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Terminbuchung und Kasse im Salon verbinden

Aktualisiert:

Kurz gesagt

Online-Termine und Kasse verbinden Sie in sieben Schritten: Termin anlegen, Kunden zuordnen, Leistung festlegen, Anzahlung als eigene Zahlung führen, am Termin den Bon aus dem Termin öffnen, die Anzahlung abziehen, den Termin schließen. Eine Ausfallgebühr bucht die Kasse nur, wenn der Anspruch besteht; ob er besteht, ist eine Rechtsfrage außerhalb der Kasse.

Das Wichtigste

  • Der Bon wird aus dem Termin geöffnet; Kunde, Leistung, Mitarbeiter und Dauer kommen aus dem Terminsystem, nicht aus einer erneuten Eingabe.
  • Eine online bezahlte Anzahlung ist eine eigene Zahlung mit eigener Referenz; sie wird beim Bon als bereits geleistet geführt und nicht als Rabatt.
  • Die Kasse bucht Rückzahlung, Einbehalt oder Ausfallgebühr nur als Vorgang eines Anspruchs, den Sie vorher rechtlich geklärt haben; die Kasse prüft den Anspruch nicht.
  • Zur Kasse gehören nur die Felder, die der Bon braucht; Notizen zu Haut oder Gesundheit sollten nicht in den Terminexport wandern.

Ein Salon mit Online-Buchung führt zwei Systeme: den Kalender, in dem Termine entstehen, und die Kasse, in der bezahlt wird. Die Verbindung entscheidet, ob am Termin ein Bon in wenigen Sekunden offen ist oder ob Kunde, Leistung und Preis ein zweites Mal getippt werden. Welche Kriterien für Kassen im Salon gelten, steht in Kasse für den Friseursalon.

Die Schrittfolge von der Buchung bis zum Bon

Die Reihenfolge ist ein redaktioneller Vorschlag; Namen und Menüs unterscheiden sich je nach System.

  1. Termin entstehen lassen: Der Kunde bucht online oder Sie legen den Termin an. Das Terminsystem vergibt eine Termin-Nummer.
  2. Kunden zuordnen: Der Termin wird einem Kundeneintrag zugeordnet. Beim ersten Besuch legt das System den Eintrag an; bei Wiederkehr sucht es nach einer festen Kennung wie der E-Mail-Adresse, nicht nach dem Namen allein.
  3. Leistung und Dauer festlegen: Die gebuchte Leistung steht mit Preisvariante und Mitarbeiter im Termin.
  4. Anzahlung führen: Wird eine Anzahlung verlangt, erscheint sie als eigene Zahlung mit der Termin-Nummer als Referenz.
  5. Am Termin den Bon öffnen: Aus dem Termin wird ein Bon geöffnet; Kunde, Leistung, Mitarbeiter und Preis sind vorbelegt.
  6. Bon ergänzen und abschließen: Sie ergänzen Warenverkauf oder Zuschläge, ziehen die geleistete Anzahlung ab und kassieren den Rest.
  7. Termin schließen: Der Termin erhält den Status „bezahlt“ und verweist auf die Belegnummer.

Eine Verbindung funktioniert, wenn Schritt 5 ohne erneute Eingabe auskommt und Schritt 7 den Status im Kalender setzt.

Anzahlung und Ausfallgebühr im Ablauf

Die Tabelle zeigt, was in Kalender und Kasse passieren soll. Sie nennt keine steuerliche Behandlung; die klärt der Steuerartikel unten.

Ereignis Im Terminsystem In der Kasse Was Sie prüfen
Kunde zahlt Anzahlung online Zahlung mit Termin-Nummer Eigene Zahlung (Anzahlung) mit Verweis auf den Termin Erscheint die Zahlung im Zahlungsabgleich mit der Bank? Siehe Zahlungsabgleich
Kunde erscheint Status „erschienen“ Anzahlung wird beim Bon abgezogen Steht der abgezogene Betrag auf dem Bon als bereits gezahlt?
Kunde sagt rechtzeitig ab Termin storniert Rückzahlung oder Einbehalt, soweit der Anspruch besteht Hat die Rückzahlung eine eigene Belegnummer?
Kunde erscheint nicht Status „nicht erschienen“ Ausfallgebühr als eigene Position, soweit der Anspruch besteht Ist der Anspruch vorab rechtlich geklärt, und verweist die Position auf den Termin?
Termin wird verschoben Neuer Termin mit derselben Anzahlung Anzahlung bleibt dem neuen Termin zugeordnet Wandert die Referenz mit?

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Der Termin kostet 80 Euro, die Anzahlung beträgt 20 Euro. Am Termin zahlt der Kunde 80 − 20 = 60 Euro. Der Bon weist 80 Euro Leistung und 20 Euro bereits geleistete Anzahlung aus. Das Beispiel sagt nichts darüber, wie die Anzahlung steuerlich zu behandeln ist; dazu siehe Teil-, Abschlags- und Anzahlungsrechnung und fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie eine Ausfallgebühr steuerlich zu behandeln ist.

Welche Daten wandern

Geben Sie der Kasse nur Felder, die der Bon braucht. Das ist eine redaktionelle Empfehlung; die rechtliche Einordnung der Kundendaten steht in Kundenkartei im Salon und Datenschutz.

Feld Wandert in die Kasse? Grund
Name und Kundennummer ja Zuordnung des Bons zum Termin
Leistung, Preisvariante, Mitarbeiter ja Bon und Auswertung je Mitarbeiter
Dauer des Termins optional nur, wenn der Preis von der Dauer abhängt
E-Mail-Adresse optional nur für den Versand eines digitalen Belegs, falls Ihr Land ihn zulässt
Notizen zu Haut, Allergien, Gesundheit nein der Bon braucht sie nicht

Wird die Terminsoftware oder die Kasse von einem Anbieter in der Cloud betrieben, lesen Sie auch Cloud-Kasse und Datenschutz.

Wo es hakt

  • Doppelte Kundeneinträge: Der Kunde bucht mit einer anderen E-Mail-Adresse und erhält einen zweiten Eintrag. Prüfen Sie, wie das System Duplikate meldet.
  • Fehlende Referenz: Eine Zahlung ohne Termin-Nummer lässt sich im Abgleich nicht zuordnen.
  • Preis im Termin und Preis in der Kasse weichen ab: Bei Preisänderungen gilt der Preis, der bei der Buchung galt, oder der aktuelle; legen Sie fest, welcher gilt, und prüfen Sie, ob das System es so umsetzt.
  • Bon am Folgetag: Wird der Bon erst am nächsten Tag geschlossen, passen Termin-Status und Beleg zeitlich nicht zusammen.

Checkliste für Ihren Betrieb

  • Aus dem Termin lässt sich ein Bon öffnen, ohne Kunde oder Leistung neu einzutippen.
  • Die Anzahlung hat eine Referenz auf die Termin-Nummer.
  • Beim Bon wird die Anzahlung als bereits geleistet geführt.
  • Rückzahlung und Einbehalt haben eigene Vorgänge.
  • Der Anspruch auf Einbehalt oder Ausfallgebühr ist vorab rechtlich geklärt, bevor die Kasse ihn bucht.
  • Der Termin-Status wird nach dem Bon gesetzt.
  • Nur die Felder, die der Bon braucht, wandern in die Kasse.

So prüfen Sie die Verbindung in fünf Schritten

  1. Legen Sie einen Testtermin mit Anzahlung an.
  2. Öffnen Sie den Bon aus dem Termin und zählen Sie, was Sie nachtragen müssen.
  3. Schließen Sie den Bon und prüfen Sie, ob der Termin-Status wechselt.
  4. Buchen Sie einen Testtermin als „nicht erschienen“ und prüfen Sie, ob die Gebührenposition auf den Termin verweist.
  5. Gleichen Sie die Testzahlungen mit dem Zahlungsbericht ab.

Häufige Fragen

Muss das Terminsystem im Kassensystem integriert sein?

Nein, es gibt zwei Wege: ein Terminmodul in der Kasse oder ein getrenntes Terminsystem mit Anbindung. Prüfen Sie beim getrennten System, welche Felder wandern und ob der Bon aus dem Termin vorbelegt wird. Beide Wege sind Auswahlkriterien, keine Vorgabe.

Was passiert mit der Anzahlung, wenn der Kunde den Termin absagt?

Ob die Anzahlung zurückzuzahlen ist oder einbehalten werden darf, ist eine Rechtsfrage und richtet sich nach dem Vertrag und dem geltenden Recht Ihres Landes; klären Sie das vorab mit Rechtsberatung. Die Kasse bucht das Ergebnis als eigenen Vorgang mit Verweis auf den Termin. Die steuerliche Behandlung steht in den verlinkten Steuerartikeln.