E-Rechnung in Deutschland: Pflichten und Fristen

Was die E-Rechnung ist und wer sie ausstellen muss

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden, sofern die richtige Extraktion der Pflichtangaben gewährleistet bleibt (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Eine Papierrechnung oder ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Die Ausstellungspflicht steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Sie trifft Unternehmer, die eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen, wenn beide im Inland ansässig sind. Eine Rechnung ist hier innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen, sofern die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Das gilt auch für Gutschriften und für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), sofern die Ausnahmen unten nicht greifen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 17).

Für Leistungen an Privatkunden besteht keine E-Rechnungspflicht. Muss dennoch eine Rechnung ausgestellt werden, etwa bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), oder bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (Nr. 2), genügt eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben, Rn. 19).

Seit wann gelten die Pflichten?

Die Pflicht zum Empfang gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Weil bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), muss jeder inländische Unternehmer technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt nach dem BMF-Schreiben (Rn. 14, 17 und 62) auch für Kleinunternehmer, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen. Nach der Informationsseite des Bayerischen Landesamts für Steuern genügt dafür regelmäßig ein E-Mail-Postfach.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG. Sie haben zwei Bedingungen: Der Umsatz muss in dem genannten Zeitraum ausgeführt worden sein, und die Rechnung muss bis zum genannten Stichtag übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 63 und 64). Eine Übergangsregel für später übermittelte Rechnungen nennt die Vorschrift nicht.

Die Tabelle gilt für Rechnungen über Leistungen an einen im Inland ansässigen Unternehmer für dessen Unternehmen, bei denen keine Ausnahme aus dem nächsten Abschnitt greift.

Umsatz ausgeführt	Rechnung übermittelt	Papier oder PDF zulässig?	Rechtsgrundlage
nach 31.12.2024 und vor 1.1.2027	bis 31.12.2026	Ja; Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, anderes Format; E-Rechnung freiwillig	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
nach 31.12.2024 und vor 1.1.2027	ab 1.1.2027	Nein: keine Übergangsregel für später übermittelte Rechnungen	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG
2027, Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro	bis 31.12.2027	Ja; Papier oder, mit Zustimmung, anderes Format	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
2027, Übermittlung per EDI	bis 31.12.2027	Format ohne E-Rechnungs-Norm zulässig, wenn der Empfänger zustimmt; keine Umsatzgrenze	§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG
2027, Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr über 800.000 Euro	jederzeit	Nein: E-Rechnung; Ausnahme nur per EDI mit Zustimmung des Empfängers bis 31.12.2027 (Zeile darüber)	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
ab 1.1.2028	jederzeit	Nein: E-Rechnung für alle inländischen Aussteller	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG

Der Empfang einer E-Rechnung ist in jeder Zeile seit 1. Januar 2025 zu gewährleisten.

Als Gesamtumsatz gilt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, berechnet nach vereinnahmten Entgelten und damit ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). In einer Organschaft stellt das BMF-Schreiben (Rn. 64) auf den Umsatz des gesamten Organkreises ab. Bei einer Gutschrift zählt der Umsatz des Gutschriftausstellers.

Beispielrechnung (erfundene Zahlen): Ein Handwerksbetrieb hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 650.000 Euro. Für Leistungen an Gewerbekunden, die er 2027 ausführt, darf er weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde zustimmt. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 braucht er E-Rechnungen. Eine Leistung vom Dezember 2027, die er erst im Januar 2028 abrechnet, braucht dagegen eine E-Rechnung, weil die Übergangsregel nur für bis Ende 2027 übermittelte Rechnungen gilt. Hatte er 2026 stattdessen 900.000 Euro Gesamtumsatz, braucht er schon ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Keine E-Rechnung ist nötig, wenn ein Sonderfall vorliegt:

• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Das gilt nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Übersteigt er 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der Teil der Leistungen, für den die Pflicht gilt, darunter liegt (BMF-Schreiben, Rn. 23).
• Fahrausweise für die Beförderung von Personen, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten, dürfen ebenfalls immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV).
• Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG als Kleinunternehmer steuerfrei sind, dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV).
• Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, fallen nicht unter die Pflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
• Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung; Papier ist zulässig, ein elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers (BMF-Schreiben, Rn. 16).

Diese Ausnahmen betreffen die Ausstellung. An der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ändern sie nichts (BMF-Schreiben, Rn. 17).

Was zählt als E-Rechnung?

Zulässig sind Formate, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen. Nach dem BMF-Schreiben (Rn. 30) erfüllt auch ein hybrides Format wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei einem hybriden Format geht der strukturierte Datenteil vor, wenn er vom Bildteil abweicht (Rn. 31). Ein reines PDF, TIF oder JPG erfüllt die Anforderungen nicht, weil es die Rechnungsdaten nicht strukturiert enthält (Informationsseite des Bayerischen Landesamts für Steuern).

Zwischen Aussteller und Empfänger kann auch ein anderes strukturiertes Format vereinbart werden, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben in ein Format erlaubt, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Was gilt für Rechnungen aus dem Kassensystem?

Wird mit einem Kassenbon über eine Leistung abgerechnet, ist er eine Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG. Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 Euro, bleibt er ohne E-Rechnungspflicht (§ 33 Satz 4 UStDV), sofern es nicht um Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a oder 13b UStG geht (§ 33 Satz 3 UStDV). Ein vom Kassensystem erzeugter Rechnungsausdruck über mehr als 250 Euro an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen genügt nicht, sobald die Übergangsregeln enden, weil er eine sonstige Rechnung ist. Prüfen Sie mit Ihrem Kassenhersteller, ob Ihr System E-Rechnungen für Firmenkunden ausstellen kann. Zum Beleg selbst siehe Belegausgabepflicht in Deutschland und Kleinbetragsrechnung in Deutschland.

Was droht bei einem Verstoß?

Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 5.000 Euro betragen (§ 26a Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 UStG). Der Tatbestand knüpft am Nichtausstellen oder verspäteten Ausstellen an.

Welche Folgen eine Rechnung in falscher Form für den Vorsteuerabzug des Empfängers hat und wie sie berichtigt wird, regelt die Finanzverwaltung in ihren Schreiben zur E-Rechnung; klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist, und § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt (§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG). Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren, sodass die Finanzverwaltung ihn maschinell auswerten kann (BMF-Schreiben, Rn. 60). Ein zusätzlich mitgeschicktes PDF ersetzt diesen Teil nicht.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie, ob Sie seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen von inländischen Lieferanten annehmen und unverändert speichern können.
• Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG: Über 800.000 Euro bedeutet E-Rechnung ab 1. Januar 2027, außer bei Übermittlung per EDI mit Zustimmung des Empfängers bis 31. Dezember 2027; bis 800.000 Euro dürfen Rechnungen über 2027 ausgeführte Umsätze noch bis 31. Dezember 2027 als sonstige Rechnung übermittelt werden, danach nicht mehr.
• Sortieren Sie Ihre Rechnungen: Privatkunden, Rechnungen bis 250 Euro (außer Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG), Leistungen an Kunden im Ausland, Fahrausweise, Kleinunternehmer-Umsätze und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze bleiben außerhalb der Ausstellungspflicht.
• Fragen Sie Ihren Rechnungsprogramm- und Kassenhersteller, ob EN-16931-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugt werden.
• Legen Sie den strukturierten Teil jeder E-Rechnung acht Jahre unverändert ab; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung.