ERP-Anbieter wechseln: Datenexport, Kündigung, Exit-Plan
Kurz gesagt
Sie kommen aus einem ERP-Vertrag heraus, indem Sie den Wechsel ankündigen, den Datenexport verlangen und fristgerecht kündigen. In der EU begrenzt der Data Act bei Datenverarbeitungsdiensten wie einem Cloud-ERP die Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels auf höchstens zwei Monate (Art. 25 Abs. 2 lit. d). Beim Wechsel zwischen Diensten gleicher Dienstart, für die keine gemeinsamen Spezifikationen oder harmonisierten Normen veröffentlicht sind, muss der Anbieter auf Verlangen alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben (Art. 30 Abs. 5). In Deutschland gelten zusätzlich die Kündigungsvorschriften des BGB; ein selbst betriebenes ERP auf Ihrem eigenen Server, das der Anbieter nicht als solchen Dienst bereitstellt, fällt nicht unter den Data Act.
Das Wichtigste
- Data Act (EU, Cloud-Dienste wie ein Cloud-ERP): Der Vertrag muss eine Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten vorsehen (Art. 25 Abs. 2 lit. d; deutsche Fassung nach der Berichtigung vom 9. September 2025).
- Data Act: Ohne veröffentlichte gemeinsame Spezifikationen oder harmonisierte Normen für Dienste gleicher Dienstart exportiert der Anbieter auf Verlangen des Kunden alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 30 Abs. 5).
- Data Act: Übergangszeitraum höchstens 30 Kalendertage ab Ablauf der Ankündigungsfrist, bei begründeter technischer Undurchführbarkeit bis zu sieben Monate; der Kunde kann ihn einmal verlängern (Art. 25 Abs. 2 lit. a, Abs. 4 und 5).
- Data Act: Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte verboten, bis dahin sind nur ermäßigte Entgelte bis zur Höhe der unmittelbaren Wechselkosten erlaubt; ausgenommen sind kundenspezifisch entwickelte Dienste nach Art. 31 Abs. 1 und Testangebote nach Art. 31 Abs. 2 (Art. 29).
- BGB (DE): Die feste Monatsgrenze des § 309 Nr. 9 lit. c BGB für Kündigungsfristen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt nach § 310 Abs. 1 Satz 1 BGB nicht unmittelbar gegenüber Unternehmern; dort ist § 307 Abs. 1 und 2 BGB der Maßstab.
- Schweiz: Für rein schweizerische Sachverhalte gilt schweizerisches Recht (OR); der Data Act erfasst aber Anbieter unabhängig vom Ort ihrer Niederlassung, die Kunden in der Union solche Dienste anbieten (Art. 1 Abs. 3 lit. f).
Prüfen Sie den ERP-Vertrag auf Datenexport-Klauseln und Fristen; die gesetzlichen Wechselrechte des Data Act (Art. 23, 25 und 30) bestehen auch ohne eine solche Klausel. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte von der Vertragsprüfung bis zur Übergabeprüfung. Die Rechtsgrundlage steht jeweils mit Land und Artikel dabei.
Was Sie vorab brauchen
- Den ERP-Vertrag, um Ankündigungsfrist, Datenexport-Klauseln und Wechselentgelte zu prüfen.
- Die Liste der Daten, die Sie exportieren müssen (Stammdaten, Belege, Bestände, Buchhaltung), und das neue System oder Ihre eigene Infrastruktur.
- Die Rechtsgrundlage: Data Act (EU) für Datenverarbeitungsdienste, BGB (DE), nationales Recht (CH).
Die Rechtsgrundlage
Data Act (EU, Deutschland, Österreich). Die Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025 (Art. 50) und richtet sich an Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, also Cloud-Diensten wie einem Cloud-ERP (Art. 2 Nr. 8). Ein ERP auf Ihrem eigenen Server (On-Premise) ist kein solcher Dienst, sofern der Anbieter es nicht als Dienst betreibt. Für die Einleitung des Wechsels darf der Vertrag eine Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten vorsehen (Art. 25 Abs. 2 lit. d). Die deutsche Berichtigung vom 9. September 2025 hat den früheren Ausdruck “Kündigungsfrist” durch “Ankündigungsfrist” ersetzt; gemeint ist die Ankündigung des Wechsels, nicht eine allgemeine Kündigungsfrist des ERP-Vertrags.
Der Export ist an drei Voraussetzungen gebunden: Wechsel zwischen Diensten der gleichen Dienstart, Ihr Verlangen, und keine veröffentlichten gemeinsamen Spezifikationen oder harmonisierten Normen für diese Dienstart. Dann exportiert der Anbieter alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 30 Abs. 5). Exportierbare Daten sind die Ein- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die unmittelbar oder mittelbar durch Ihre Nutzung oder gemeinsam erzeugt werden; ausgenommen sind Vermögenswerte oder Daten des Anbieters oder Dritter, die durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind oder ein Geschäftsgeheimnis darstellen (Art. 2 Nr. 38).
Der Übergangszeitraum für die Übertragung beträgt ab Ablauf der Ankündigungsfrist höchstens 30 Kalendertage (Art. 25 Abs. 2 lit. a); ist er technisch nicht durchführbar, muss der Anbieter das binnen 14 Arbeitstagen begründen und einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten nennen (Abs. 4), den Sie einmal verlängern können (Abs. 5). Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte verboten, bis dahin nur ermäßigte bis zur Höhe der unmittelbaren Wechselkosten (Art. 29 Abs. 1 bis 3).
Zwei Ausnahmen begrenzen den Anwendungsbereich: Für Dienste, deren zentrale Funktionen überwiegend auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten wurden oder deren Komponenten vollständig für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden und die nicht im größeren kommerziellen Maßstab über den Dienstleistungskatalog angeboten werden, entfallen Art. 23 lit. d, Art. 29 und Art. 30 Abs. 1 und 3; Art. 25 bleibt anwendbar (Art. 31 Abs. 1). Test- und Bewertungsangebote in nicht produktionsbereiter Version für einen begrenzten Zeitraum fallen aus dem ganzen Kapitel VI (Art. 31 Abs. 2).
DSGVO (EU, Deutschland, Österreich). Artikel 20 DSGVO gibt der betroffenen Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 Abs. 1). Es steht der natürlichen Person zu, etwa einem Mitarbeiter oder Kunden, nicht dem Unternehmen; einen Datenexport des Unternehmens ersetzt es nicht.
BGB (Deutschland). § 314 BGB erlaubt die Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses aus wichtigem Grund ohne Kündigungsfrist; bei einer Pflichtverletzung grundsätzlich erst nach erfolgloser Abhilfefrist oder Abmahnung, die entbehrlich ist, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (Abs. 2 i.V.m. § 323 Abs. 2 Nr. 1), und nur innerhalb einer angemessenen Frist nach Kenntnis vom Grund (Abs. 3); besondere Umstände rechtfertigen die sofortige Kündigung nur unter Abwägung der beiderseitigen Interessen (Abs. 2). § 313 BGB erlaubt bei Störung der Geschäftsgrundlage zuerst die Anpassung des Vertrags; kündigen können Sie erst, wenn die Anpassung nicht möglich oder unzumutbar ist (Abs. 3). § 309 Nr. 9 lit. c BGB erklärt in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine Kündigungsfrist von mehr als einem Monat vor Ablauf der Vertragsdauer für unwirksam; nach § 310 Abs. 1 Satz 1 BGB gilt § 309 jedoch nicht unmittelbar gegenüber einem Unternehmer, dort ist die Klausel an § 307 Abs. 1 und 2 BGB zu messen.
Schweiz. Für rein schweizerische Sachverhalte gilt schweizerisches Recht (OR); der Data Act und die DSGVO greifen dort nicht. Die EU-Anknüpfung bleibt bestehen: Der Data Act gilt für Anbieter unabhängig vom Ort ihrer Niederlassung, die Kunden in der Union solche Dienste anbieten (Art. 1 Abs. 3 lit. f); die DSGVO gilt nach Art. 3 Abs. 2 für nicht in der Union niedergelassene Verantwortliche, die betroffenen Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder deren Verhalten in der Union beobachten. Ein Schweizer Anbieter mit Kunden in der EU kann daher erfasst sein. Wie Kauf-, Miet- und Abo-Verträge zusammenwirken, steht in ERP-Lizenzmodelle.
Schritt für Schritt: Aus dem ERP-Vertrag heraus
Schritt 1: Vertrag prüfen
Prüfen Sie den ERP-Vertrag auf Ankündigungsfrist, Datenexport und Wechselentgelte. Für Datenverarbeitungsdienste muss der Vertrag nach dem Data Act Mindestklauseln enthalten: Ankündigungsfrist, Liste der übertragbaren und der ausgenommenen Datenkategorien, Datenabrufzeitraum, Löschung und Wechselentgelte (Art. 25 Abs. 2). Prüfen Sie außerdem, ob eine der Ausnahmen nach Art. 31 Abs. 1 oder Abs. 2 eingreift; fehlt eine Klausel, klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung.
Schritt 2: Ankündigungs- und Kündigungsfrist berechnen
Notieren Sie zwei Fristen getrennt. Die Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels darf bei erfassten Diensten zwei Monate nicht überschreiten (Data Act Art. 25 Abs. 2 lit. d). Die Kündigungsfrist des Vertrags selbst steht im Vertrag; kündigen können Sie nach Art. 23 lit. a, nachdem die Ankündigungsfrist abgelaufen und der Wechsel vollzogen ist. Die deutsche AGB-Kontrolle für Unternehmer steht im Abschnitt BGB.
Schritt 3: Wechsel ankündigen und Kündigung aussprechen
Kündigen Sie schriftlich, bevor die Frist abläuft, und bewahren Sie den Nachweis der Zustellung auf. In Deutschland können Sie einen Dauerschuldvertrag aus wichtigem Grund ohne Kündigungsfrist kündigen, wenn Ihnen die Fortsetzung bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zumutbar ist (§ 314 Abs. 1 BGB). Bei einer Pflichtverletzung kündigen Sie grundsätzlich erst nach erfolgloser Abhilfefrist oder Abmahnung, die entbehrlich ist, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (Abs. 2 i.V.m. § 323 Abs. 2 Nr. 1); besondere Umstände rechtfertigen die sofortige Kündigung nur unter Abwägung der beiderseitigen Interessen (Abs. 2), und Sie kündigen nur innerhalb einer angemessenen Frist nach Kenntnis vom Grund (Abs. 3); auf die Störung der Geschäftsgrundlage stützen Sie die Kündigung erst, wenn die Anpassung nicht möglich oder unzumutbar ist (§ 313 Abs. 3 BGB).
Schritt 4: Datenexport anfordern
Fordern Sie den Datenexport an, bevor der Vertrag endet. Bei einem Wechsel zwischen Diensten gleicher Dienstart muss der Anbieter auf Ihr Verlangen alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben, wenn für diese Dienstart keine gemeinsamen Spezifikationen und keine harmonisierten Normen veröffentlicht sind (Data Act Art. 30 Abs. 5); der Umfang steht in der Rechtsgrundlage (Art. 2 Nr. 38).
Schritt 5: Exportformate festlegen
Legen Sie die Exportformate fest; Formatbeispiele sind CSV, XML, JSON und XLSX. Vereinbaren Sie mit dem Anbieter, in welchem Format welche Daten exportiert werden, und prüfen Sie, ob das neue System sie lesen kann.
Schritt 6: Daten übertragen
Übertragen Sie die exportierten Daten in das neue System oder in Ihre eigene Infrastruktur. In der EU muss der Anbieter die Daten innerhalb des Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen ab Ablauf der Ankündigungsfrist übergeben (Data Act Art. 25 Abs. 2 lit. a); bei technischer Undurchführbarkeit gilt der Alternativzeitraum von höchstens sieben Monaten (Abs. 4), den Sie einmal verlängern können (Abs. 5).
Schritt 7: Übergabe prüfen
Prüfen Sie die Übergabe: Vergleichen Sie die exportierten Daten mit den Daten im neuen System, prüfen Sie Stückzahlen, Summen und Stammdaten und führen Sie einen Testlauf durch. Wenn Daten fehlen oder fehlerhaft sind, fordern Sie den Anbieter auf, sie nachzuliefern.
Schritt 8: Löschung bestätigen
Bestätigen Sie die Löschung der Daten beim alten Anbieter. Bei erfassten Diensten muss der Anbieter die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, die direkt von Ihnen erzeugt wurden oder sich direkt auf Sie beziehen, nach Ablauf des Abrufzeitraums von mindestens 30 Kalendertagen vollständig löschen, sofern der Wechsel vollzogen ist (Data Act Art. 25 Abs. 2 lit. g und h); der Vertrag kann einen vereinbarten späteren Löschzeitpunkt vorsehen (lit. h).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Prüfen |
|---|---|---|
| Export verzögert sich (EU) | Anbieter hält den Übergangszeitraum nicht ein | Art. 25 Abs. 2 lit. a: höchstens 30 Kalendertage; bei technischer Undurchführbarkeit bis zu sieben Monate mit Begründung binnen 14 Arbeitstagen (Abs. 4); Rechtsberatung einschalten |
| Daten fehlen im Export (EU) | Exportliste unvollständig | Art. 25 Abs. 2 lit. e und f: erschöpfende Liste der übertragbaren und der ausgenommenen Datenkategorien; Liste mit dem Anbieter abgleichen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie einen Anwalt oder Ihre Steuerberatung, wenn der Anbieter den Datenexport verzögert, den Übergangszeitraum ohne Begründung überschreitet, die Kündigung nicht anerkennt oder der Vertrag keine Datenexport-Klauseln enthält. Für österreichische Verträge gilt zusätzlich österreichisches Recht, für Schweizer Verträge schweizerisches Recht (OR); klären Sie beides mit lokaler Rechtsberatung.