Kasse mit ERP verbinden: Wie die Integration funktioniert
Kurz gesagt
Zwischen Kassensystem und ERP laufen Artikelstamm, Preise und Steuerschlüssel zur Kasse sowie Verkäufe, Retouren und Zahlungssummen zum ERP. Als Ausgangsannahme führt das ERP die Stammdaten und die Kasse die Verkäufe; das ist eine redaktionelle Planung, keine Norm. Legen Sie vor dem Verbinden fest, welches System welchen Datensatz ändern darf und was bei Verbindungsausfall geschieht.
Das Wichtigste
- Die Datenrichtung der Tabelle (Stammdaten vom ERP, Verkäufe von der Kasse) ist eine redaktionelle Ausgangsannahme; Ihr Kassensystem kann anders arbeiten.
- Das Exportformat DSFinV-K 2.4 des Bundeszentralamts für Steuern führt je Bonposition ein Textfeld ART_NR (Artikelnummer) und ein Textfeld GTIN, beide mit bis zu 50 Zeichen.
- Die DSFinV-K-Umsatzsteuerschlüssel 1 und 2 stehen für den zum Zeitpunkt der Erfassung geltenden allgemeinen und ermäßigten Satz, nicht für eine feste Prozentzahl (Anlage 2, Stand 5. Dezember 2024).
- Wann ein Verkauf den Bestand im ERP mindert (je Bon, im Intervall oder am Tagesabschluss), ist eine Prüffrage an den Anbieter.
Ein Verkauf an der Kasse berührt mehrere Datensätze zugleich: den Artikel, seinen Preis, den Steuerschlüssel, den Bestand und die Zahlart. Die Integration entscheidet, welches System jeden dieser Datensätze führt und wie Änderungen zum anderen System gelangen. Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) nennt verteilte Datenhaltung ohne Datenverbindung zwischen den Programmen als Ursache uneinheitlicher Stammdaten. Wie die Übertragung technisch läuft, behandelt Schnittstellen zwischen Kasse und ERP; dieser Artikel klärt vorher, was überhaupt übertragen wird.
Welche Daten fließen in welche Richtung?
Ausgangsannahme der Tabelle: Das ERP führt die Stammdaten, die Kasse erfasst den Verkauf, und es gibt höchstens einen Onlineshop als weiteren Kanal. Die Spalte „Führendes System“ ist unser Vorschlag und keine Norm. Verschieben Sie sie, wenn Ihre Kasse etwa den Preis pflegt.
| Datensatz | Richtung | Führendes System | Prüffrage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Artikelstamm (Bezeichnung, Artikelnummer, GTIN, Warengruppe, Steuerschlüssel) | ERP zur Kasse | ERP | Wird die GTIN als Text übernommen, auch mit führenden Nullen? |
| Preise und Aktionspreise | ERP zur Kasse | ERP | Kann ein Preis mit Gültig-ab-Zeitpunkt übergeben werden? |
| Steuerschlüssel und Steuersätze | ERP zur Kasse | ERP | Wird ein Satzwechsel mit Stichtag übertragen (Preise und Steuersätze pflegen)? |
| Verkaufspositionen (Artikel, Menge, Preis, Steuerschlüssel, Zahlart) | Kasse zum ERP | Kasse | Welche eindeutige Nummer trägt ein Bon, und wie wird ein doppelt gesendeter Bon erkannt? |
| Storno und Retoure | Kasse zum ERP | Kasse | Wird die Ware wieder verkaufsfähig oder ausgebucht? |
| Bestandsabgang durch Verkauf | Kasse zum ERP | ERP (führt den Bestand) | Wann mindert ein Verkauf den Bestand: je Bon, im Intervall, am Tagesabschluss? |
| Bestand für Shop und Filialen | ERP zum Shop | ERP | Wie alt darf der Wert höchstens sein? (Onlineshop anbinden) |
| Summen je Zahlart und Tagesabschluss | Kasse zum ERP | Kasse | Welche Summen gehen an die Buchhaltung (Übergabe an DATEV)? |
| Kundendaten (Rechnungsempfänger, Kundenkarte) | in beide Richtungen | ERP | Welche Felder darf die Kasse ändern? |
| Bestellung und Wareneingang | nur im ERP | ERP | Die Kasse ist nicht beteiligt. |
Was das Exportformat der Finanzverwaltung über Artikeldaten zeigt
Das Bundeszentralamt für Steuern beschreibt mit der DSFinV-K ein Datenformat, in dem deutsche Kassensysteme Kassendaten bereitstellen (DSFinV-K). Als Beispiel für ein Datenmodell ist es hilfreich, weil es Nummer und Satz trennt. Die Datei Bonpos enthält je Position ein Feld ART_NR und ein Feld GTIN, beide als Text bis 50 Zeichen. Die Datei Stamm_USt ordnet jedem Umsatzsteuerschlüssel einen Prozentsatz zu.
Die Schlüssel 1 und 2 stehen laut Anlage 2 für den zum Zeitpunkt der Erfassung geltenden allgemeinen und ermäßigten Satz. Daraus folgt für Ihre Integration ein Vorschlag, kein Gebot: Geben Sie dem Artikel einen Steuerschlüssel mit und lassen Sie den Satz in einer Tabelle mit Gültigkeitsdatum stehen, statt ihn in jedem Artikel zu speichern. Die GTIN gehört als Text in das Feld. GS1 hält fest, dass bei einer GTIN-12 führende Nullen zur Nummer gehören und beim Speichern erhalten bleiben müssen.
Schritt für Schritt: Kasse und ERP verbinden
Sie brauchen vorab die Zugangsdaten beider Systeme, einen Testmandanten oder ein Testsystem und eine Liste mit fünf Artikeln, darunter einer mit Aktionspreis und einer mit Variante.
- Führung festlegen. Übernehmen Sie die Tabelle oben und tragen Sie je Zeile ein, welches System schreiben darf. Ergebnis: Jede Zeile hat genau ein führendes System.
- Schlüssel wählen. Vergeben Sie eine eigene Artikelnummer, die in beiden Systemen gleich lautet, und führen Sie die GTIN als Zusatzfeld (Artikelnummern im ERP). Ergebnis: Ein Artikel hat in beiden Systemen dieselbe Nummer.
- Übertragungsart wählen. Entscheiden Sie zwischen Schnittstelle, Datei und Ereignismeldung (Entscheidungstabelle). Ergebnis: Sie haben je Zeile der Tabelle Art und Takt notiert.
- Stammdaten übertragen. Senden Sie die fünf Testartikel vom ERP zur Kasse. Ergebnis: Bezeichnung, Preis, Steuerschlüssel und GTIN stimmen an der Kasse mit dem ERP überein (Stammdaten pflegen).
- Testverkäufe buchen. Verkaufen Sie von einem Artikel drei Stück und nehmen Sie eins zurück. Ergebnis: Der Bestand im ERP ändert sich um zwei Stück, sobald die Übertragung gelaufen ist.
- Ausfall prüfen. Trennen Sie die Verbindung, buchen Sie fünf Verkäufe, stellen Sie die Verbindung wieder her. Ergebnis: Alle fünf Verkäufe erscheinen einmal im ERP. Die Kasse selbst muss weiter verkaufen können; zum Verhalten der Kasse siehe Internetausfall an der Kasse.
- Stichprobe nach dem Start. Vergleichen Sie nach einer Woche Tagesumsatz der Kasse und gebuchte Umsätze im ERP für drei beliebige Tage. Ergebnis: Die Summen stimmen überein oder die Abweichung ist erklärt.
Beispielrechnung: Bestand zwischen zwei Übertragungen
Beispiel (erfundene Zahlen): Ein Artikel hat im ERP und im Shop einen Bestand von 20 Stück. An der Kasse werden vormittags 6 Stück verkauft und 1 zurückgenommen. Der richtige Bestand lautet 20 − 6 + 1 = 15 Stück.
| Übertragung | Bestand im Shop um 12 Uhr | Folge |
|---|---|---|
| Je Bon | 15 Stück | Der Shop zeigt den richtigen Bestand. |
| Am Tagesabschluss | 20 Stück | Der Shop zeigt 5 Stück zu viel und kann bis zu 5 Stück verkaufen, die nicht mehr vorrätig sind. |
Ob der Abstand ein Problem ist, hängt von Ihrer Verkaufsmenge ab. Setzen Sie die Stückzahl, die zwischen zwei Übertragungen verkauft wird, ins Verhältnis zum Bestand: Je kleiner der Bestand, desto kürzer sollte das Intervall sein (unsere Einschätzung).
Typische Fehler und ihre Anzeichen
- Zwei Systeme dürfen denselben Preis ändern. Anzeichen: Regalpreis und Bonpreis weichen ab. Legen Sie ein führendes System fest.
- Die GTIN wird als Zahl gespeichert. Anzeichen: Die GTIN im ERP hat weniger Stellen als der Barcode. Speichern Sie die GTIN als Text.
- Bons werden bei Wiederholung doppelt gebucht. Anzeichen: Der Bestand im ERP sinkt stärker als die Verkaufsmenge. Verlangen Sie eine eindeutige Bonnummer je Datensatz und prüfen Sie, wie das ERP einen zweiten Eingang erkennt.
- Ein Satzwechsel wird nur an einer Stelle gepflegt. Anzeichen: Kasse und ERP weisen für denselben Tag unterschiedliche Steuerbeträge aus. Beachten Sie die Reihenfolge in Preise und Steuersätze pflegen.
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie die Steuerberatung dazu, wenn Kassendaten in die Buchhaltung gehen und noch nicht festgelegt ist, in welcher Summe und mit welchem Steuerschlüssel. Fragen Sie den Anbieter nach der technischen Dokumentation der Schnittstelle, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.