ERP-Kosten: Einführung, Lizenz, Betrieb und versteckte Posten
Kurz gesagt
Rechnen Sie ein ERP über den geplanten Nutzungszeitraum und in fünf Kostenarten: Lizenz oder Miete, Wartung und Support, Dienstleistungen, Hardware und interne Arbeitszeit. Legen Sie die fünf Arten je Angebot nebeneinander und fragen Sie nach, welche im Preis fehlen, bevor Sie Angebote vergleichen.
Das Wichtigste
- Die Marktstudie Digital in NRW (2021) nennt fünf Kostenkomponenten: Lizenzen, Wartung und Support, Dienstleistungen, Hardware, interne Kosten.
- Dieselbe Studie nennt für Lizenz plus Dienstleistung 2.600 bis 4.000 Euro je ERP-Nutzer (Anbieterangaben für 15 Nutzer, ohne reine Mietangebote).
- Die Mehrzahl der Anbieter empfiehlt laut Studie einen Release-Wechsel alle zwei Jahre; dessen Kosten sind in den Wartungskosten nicht berücksichtigt.
- Die Beispielrechnung unten verwendet erfundene Annahmen, mit Ausnahme des genannten Studienwerts.
Ein ERP-Angebot nennt Lizenz oder monatliche Miete. Was ein System in fünf Jahren kostet, setzt sich aus mehr Posten zusammen, und die Studie nennt mehrere, die Angebote in der Regel nicht beziffern. Dieser Artikel ordnet sie und rechnet ein Beispiel für zehn Nutzer.
Die fünf Kostenarten
Die Marktstudie Digital in NRW (2021) gliedert die Kosten einer ERP-Einführung in fünf Komponenten. Die Tabelle ergänzt, worauf Sie im Angebot achten sollten.
| Kostenart | Was die Studie dazu sagt | Prüffrage im Angebot |
|---|---|---|
| Lizenz oder Miete | Einmalige Lizenzgebühr oder monatliche Miete; bei Cloud-Betrieb ersetzen jährliche Nutzungsgebühren die Anschaffung | Was zählt als Nutzer, welche Module sind enthalten? |
| Wartung und Support | Pflege, Updates, Upgrades, Anwenderbetreuung; bei On-Premise-Installationen sind Updates und Upgrades häufig nicht enthalten, bei Cloud-Betrieb meist inklusive; Kosten künftiger Release-Wechsel sind darin nicht berücksichtigt | Sind Updates und Release-Wechsel im Preis? |
| Dienstleistungen | Beratung, Parametrisierung, Anpassung, Schulung, Datenmigration | Festpreis oder Aufwand, mit welchem Tagessatz? |
| Hardware | Nur bei Betrieb auf eigenen Servern; laut Studie beziffern Angebote der Hersteller die Hardwarekosten in der Regel nicht, sie geben Anforderungen an | Welche Serverleistung ist nötig, wer richtet sie ein? |
| Interne Kosten | Arbeitszeit der eigenen Leute im Projekt; ob zusätzliches Personal nötig wird, hängt vom Einzelfall ab | Wie viele Stunden fallen bei Ihnen an, und wer übernimmt sie? |
Die Formulierungen in der Tabelle geben die Studie wieder; sie beruht auf einer Anbieterbefragung von Mai bis Juni 2020 (veröffentlicht 2021) und ist keine Preisliste.
Beispielrechnung: zehn Nutzer, fünf Jahre
Beispielrechnung mit erfundenen Annahmen. Ein Betrieb mit zehn ERP-Nutzern vergleicht Kauf mit eigenem Server und Miete. Alle Beträge sind netto in Euro. Nur der Ausgangswert für Lizenz und Einführung stammt aus der Studie: Die Mitte der Spanne von 2.600 bis 4.000 Euro je Nutzer ist 3.300 Euro, bei zehn Nutzern 33.000 Euro. Die Studie erhob diesen Wert für 15 Nutzer; die Übertragung auf zehn ist hier eine Annahme.
| Posten | Kauf (eigener Server) | Miete (Cloud) | Annahme |
|---|---|---|---|
| Lizenz und Einführung, einmalig | 33.000 | 12.000 | Kauf: Studienmitte × 10; Miete: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung |
| Server und Einrichtung, einmalig | 6.000 | 0 | Annahme |
| Miete, 10 Nutzer × 80 Euro × 60 Monate | 0 | 48.000 | Annahme 80 Euro je Nutzer und Monat |
| Wartung und Support, 5 Jahre | 15.000 | 0 | Annahme 3.000 Euro je Jahr; bei Miete als enthalten angesetzt |
| Release-Wechsel, 2 in 5 Jahren | 8.000 | 0 | Annahme 4.000 Euro je Wechsel; bei Miete als enthalten angesetzt |
| Interne Arbeit im Projekt | 6.000 | 6.000 | Annahme 120 Stunden × 50 Euro |
| Interne Arbeit im Betrieb, 5 Jahre | 10.000 | 5.000 | Annahme 40 beziehungsweise 20 Stunden je Jahr × 50 Euro |
| Summe fünf Jahre | 78.000 | 71.000 | |
| je Nutzer und Jahr | 1.560 | 1.420 | Summe ÷ 10 ÷ 5 |
Nicht enthalten sind Anpassungen über die Grundeinrichtung hinaus, Schnittstellen, zusätzliche Nutzer, Preiserhöhungen und Kosten eines späteren Wechsels.
Was die Rechnung über fünf Jahre verdeckt
In diesem Beispiel ist die Miete nach fünf Jahren günstiger. Der Grund liegt im Zeitraum: Nach den Annahmen kostet der Kauf einmalig 45.000 Euro, die Miete 18.000 Euro, also 27.000 Euro weniger. Dafür liegen die laufenden Kosten bei Kauf um 7.000 Euro im Jahr (Wartung 3.000, Release-Wechsel gemittelt 2.000, interne Arbeit 2.000), bei Miete um 10.600 Euro (Miete 9.600, interne Arbeit 1.000). Die Differenz von 3.600 Euro im Jahr holt den Vorsprung der Miete nach rund 7,5 Jahren ein (27.000 ÷ 3.600).
Die Studie sagt dasselbe in allgemeiner Form: Die Kosten des Miet-Lizenzmodells sind auf Dauer deutlich höher als bei Kauf und Leasing, und eine Cloud-Entscheidung sei mindestens über zehn bis 15 Jahre zu rechnen. Rechnen Sie Ihre Angebote deshalb mindestens zweimal, über fünf Jahre und über Ihren geplanten Nutzungszeitraum.
Typische Lücken im Angebot
- Release-Wechsel: Die Studie nennt ihn als eigene Kostenkomponente und berichtet, dass die Mehrzahl der Anbieter alle zwei Jahre dazu rät. Die Dienstleistungsaufwände des Anbieters dafür stehen laut Studie in der Regel nicht in Aufwandsabschätzungen oder Angeboten. Fragen Sie, ob Wechsel und Aufwand im Preis stehen, und verlangen Sie Festpreis oder Obergrenze.
- Hardware: Laut Studie beziffern Hersteller die Hardwarekosten in der Regel nicht. Holen Sie für den Server ein eigenes Angebot ein.
- Wachstum: Bei transaktionsbasierter Abrechnung kann steigende Nutzung die Cloud-Kosten über die eines eigenen Systems heben (Studie, Kap. 4.3.2). Rechnen Sie Ihre Planung für Nutzer und Belegzahl mit.
- Ausstieg: Hohe Wechselkosten nennt die Studie als Nachteil des Cloud-Betriebs. Nehmen Sie den Datenexport als eigene Zeile auf.
So gehen Sie vor
- Legen Sie Nutzerzahl, Module und Planungszeitraum fest, bevor Sie Angebote einholen.
- Tragen Sie je Angebot die fünf Kostenarten in eine Tabelle wie oben ein; leere Felder markieren Sie als offene Frage an den Anbieter.
- Setzen Sie Ihre eigenen Stunden und Ihren eigenen Stundensatz für die internen Kosten ein.
- Rechnen Sie über fünf Jahre und über den geplanten Nutzungszeitraum.
- Fahren Sie mit ERP auswählen in sieben Schritten fort; die Gewichtung von Kosten und Funktionen zeigt ERP-Ausschreibung: Anbieter fair vergleichen. Zu den Lizenzformen siehe ERP-Lizenzmodelle.