setzt voraus, dass die Werte aus § 241a HGB und § 141 AO wie beschrieben gelten.

Betriebsart	Inventar und Bestandsaufnahme	Grundlage
GmbH, UG, OHG, KG (Handelsgesellschaft)	ja, zu Beginn und zum Schluss jedes Geschäftsjahres	§§ 240, 6 Abs. 1 HGB
Einzelkaufmann, der an einem der Abschlussstichtage zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse oder mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss hatte	ja, die Befreiung greift für dieses Jahrespaar nicht	§ 240 HGB; § 241a HGB nicht erfüllt
Einzelkaufmann, höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss an den Stichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre	handelsrechtlich nein: §§ 238 bis 241 HGB müssen nicht angewendet werden; bei Neugründung genügt der erste Abschlussstichtag. Eine zusätzliche Pflicht nach § 141 AO bleibt vorbehalten	§ 241a HGB; § 141 AO
Gewerbetreibender ohne Kaufmannseigenschaft, unter den Grenzen des § 141 AO	keine gesetzliche Inventurpflicht; Gewinn kann per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden, solange nicht freiwillig Bücher geführt werden	§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG
Gewerbetreibender ohne Kaufmannseigenschaft, über den Grenzen des § 141 AO, nach Mitteilung des Finanzamts	ja, jährliche Bestandsaufnahme	§ 141 Abs. 1, 2 AO
Freiberufler	§ 141 AO nennt nur gewerbliche sowie Land- und Forstwirte; keine Pflicht aus den geöffneten Normen	§ 141 Abs. 1 AO

Eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein eingetragener Kaufmann (Einzelunternehmen) hat in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 420.000 und 460.000 Euro Umsatzerlöse und 38.000 und 41.000 Euro Jahresüberschuss. Beide Grenzen sind jeweils unterschritten, er braucht kein Inventar nach § 240 HGB. Steigt der Umsatz im dritten Jahr auf 850.000 Euro, ist die Voraussetzung des § 241a HGB für das Paar aus zweitem und drittem Jahr nicht erfüllt. Ab welchem Stichtag das Inventar dann wieder aufzustellen ist, haben wir den geöffneten Normen nicht entnommen; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Welche Vereinfachungen das Gesetz erlaubt

Das Gesetz erlaubt fünf Erleichterungen. Jede hat eigene Bedingungen:

Verfahren	Bedingung	Norm
Stichprobeninventur	anerkannte mathematisch-statistische Methode; Aussagewert wie bei körperlicher Aufnahme	§ 241 Abs. 1 HGB
Anderes Verfahren statt Zählung am Stichtag	Bestand muss auch ohne Zählung gesichert feststellbar sein (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)	§ 241 Abs. 2 HGB
Zeitverschobene Inventur	besonderes Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach Geschäftsjahresende, mit ordnungsgemäßer Fort- oder Rückrechnung	§ 241 Abs. 3 HGB
Festwert	Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, regelmäßig ersetzt, Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung, Bestand nur geringen Veränderungen unterworfen; in der Regel alle drei Jahre körperliche Zählung	§ 240 Abs. 3 HGB
Gruppenbewertung	gleichartige Vorräte oder annähernd gleichwertige bewegliche Gegenstände, gewogener Durchschnittswert	§ 240 Abs. 4 HGB

Einzelheiten zur Wahl des Verfahrens finden Sie im Vergleich der Inventurverfahren und im Ablauf der Inventur Schritt für Schritt. Der Begriff ist im Glossar unter Inventur erklärt.

Aufbewahrung: Fristen nach Unterlagenart

Die steuerlichen Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB nennt für Handelsbücher dieselben Zahlen.

Unterlage	Frist	Norm
Bücher, Aufzeichnungen (auch der gesonderte Wareneingang), Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO
Buchungsbelege (Rechnungen und andere Belege einer Buchung)	8 Jahre nach der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung; sie gilt auch für ältere Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO
Übrige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei Büchern die letzte Eintragung gemacht, das Inventar oder der Jahresabschluss aufgestellt, der Buchungsbeleg entstanden oder die sonstige Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch läuft, für die die Unterlage von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Vertiefend zur Aufbewahrung von Kassenunterlagen.

Was droht bei einem Verstoß?

Das Gesetz kennt mehrere Folgen, die an unterschiedlichen Tatbeständen hängen:

• Wer verlangte Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kann, riskiert eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO).
• Das Finanzamt kann die Erfüllung der Pflicht mit Zwangsgeld durchsetzen; das einzelne Zwangsgeld darf 25.000 Euro nicht übersteigen (§ 329 AO). Es setzt voraus, dass die Behörde die Erfüllung verlangt (§ 328 AO).
• Strafbar ist nach § 283b Abs. 1 Nr. 3 Buchst. b StGB, das Inventar nicht in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen, aber nur, wenn der Täter seine Zahlungen eingestellt hat oder ein Insolvenzverfahren eröffnet oder der Antrag mangels Masse abgewiesen wurde (§ 283b Abs. 3 in Verbindung mit § 283 Abs. 6 StGB). Strafrahmen: Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe, bei Fahrlässigkeit bis zu einem Jahr.

Ein eigener Bußgeldtatbestand allein für das Unterlassen der Inventur steht in den geöffneten Normen nicht.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Klären Sie Ihre Rechtsform und ob Sie nach § 1 oder § 2 HGB Kaufmann sind. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
• Prüfen Sie jedes Jahr Umsatzerlöse und Jahresüberschuss gegen die Grenzen des § 241a HGB und die Mitteilungen des Finanzamts nach § 141 AO.
• Legen Sie den Zählstichtag und das Verfahren fest, zum Beispiel zeitverschoben nach § 241 Abs. 3 HGB, und halten Sie es schriftlich fest.
• Führen Sie als gewerblicher Unternehmer auch ohne Inventarpflicht den gesonderten Wareneingang (§ 143 Abs. 1 AO); bei Einnahmenüberschussrechnung zusätzlich das Verzeichnis des Anlagevermögens (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Für Freiberufler folgt der Wareneingang aus § 143 AO nicht.
• Bewahren Sie Inventare und Aufzeichnungen zehn Jahre auf, Belege acht Jahre, geordnet und lesbar (§ 147 AO).