Anzahlung und Vorbestellung an der Kasse buchen
Kurz gesagt
Erfassen Sie eine Anzahlung beim Empfang als eigenen Vorgang mit Beleg und lösen Sie sie bei der Abholung auf. Die Umsatzsteuer auf vorab vereinnahmte Beträge entsteht in Deutschland und, bei Sollbesteuerung, in Österreich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung, in der Schweiz mit der Vereinnahmung.
Das Wichtigste
- Deutschland, Berechnung nach vereinbarten Entgelten: Wird das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
- Deutschland: In der Endrechnung sind die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen nach § 14 Abs. 1 bis 4 UStG ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).
- Deutschland: Wurde ein Entgelt entrichtet, die Leistung aber nicht ausgeführt, ist die Steuer im Zeitraum der Änderung zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 1 Satz 8 UStG).
- Österreich: Eine Anzahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung ist elektronisch zu erfassen, weil die Barzahlung entscheidet, nicht der Zeitpunkt der Leistung (Erlass vom 29. September 2026, Abschnitt 3); Beleg und Erfassung gelten auch für Anzahlungen (Abschnitt 4.6.5).
- Schweiz: Bei Vorauszahlungen für nicht steuerbefreite Leistungen entsteht die Steuerforderung mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 1 Buchst. c MWSTG); eine Korrektur des bezahlten Entgelts passt die Steuerschuld im Zeitpunkt der Verbuchung an (Art. 41 Abs. 1 MWSTG).
Wer Ware oder eine Leistung vorbestellt und vorab bezahlt, löst an der Kasse zwei Zahlungsvorgänge aus: die Anzahlung bei der Bestellung und die Restzahlung bei der Abholung. Die Kasse muss beide so verbinden, dass am Ende der volle Umsatz einmal und die Steuer richtig erscheint.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Kundennummer oder Bestellnummer, die Anzahlung und Abholung verbindet.
- Den Preis der bestellten Ware mit Steuersatz.
- Eine Regel in Ihren Vertragsbedingungen für den Fall, dass der Kunde storniert.
- Einen Artikel „Anzahlung“ oder die Funktion Ihres Systems dafür; wie es heißt und wie es bucht, klärt der Hersteller.
Welche Fälle sind zu unterscheiden?
Eine Vorbestellung ohne Zahlung ist noch kein Umsatz. Zahlt der Kunde etwas im Voraus, kann es eine Anzahlung oder die Ausgabe eines Gutscheins sein. Beides ist eine Vorauszahlung, die Behandlung unterscheidet sich. Die DSFinV-K schließt für einen Mehrzweck-Gutschein eine Anzahlung wegen des fehlenden konkreten Leistungszusammenhangs aus (Anhang C); ein Einzweck-Gutschein wird dagegen bei der Ausgabe versteuert (§ 3 Abs. 14 Satz 2 UStG). Der österreichische Erlass behandelt eine Prepaid-Karte als Gutschein, nicht als Anzahlung (Abschnitt 2.4.10.1). Ordnen Sie den Vorgang im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ein. Zur Einlösung siehe Gutschein einlösen.
| Fall | Deutschland | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|---|
| Vorbestellung ohne Zahlung | anderer Vorgang (Bestellung), kein Umsatz (AEAO Nr. 1.11.1, DSFinV-K AVBestellung) | keine Barzahlung, daher nicht zu erfassen (Erlass, Abschnitt 3) | keine Zahlung, keine Steuerforderung aus Vorauszahlung (Art. 40 Abs. 1 Buchst. c MWSTG) |
| Anzahlung bar oder per Karte | Geschäftsvorfall; Typ „Anzahlungseinstellung“, Vorgangstyp Beleg (DSFinV-K) | Barumsatz; erfassen und Beleg erteilen (Erlass, Abschnitt 3, 4.6.5) | Steuer entsteht mit Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 1 Buchst. c, Abs. 2 MWSTG) |
| Restzahlung bei Abholung | Typ „Anzahlungsaufloesung“ mit Bezug zur Anzahlung (DSFinV-K); Endrechnung setzt Teilentgelt ab, wenn darüber Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG) | Restzahlung ist ebenfalls Barzahlung (Erlass, Abschnitt 2.4.11); ist die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld bereits im Aufzeichnungssystem erfasst, genügt auf dem Beleg der Verweis auf die Rechnungsnummer ohne Aufschlüsselung nach Steuersätzen | Restentgelt: Steuerforderung mit Rechnungsstellung bei vereinbarten (Art. 40 Abs. 1 Buchst. a MWSTG), mit Vereinnahmung bei vereinnahmten Entgelten (Abs. 2) |
| Storno mit Erstattung | Steuer im Zeitraum der Änderung berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 1 Satz 8 UStG) | Berichtigung nach § 16 Abs. 3 Z 2 UStG 1994 | Anpassung im Zeitpunkt der Verbuchung (Art. 41 Abs. 1 MWSTG) |
Zum Steuerzeitpunkt: In Deutschland entsteht bei der Berechnung nach vereinbarten Entgelten die Steuer auf den vorab vereinnahmten Teil mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG); bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (Buchst. b). In Österreich ist es bei der Sollbesteuerung ebenso (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994).
Beispielrechnung: Anzahlung, Abholung und Storno
Beispielrechnung (erfundene Zahlen, Deutschland, Berechnung nach vereinbarten Entgelten, Voranmeldungszeitraum Kalendermonat, Ware mit 7 Prozent als Annahme): Ein Kunde bestellt im Mai eine Ware zu 60,00 Euro brutto, zahlt 20,00 Euro an und holt sie im Juni ab.
| Schritt | Zeitpunkt | Betrag brutto | enthaltene Steuer | Voranmeldung |
|---|---|---|---|---|
| Anzahlung vereinnahmt | Mai | 20,00 | 1,31 | Mai |
| Abholung, Gesamtpreis | Juni | 60,00 | 3,93 | |
| abzüglich Anzahlung | −20,00 | −1,31 | ||
| Restzahlung | Juni | 40,00 | 2,62 | Juni (nach Abzug) |
Die enthaltene Steuer ist jeweils Brutto − Brutto ÷ 1,07; 3,93 − 1,31 = 2,62. Das Absetzen der Anzahlung in der Endrechnung setzt voraus, dass über sie eine Rechnung nach § 14 Abs. 1 bis 4 UStG ausgestellt wurde. Storniert der Kunde im Juni stattdessen und Sie erstatten 20,00 Euro, entfällt die Leistung. In Deutschland berichtigen Sie dann die im Mai angemeldeten 1,31 Euro im Voranmeldungszeitraum der Änderung (§ 17 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 1 Satz 8 UStG), also nicht rückwirkend im Mai. Behalten Sie die Anzahlung ganz oder teilweise ein, klären Sie die Folge mit Ihrer Steuerberatung.
Schritt für Schritt: Buchen an der Kasse
- Bestellung aufnehmen. Ohne Zahlung entsteht noch kein Umsatz; in Deutschland ist das ein Vorgang vom Typ Bestellung.
- Anzahlung erfassen. Buchen Sie sie als Anzahlung mit Bestellnummer, Zahlart und Steuersatz der bestellten Ware. Geben Sie einen Beleg aus.
- Bestellung markieren. Vermerken Sie Abholdatum und Restbetrag am Beleg.
- Bei Abholung auflösen. Rufen Sie die Anzahlung auf, buchen Sie den Gesamtpreis und ziehen Sie die Anzahlung ab; der Kunde zahlt den Rest.
- Bei Storno erstatten. Zahlen Sie die Anzahlung nach Ihren Bedingungen zurück und buchen Sie die Gegenbuchung mit Bezug zur Anzahlung; siehe Storno, Rückgabe und Gutschrift.
- Steuer melden. Die Anzahlung gehört in den Zeitraum der Vereinnahmung, die Berichtigung in den Zeitraum der Änderung.
In Österreich lässt der Erlass zu, einen Beleg für vorbestellte Ware vorab auszustellen und bei Ausfolgung nach Barzahlung zu übergeben; nicht getätigte Barumsätze sind zu stornieren (Abschnitt 4.4). Für Bäckereien siehe Vorbestellungen in der Bäckerei.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Umsatz erscheint doppelt | Anzahlung und Endbetrag beide als voller Umsatz gebucht | Anzahlung bei Abholung auflösen und abziehen |
| Anzahlung taucht im Tagesabschluss nicht auf | als Bestellung ohne Zahlung gebucht | Zahlung als Anzahlung nachbuchen, Bezug zur Bestellnummer |
| Steuer in der Endrechnung zu hoch | Anzahlung nicht abgesetzt | Endrechnung korrigieren, siehe Teilrechnung und Anzahlungsrechnung |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn der Steuersatz der Ware bei der Anzahlung noch nicht feststeht, wenn Sie Anzahlungen einbehalten oder wenn Anzahlungen für Leistungen mit Steuerbefreiung eingehen. Wie Ihr Kassensystem Anzahlungen bucht und Endrechnungen erstellt, beantwortet der Hersteller.