ERP-Lizenzmodelle: Kauf, Miete, Abo und Nutzerzahl
Kurz gesagt
ERP-Lizenzen werden gekauft, gemietet oder geleast; die Zahl der Nutzer kann in jedem Modell in den Preis eingehen. Nach deutschem Recht steht beim Kauf die dauerhafte Rechteübertragung im Mittelpunkt (§ 453 Abs. 1 i. V. m. § 433 BGB), bei Miete das Gewähren des Gebrauchs während der Mietzeit (§ 535 BGB). Ob Ihr Vertrag Kauf oder Miete ist, entscheidet sein Inhalt.
Das Wichtigste
- Deutsches Recht: Der Kauf eines Rechts folgt den Kaufregeln (§ 453 Abs. 1 BGB); Miete verpflichtet den Vermieter, den Gebrauch während der Mietzeit zu gewähren (§ 535 Abs. 1 BGB).
- Bei Mietverträgen entfällt die Miete, solange ein Mangel den Gebrauch aufhebt, und mindert sich bei geminderter Tauglichkeit; unerhebliche Minderungen zählen nicht (§ 536 Abs. 1 BGB). Verträge können abweichen.
- EU-Datengesetz (Verordnung (EU) 2023/2854), seit 12. September 2025 anwendbar: Verträge über Datenverarbeitungsdienste, zu denen Cloud-Dienste zählen, müssen eine Kündigungsfrist für den Wechsel von höchstens zwei Monaten und mindestens 30 Tage Datenabruf vorsehen (Art. 25); ausgenommen sind befristete Test- und Bewertungsangebote ohne Vollversion (Art. 31 Abs. 2).
- Ab 12. Januar 2027 dürfen Anbieter solcher Dienste keine Wechselentgelte mehr erheben; davor nur ermäßigte bis zur Höhe ihrer Kosten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Wechsel (Art. 29). Art. 29 entfällt für kundenspezifisch entwickelte Dienste, die nicht im größeren kommerziellen Maßstab angeboten werden (Art. 31 Abs. 1).
Die Lizenzform legt fest, was Sie bekommen und was Sie nach dem Ende des Vertrags noch haben. Dieser Artikel stellt die Modelle gegenüber und nennt die Klauseln, die Sie vor der Unterschrift prüfen sollten. Die Rechtsnormen sind deutsches Recht, soweit nicht ausdrücklich das EU-Datengesetz genannt wird.
Welche Modelle gibt es?
Die Marktstudie Digital in NRW (2021) nennt drei Lizenzmodelle: Kauf, Miete und Leasing. Beim Kauf zahlen Sie eine hohe Anfangsinvestition und erhalten die Nutzungsrechte ohne zeitliche Begrenzung; Gebühren für Wartung kommen hinzu. Bei Miete stellt der Anbieter die Software als Dienst bereit, Sie zahlen regelmäßig und besitzen sie nie. Beim Leasing zahlen Sie Raten an einen Leasinggeber, danach gehen die Softwarerechte laut Studie auf Sie über.
Unabhängig davon steht die Preisformel: Die Studie beschreibt modulabhängige Preise (Basismodule plus Gebühr je Arbeitsplatz) und neuere Preismodelle, die sich an der Zahl der Arbeitsplatz- beziehungsweise Nutzerlizenzen ausrichten. Arbeitsplatzlizenzen sind teils abgestuft in Voll-, Funktions-, Device- und Admin-Nutzer.
Entscheidungstabelle
| Kriterium | Kauf | Miete oder Abo | Leasing |
|---|---|---|---|
| Was Sie erhalten | Dauerhaftes Nutzungsrecht; § 453 Abs. 1 BGB wendet die Kaufregeln auf den Kauf von Rechten an | Gebrauch während der Mietzeit; Anbieter muss ihn gewähren und die Leistung in geeignetem Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 BGB) | Rechte gehen nach Vertragsende über (Studie) |
| Zahlung | Einmalig, dazu Wartung (Studie) | Laufend; Wartung oft enthalten (Studie) | Rate bis Vertragsende |
| Kosten über lange Zeit | Studie: auf Dauer günstiger als Miete | Studie: auf Dauer deutlich höher | Studie: möglicherweise höher als Kauf |
| Bei Mängeln | Der Verkäufer hat das Recht frei von Sach- und Rechtsmängeln zu verschaffen (§ 433 Abs. 1 Satz 2 BGB; Satz 2 des § 453 Abs. 1 BGB betrifft nur Verbraucherverträge) | Miete entfällt, solange die Tauglichkeit aufgehoben ist, und mindert sich bei geminderter Tauglichkeit; eine unerhebliche Minderung bleibt außer Betracht (§ 536 Abs. 1 BGB) | Vertragsabhängig |
| Ende des Vertrags | Nutzungsrecht bleibt | Befristete Miete endet mit Zeitablauf (§ 542 Abs. 2 BGB) | Rechte gehen über |
| Wichtig zu klären | Wartungsvertrag, Updates | Datenzugriff und Export bei Vertragsende | Wer ist Vertragspartner |
Die Spalte „Leasing“ gibt die Studie wieder; rechtliche Besonderheiten des Leasings sind hier nicht ausgewertet. Individuell vereinbarte oder vorformulierte Klauseln können von den gesetzlichen Regeln abweichen; wie weit, ist im Einzelfall zu prüfen.
Klauseln, die Sie prüfen sollten
| Klausel | Prüffrage | Anker |
|---|---|---|
| Nutzer | Wie wird gezählt: namentlich, gleichzeitig, je Gerät? Gibt es abgestufte Nutzertypen? | Studie Kap. 4.3.1 |
| Laufzeit und Kündigung | Mindestlaufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist? | Bei unbefristeter Miete gilt die ordentliche Kündigung nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 542 Abs. 1 BGB) |
| Außerordentliche Kündigung | Was gilt, wenn der Gebrauch nicht rechtzeitig gewährt oder wieder entzogen wird? | § 543 Abs. 2 Nr. 1 BGB: wichtiger Grund bei Mietverträgen |
| Verfügbarkeit | Welche Verfügbarkeit gilt schriftlich, und was folgt bei Unterschreitung? | § 536 Abs. 1 BGB als gesetzlicher Maßstab bei Miete |
| Updates und Release-Wechsel | Im Preis oder gesondert? | Studie Kap. 4.2.1 |
| Preisänderung | Wann und wie darf der Anbieter den Preis ändern? | Vertragsinhalt |
| Datenexport und Löschung | Welche Datenarten, in welchem Format, wie lange abrufbar? | Art. 25 Abs. 2 EU-Datengesetz bei Cloud-Diensten |
| Wechselkosten | Was kostet der Export? | Art. 29 EU-Datengesetz |
Cloud-Verträge: was das EU-Datengesetz verlangt
Das Datengesetz (Verordnung (EU) 2023/2854) gilt seit dem 12. September 2025. Es richtet sich an Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten; die Erwägungsgründe nennen Software als Dienst (SaaS) als eines der Bereitstellungsmodelle. Ob ein bestimmtes ERP-Abo darunterfällt, hängt vom Dienst ab; Ausnahmen gibt es nur eingeschränkt: Für Dienste, deren zentrale Funktionen auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten wurden und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab über den Katalog des Anbieters angeboten werden, entfallen Art. 23 Buchst. d, Art. 29 und Art. 30 Abs. 1 und 3, nicht aber Art. 25 (Art. 31 Abs. 1). Test- und Bewertungsangebote in nicht vollständiger Version für begrenzte Zeit sind vom ganzen Kapitel ausgenommen (Art. 31 Abs. 2).
Für Verträge über solche Dienste nennt Art. 25 Abs. 2 Mindestinhalte: eine Kündigungsfrist für den Wechsel von höchstens zwei Monaten, eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen, eine Liste der exportierbaren Datenkategorien, einen Datenabruf von mindestens 30 Kalendertagen nach der Übergangszeit und, sofern der Wechsel erfolgreich vollzogen ist, die vollständige Löschung der exportierbaren Daten nach Ablauf des Abrufzeitraums oder eines vereinbarten späteren Zeitpunkts. Ist die Übergangsfrist technisch nicht durchführbar, darf der Anbieter innerhalb von 14 Arbeitstagen einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten nennen (Abs. 4).
Wechselentgelte regelt Art. 29: Ab dem 12. Januar 2027 darf der Anbieter keine Wechselentgelte mehr erheben. Vom 11. Januar 2024 bis zum 12. Januar 2027 sind ermäßigte Entgelte erlaubt, die seine Kosten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Wechsel nicht übersteigen. Das Verbot beginnt nach dem Stand dieses Artikels erst in der Zukunft.
So entscheiden Sie
- Notieren Sie je Angebot, ob Kauf, Miete oder Leasing vereinbart wird, und legen Sie den Kostenvergleich über Ihren Planungszeitraum an, wie in ERP-Kosten beschrieben.
- Klären Sie die Nutzerzählung und rechnen Sie Ihre Planung für das Wachstum ein.
- Prüfen Sie die Klauseln der zweiten Tabelle schriftlich im Angebot.
- Bei Cloud-Verträgen: Verlangen Sie die Angaben zu Kündigungsfrist, Datenexport und Wechselentgelten ausdrücklich im Vertrag.
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