Kasse mieten oder kaufen: Entscheidungshilfe
Kurz gesagt
Ob Kaufen, Mieten oder Leasen günstiger ist, entscheidet die geplante Nutzungsdauer im Verhältnis zum Ausgleichsmonat, ab dem sich der höhere Kaufpreis gegenüber den Mietzahlungen rechnet. Prüfen Sie im Vertrag Laufzeit, Kündigung, Austausch und Datenzugriff. In Deutschland sind auch gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme dem Finanzamt zu melden.
Das Wichtigste
- Rechnen Sie Kauf und Miete über dieselbe Nutzungsdauer; der Ausgleichsmonat ist die Einmaldifferenz geteilt durch die Differenz der Monatskosten.
- Miete: Das Gerät bleibt beim Anbieter. Kauf: Es gehört Ihnen. Leasing: Der Vertrag regelt Übernahme, Verlängerung und Rückgabe.
- Deutschland: Auch ein gemietetes oder geleastes elektronisches Kassensystem (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV) ist dem Finanzamt zu melden; bei Leasing oder Leihe gilt statt des Anschaffungsdatums der Beginn des Leasings, des Leihvertrags oder der Zurverfügungstellung (AEAO Nr. 1.16.2.6); die offene Ladenkasse ist nicht erfasst.
- Deutschland, Mietvertrag nach BGB: Der Vermieter muss die Mietsache in gebrauchsfähigem Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB).
Die Frage ist nicht, welche Form üblich ist, sondern welche für Ihre Nutzungsdauer und Ihren Betrieb in der Summe am wenigsten kostet und am wenigsten bindet. Der Artikel ordnet die drei Wege, gibt Kriterien mit Fragen an den Anbieter und endet in einer Entscheidungstabelle.
Worum es bei der Auswahl geht
Beim Kauf zahlen Sie das Gerät einmal und besitzen es. Bei der Miete zahlen Sie laufend, und das Gerät bleibt beim Anbieter. Beim Leasing zahlen Sie Raten über eine feste Laufzeit; der Vertrag legt fest, was am Ende geschieht. Software kann in jedem der drei Fälle einmalig oder als Abo berechnet sein. Der Artikel behandelt die Kasse als Ganzes; für das Kartenterminal allein gilt Kartenterminal kaufen oder mieten, weitere Wege zeigt Kasse finanzieren.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Gesamtkosten über die Nutzungsdauer | Der Monatspreis zeigt nur einen Teil | Ausgleichsmonat berechnen (Rechenweg) | Welche Zahlungen fallen einmalig, monatlich und am Ende an? |
| Mindestlaufzeit und Kündigung | Ein befristeter Vertrag endet mit Zeitablauf, wenn er nicht außerordentlich gekündigt oder verlängert wird (§ 542 Abs. 2 BGB, Mietvertrag nach deutschem Recht) | Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist im Vertrag lesen (Vertrag prüfen) | Verlängert sich der Vertrag, wenn ich nicht kündige? Was kostet die vorzeitige Beendigung? |
| Austausch und Ersatz | Bei Mietverträgen nach BGB muss der Vermieter die Mietsache während der Mietzeit gebrauchsfähig halten (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB) | Prüfen, ob der Vertrag davon abweicht | Wie schnell kommt Ersatz, wer zahlt Versand? |
| Eigentum am Laufzeitende | Entscheidet über Restwert und Austauschkosten | Klausel zu Rückgabe, Übernahme, Verlängerung | Zu welchem Preis kann ich das Gerät übernehmen? |
| Kapitalbedarf | Kauf bindet Geld am Anfang | Einmalbetrag gegen Ihre Liquidität legen | Gibt es Ratenzahlung ohne Laufzeitbindung? |
| Datenzugriff beim Ende | Sie brauchen Ihre Daten auch nach dem Vertrag (Datenexport) | Exportformat und Frist erfragen | Wie lange habe ich nach der Kündigung Zugriff? |
| Meldung der Kasse, Deutschland | Gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme (nicht die offene Ladenkasse) sind genauso zu melden wie gekaufte | Siehe Abschnitt unten | Wer übermittelt die Meldung, und was kostet es? |
| Erweiterbarkeit | Ein zweiter Kassenplatz ändert die Rechnung | Preis je zusätzlichem Platz erfragen | Kann ich Plätze mitten in der Laufzeit hinzufügen oder abbestellen? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Preise nennt der Artikel nicht; sie stehen im Angebot. Tragen Sie je Weg die folgenden Posten ein.
- Kauf: Gerätepreis, Einrichtung, Zubehör, Software und Support (einmalig oder monatlich), Ersatz bei Defekt nach der Garantie.
- Miete: monatliche Gebühr, Einrichtungsgebühr, Gebühren für Mehrgeräte, Kosten bei vorzeitiger Kündigung, Versand bei Austausch.
- Leasing: Rate, Laufzeit, Anzahlung, Schlussrate oder Übernahmepreis, Service, Restraten bei vorzeitigem Ende.
- In allen Fällen: Datenexport, Meldung der Kasse und Zahlungsgebühren, die vom Zahlungsanbieter abhängen.
Ein Zahlenbeispiel mit angenommenen Preisen: Kostet der Kauf 1.400 Euro mehr einmalig und 39 Euro weniger im Monat als die Miete, liegt der Ausgleichsmonat bei 1.400 ÷ 39, also nach rund 36 Monaten. In diesem Beispiel ist bei kürzerer Nutzung die Miete günstiger, bei längerer der Kauf. Die vollständige Rechnung steht in Gesamtkosten einer Kasse berechnen.
Auch gemietete Kassen müssen gemeldet werden (Deutschland)
Wer aufzeichnungspflichtige Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a Abs. 1 AO erfasst (Kassensysteme und Registrierkassen, § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV; die offene Ladenkasse gehört nicht dazu), hat dem Finanzamt Anschaffung und Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 1 und 2 AO). Werden Systeme nicht erworben, sondern geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns, des Beginns des Leihvertrags oder der Zurverfügungstellung zu übermitteln (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.6); das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 stellt nicht angeschaffte, zum Beispiel gemietete oder geleaste Systeme angeschafften gleich. Der Steuerpflichtige bleibt verpflichtet; er kann eine bevollmächtigte Person mit der Übermittlung beauftragen. Details: Kassenmeldepflicht.
Vertrag nach deutschem Mietrecht: drei Normen
Ist der Kassenvertrag ein Mietvertrag nach BGB, sind drei Regeln für Sie wichtig. Der Vermieter muss Ihnen die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB). Ein auf bestimmte Zeit geschlossener Vertrag endet mit Zeitablauf, sofern er nicht außerordentlich gekündigt oder verlängert wird (§ 542 Abs. 2 BGB). Jede Partei kann aus wichtigem Grund fristlos kündigen; ein solcher liegt für den Mieter insbesondere vor, wenn ihm der vertragsgemäße Gebrauch nicht rechtzeitig gewährt oder wieder entzogen wird, wobei bei einer Pflichtverletzung grundsätzlich zunächst eine Abhilfefrist oder Abmahnung nötig ist (§ 543 Abs. 1 bis 3 BGB). Ob eine Klausel im Vertrag davon abweicht und wirksam ist, ist eine Einzelfrage. Leasing, Abo und Mischformen können davon abweichen. Verträge nach österreichischem oder schweizerischem Recht behandelt dieser Artikel nicht.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Eine Mindestlaufzeit, die länger ist als Ihr Planungshorizont.
- Eine automatische Verlängerung mit langer Kündigungsfrist.
- Eine Schlussrate oder ein Übernahmepreis, der nicht im Angebot steht.
- Kein Hinweis, was mit den Daten am Ende geschieht.
- Eine Preisanpassungsklausel ohne Grenze.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktaussage. Eine Staffel nach Umsatz enthält sie nicht: Zahlungsgebühren fallen bei Kauf und Miete an und ändern den Vergleich nicht, wenn sie in beiden Angeboten gleich sind.
| Situation | Was am meisten zählt | Naheliegender Weg zum Prüfen |
|---|---|---|
| Neugründung, ungewisse Dauer, wenig Kapital | Geringe Einmalzahlung, kurze Bindung | Miete mit kurzer Laufzeit rechnen |
| Betrieb mit geplanter Nutzung über dem Ausgleichsmonat | Gesamtkosten | Kauf rechnen |
| Wachsender Betrieb mit zusätzlichen Kassenplätzen | Erweiterung ohne neue Laufzeit | Miete oder Leasing mit Platzoption |
| Saisonbetrieb oder Pop-up | Laufzeit, die zur Saison passt | Miete mit monatlicher Kündbarkeit |
| Mehrere Standorte | Einheitliches System, Kündigung je Standort | Vertrag je Standort prüfen |
| Betrieb mit eigener IT-Betreuung | Wartung selbst | Kauf mit Supportvertrag rechnen |
So entscheiden Sie in fünf Schritten
- Legen Sie Nutzungsdauer, Zahl der Kassenplätze und verfügbares Kapital fest.
- Holen Sie für Kauf, Miete und gegebenenfalls Leasing Angebote ein und fragen Sie die offenen Posten ab (Versteckte Kosten).
- Berechnen Sie die Gesamtkosten und den Ausgleichsmonat.
- Lesen Sie die Verträge nach der Tabelle oben und markieren Sie Laufzeit, Kündigung, Übernahme und Datenzugriff.
- Klären Sie die steuerliche Behandlung der gewählten Form mit Ihrer Steuerberatung oder Treuhandstelle, bevor Sie unterschreiben.