Servicepersonal einarbeiten und schulen: Plan für die ersten Wochen

Eine neue Kraft, die am Tisch unsicher wirkt und an der Kasse nur einzelne Schritte kennt, bindet die Zeit zweier Mitarbeitender statt einer. Ein fester Wochenplan teilt die Lernschritte so ein, dass jeder Tag ein Ergebnis bringt und am Ende jeder Woche ein Checkpoint zeigt, ob der nächste Schritt dran ist.

Was Sie vorab brauchen

• Einen Dienstplan, der in Woche 1 und 2 Schattenzeiten neben einer erfahrenen Kraft enthält und die ersten Wochen nicht in die stärksten Schichten legt.
• Einen Übungszugang im Kassensystem mit Testdaten. Hat Ihr System keinen Übungszugang, üben Sie am echten System zu einer stillen Tageszeit und kontrollieren danach den Tagesabschluss.
• Eine eineinseitige Referenz mit Karte, Preisen, Tischnummern und den Sonderfällen Ihres Betriebs, zum Beispiel Allergenhinweise, Rechnungskauf, Splitting und Stornos.
• Ihre Unterweisungsunterlagen für das Land des Betriebs; der Abschnitt unten nennt die Regeln je Land.
• Eine Patin oder einen Paten, der die ersten beiden Wochen begleitet und die Checkpoints abnimmt.

Schritt für Schritt: die ersten vier Wochen

Der Ablauf unten ist eine redaktionelle Empfehlung für Servicepersonal, das am Tisch bedient und an der Kasse abrechnet. Tempo und Umfang passen Sie an Betrieb und Vorerfahrung an; die Unterweisungen vor der ersten Tätigkeit bleiben davon unabhängig bestehen, ihre Grundlagen stehen im Abschnitt zu den Pflichten.

Woche	Schwerpunkt	Checkpoint am Tisch	Checkpoint an der Kasse
1	Beobachten, Sicherheit, Übungskasse	beschreibt den Ablauf von der Bestellung bis zur Abrechnung in eigenen Worten	legt in der Übungskasse einen Vorgang an, storniert ihn und erklärt den Belegablauf
2	Erste Schritte unter Begleitung	bedient zwei bis drei Tische selbstständig, die Patin übernimmt die Abrechnung	nimmt Bezahlungen in der Übungskasse entgegen, Abschluss gemeinsam
3	Selbstständig in ruhigen Zeiten	trägt einen eigenen Abschnitt inklusive Rechnungskauf	rechnet an der echten Kasse ab und zählt die Kasse mit Gegenkontrolle
4	Volle Schicht mit Kontrollen	trägt eine volle Schicht mit Stoßzeit	schließt den Tag selbstständig ab und erklärt jede Differenz

Woche 1: Beobachten und Sicherheit

Vor dem ersten Schichtbeginn stehen die Unterweisungen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz; welche Form sie je Land brauchen, steht im Abschnitt zu den Pflichten. In Deutschland kommt hinzu, wer gewerbsmäßig Tätigkeiten nach § 42 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz ausübt, zum Beispiel in der Küche einer Gaststätte: Diese Kraft braucht für die erstmalige Tätigkeit die Bescheinigung über die Belehrung. Am Tisch geht die neue Kraft mit: Sie beobachtet Bestellaufnahme, Übergabe an die Küche und Abrechnung. An der Kasse bearbeitet sie in der Übungskasse beispielhafte Vorgänge: normaler Verkauf, Splitting, Storno, Tagesabschluss.

Woche 2: Erste Schritte unter Begleitung

Die Kraft bestellt am Tisch ab, bringt Getränke und serviert; die Patin nimmt die Abrechnung am Platz oder an der Kasse vor und spricht jeden Schritt laut mit. An der Kasse übernimmt die Kraft die Zahlwege in der Übungskasse: Karte mit Trinkgeld, Bargeld mit Rückgeld, geteilte Rechnungen. Ende der Woche prüfen beide gemeinsam, welche Sonderfälle in Ihrem Betrieb vorkommen und welche noch fehlen.

Woche 3: Selbstständig in ruhigen Zeiten

Die Kraft trägt einen eigenen Abschnitt und schreibt Rechnungen selbst. An der Kasse arbeitet sie jetzt am echten System in einer stillen Schicht: eigene Abrechnungen, danach Zählung der Kasse gegen den Systemstand mit Gegenkontrolle durch die Patin. Etwaige Differenzen suchen Sie am Kassenprotokoll Vorgang für Vorgang durch, bis die Ursache gefunden ist.

Woche 4: Volle Schicht mit Kontrollen

Die Kraft trägt eine volle Schicht inklusive Stoßzeit und schließt den Tag selbstständig ab. Die Patin prüft nur noch am Ende: Kassenstand, Differenzerklärung, offene Vorgänge. Nach dem Checkpoint der Woche 4 besprechen Sie, welche Tätigkeiten weiter im Vier-Augen-Prinzip bleiben, zum Beispiel Stornos und Tagesschluss, und welche die Kraft allein trägt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Kraft schließt den Tag an der Kasse ohne Hilfe ab und erklärt jede Differenz anhand des Kassenprotokolls.
• Die Zählung der Kasse gegen den Systemstand ergibt einen plausiblen Stand; Restdifferenzen sind dokumentiert.
• Am Tisch läuft ein Abschnitt über die volle Schicht, ohne dass Gäste selbst nachfragen müssen, ob eine Bestellung aufgenommen wurde.
• Auf Nachfrage nennt die Kraft den Ablauf bei Storno, Rechnungskauf und den Allergenhinweisen Ihrer Karte.

Wenn die Einarbeitung stockt

Die Tabelle ordnet vier Symptomen eine Ursache und eine Reaktion zu; die Reaktionen sind redaktionelle Vorschläge.

Symptom	Ursache	Reaktion
Die Kraft meidet die Kasse und schiebt Tätigkeiten dorthin	zu wenig Übung am System ohne Risiko	weitere Woche in der Übungskasse mit festeingebauten Übungsvorgängen je Schicht
Laufende Preisfragen am Tisch	die eineinseitige Referenz fehlt oder ist veraltet	Referenz mit der aktuellen Karte neu drucken und in Woche 4 erneut abfragen
Wiederkehrende Kassendifferenzen in einer Summenart	fehlgetastete Vorgänge bei einer Zahlart oder Summenart	Differenzen aus dem Kassenprotokoll je Vorgang auswerten und genau diese Vorgänge in der Übungskasse wiederholen
Längere Wartezeiten trotz voller Schicht	Abschnitt zu groß für die neue Kraft	Abschnitt in Woche 4 verkleinern und die volle Größe erst in Woche 5 oder 6 ansetzen

Unterweisung und Pflichten je Land

Der Ablauf der Einarbeitung ist Ihnen überlassen; einzelne Schritte sind an Regeln gebunden. Die folgenden Angaben gelten jeweils für den Betriebsstandort, nicht für den Wohnsitz der Kraft.

Deutschland: Arbeitgeber müssen Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen, erstmals vor Aufnahme der Tätigkeit, und die Unterweisung erforderlichenfalls regelmäßig wiederholen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG). Für die bei den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern versicherten Betriebe, im Gastgewerbe etwa bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe, verlangt die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 die Unterweisung mindestens einmal jährlich, dokumentiert (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1, Fassung November 2013). Die Bescheinigungspflicht nach dem Infektionsschutzgesetz greift nicht bei jedem Lebensmittelkontakt: Sie gilt für Personen, die gewerbsmäßig Tätigkeiten nach § 42 Abs. 1 IfSG ausüben – beim Herstellen, Behandeln oder Inverkehrbringen der dort genannten Lebensmittel mit Berührung oder in Küchen von Gaststätten und sonstigen Einrichtungen mit oder zur Gemeinschaftsverpflegung. Diese Personen dürfen die Tätigkeit erstmalig erst ausüben, wenn eine nicht mehr als drei Monate alte Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes über die Belehrung vorliegt (§ 43 Abs. 1 IfSG); danach belehrt der Arbeitgeber nach Aufnahme der Tätigkeit und im Weiteren alle zwei Jahre weiter und dokumentiert die Teilnahme (§ 43 Abs. 4 IfSG). Auch Aushilfen im Minijob sind Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer und damit in die Unterweisung einbezogen. Bei Auszubildenden läuft die Einarbeitung zusätzlich über das Berufsbildungsgesetz: Die Probezeit dauert mindestens einen und höchstens vier Monate (§ 20 BBiG), in ihr kann das Berufsausbildungsverhältnis jederzeit ohne Einhalten einer Kündigungsfrist gekündigt werden (§ 22 Abs. 1 BBiG), Auszubildende führen einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis (§ 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG), und die zuständige Stelle, etwa die IHK, bestellt Ausbildungsberaterinnen und -berater, die zu Fragen der Ausbildung beraten (§ 76 Abs. 1 BBiG).

Österreich: Arbeitgeber müssen für eine ausreichende Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz sorgen; die Unterweisung muss jedenfalls vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, während der Arbeitszeit stattfinden und nachweislich sein. Bei Arbeitnehmern, die der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig sind, hat sie in einer für sie verständlichen Sprache zu erfolgen (§ 14 Abs. 1 und 4 ASchG). Weitere Unterweisungen folgen bei Versetzung oder Veränderung des Aufgabenbereiches, bei Einführung oder Änderung von Arbeitsmitteln, Arbeitsstoffen oder Arbeitsverfahren und nach Unfällen oder Ereignissen, die beinahe zu einem Unfall geführt hätten – letztere nur, sofern dies zur Verhütung weiterer Unfälle nützlich erscheint (§ 14 Abs. 2 ASchG).

Schweiz: Der Arbeitgeber sorgt dafür, dass alle Arbeitnehmer über die möglichen physischen und psychischen Gefährdungen und die Massnahmen des Gesundheitsschutzes ausreichend informiert und angeleitet werden; diese Information und Anleitung haben im Zeitpunkt des Stellenantritts und bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen zu erfolgen und sind nötigenfalls zu wiederholen. Sie erfolgen während der Arbeitszeit und dürfen nicht zu Lasten der Arbeitnehmer gehen (Art. 5 ArGV 3; Wortlaut in Kraft seit 1. Oktober 2015, konsolidierte Fassung vom 18. August 1993, Stand am 1. September 2024).

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Fragen zur Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz wenden Sie sich an Ihr Gesundheitsamt oder an den vom Gesundheitsamt beauftragten Arzt, bei Fragen zur Sicherheitsunterweisung an Ihre Berufsgenossenschaft beziehungsweise die zuständige Aufsichtsstelle. Bei Auszubildenden beraten die Ausbildungsberaterinnen und -berater der zuständigen Stelle zu Vertrags- und Planungsfragen. Kassendifferenzen, die Sie nach der Ursachenanalyse nicht zuordnen können, klären Sie mit der Steuerberatung, bevor Sie sie als Verlust buchen.