E-Rechnung (Deutschland): Definition und zulässige Formate
Kurz gesagt
In Deutschland ist eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 und der zugehörigen Syntaxliste entspricht oder zwischen Aussteller und Empfänger so vereinbart ist, dass die Angaben richtig und vollständig in ein solches Format übertragen werden können. Papier und PDF ohne strukturierten Datenteil sind sonstige Rechnungen.
Das Wichtigste
- Deutschland: Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
- Deutschland: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 25, 30) erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL grundsätzlich die Anforderungen an das Format.
- Deutschland: Jeder im Inland ansässige Unternehmer muss seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, wenn ein im Inland ansässiger Unternehmer sie ihm für einen nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz übermittelt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 14, 62, 67).
- Deutschland: Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist zwischen im Inland ansässigen Unternehmern eine E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Nach § 27 Abs. 38 UStG sind Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format noch zulässig: für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2026, für 2027 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2027 bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro; ohne Umsatzgrenze gilt für 2027 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2027 eine elektronische EDI-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers.
- Deutschland: Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Rechnungen bis 250 Euro (außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG), Fahrausweise und Rechnungen nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreier Kleinunternehmer (§§ 33, 34, 34a UStDV).
Definition
Die E-Rechnung ist in Deutschland eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format entspricht entweder der europäischen Norm EN 16931 und der Syntaxliste der Richtlinie 2014/55/EU oder es ist vereinbart und ermöglicht die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein Format, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
Welche Formate zählen?
Die Tabelle fasst das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und § 14 UStG zusammen. „Grundsätzlich“ heißt: Das BMF nennt das Format als Beispiel, die Datei muss im Einzelfall die Anforderungen erfüllen.
| Format | Gilt als E-Rechnung? | Grundlage |
|---|---|---|
| XRechnung (reines XML) | Ja, grundsätzlich | BMF Rn. 25, 29 |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL (PDF mit eingebettetem XML) | Ja, grundsätzlich; das XML ist der führende Teil | BMF Rn. 25, 30, 31 |
| ZUGFeRD mit Profil MINIMUM oder BASIC-WL | Nein, nach dem BMF-Schreiben ausgenommen | BMF Rn. 25, 30 |
| ZUGFeRD vor Version 2.0.1 | Nicht als Beispiel des BMF anerkannt, da das ursprüngliche ZUGFeRD nicht auf EN 16931 beruhte; ein vereinbartes Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG bleibt möglich | BMF Rn. 30, 33 |
| Factur-X, Peppol-BIS Billing | Ja, wenn sie EN 16931 und der Syntaxliste entsprechen (Beispiele des BMF) | BMF Rn. 26 |
| Vereinbartes Format, zum Beispiel EDI wie EDIFACT | Ja, wenn die Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 extrahiert werden können | § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG; BMF Rn. 33 |
| PDF oder Bilddatei ohne strukturierten Datenteil | Nein, sonstige Rechnung | § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG; BMF Rn. 7 |
| Papierrechnung | Nein, sonstige Rechnung | § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG |
Nicht zu verwechseln mit
Eine E-Rechnung ist nicht jede per E-Mail verschickte Rechnung. Zu den Pflichten und Fristen siehe E-Rechnung in Deutschland: Pflichten und Fristen, zu den Formaten im Einzelnen XRechnung und ZUGFeRD.