E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD und erlaubte Formate
Kurz gesagt
In Deutschland ist eine Rechnung eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format entspricht entweder der Norm EN 16931, oder Aussteller und Empfänger vereinbaren ein strukturiertes Format, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format ermöglicht (Satz 6). Die Finanzverwaltung nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) als grundsätzlich geeignet. Ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung.
Das Wichtigste
- Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 25 und 30: XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 (ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die Anforderung grundsätzlich; ob die konkrete Datei genügt, zeigt erst die Prüfung auf Syntax und Geschäftsregeln (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 24).
- Auch andere Formate nach EN 16931 sind zulässig, die Finanzverwaltung nennt Factur-X und Peppol-BIS Billing als Beispiele (Rn. 26).
- Auch ein vereinbartes Format ist ein strukturiertes elektronisches Format; es ist zulässig, wenn die Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahierbar sind, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 Nr. 2 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 33, und vom 15.10.2025, Rn. 24).
- Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gehen die XML-Daten dem PDF-Teil vor (Rn. 31).
Dieser Artikel behandelt nur das Format. Wer wann eine E-Rechnung ausstellen muss, steht in E-Rechnung in Deutschland: Pflichten und Fristen; hier geht es darum, ob eine konkrete Datei die Anforderungen erfüllt.
Wann erfüllt ein Format die gesetzliche Anforderung?
Das Gesetz lässt zwei Wege zu. Das strukturierte Format muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Oder das strukturierte elektronische Format wird zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein Format ermöglicht, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (Nr. 2; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 24: auch von der Norm abweichende Formate müssen strukturierte elektronische Rechnungsformate sein). Die europäische Norm ist die Normenreihe EN 16931 des Europäischen Komitees für Normung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 28).
Interoperabel heißt nach dem BMF-Schreiben, dass die umsatzsteuerlich geforderten Informationen ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können; ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich Inhalt oder Bedeutung einer Angabe ändert oder sie nicht mehr erkennbar ist (Rn. 34).
Welche Formate nennt die Finanzverwaltung?
Das BMF-Schreiben führt Beispiele auf. Die Liste ist nicht abschließend, weil die E-Rechnung technologieoffen ausgestaltet ist (so die Informationsseite des Bayerischen Landesamts für Steuern).
| Format | Aufbau | Aussage der Finanzverwaltung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| XRechnung | rein strukturiert, XML | entspricht EN 16931 und § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG; kein Bildteil, für das Auge erst nach Visualisierung lesbar | Rn. 28, 29 |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | hybrid: PDF mit eingebettetem XML | erfüllt die Anforderung grundsätzlich, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL; ob die konkrete Datei genügt, zeigt erst die Prüfung auf Syntax und Geschäftsregeln (Rn. 6a, 24 des Schreibens von 2025) | Rn. 25, 30 |
| ZUGFeRD vor Version 2.0.1 | hybrid | das BMF nennt die grundsätzliche Anerkennung erst ab Version 2.0.1; für ältere Versionen bleibt der vereinbarte Formatweg, wenn die Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format extrahierbar sind | Rn. 25, 30, 33 |
| Factur-X, Peppol-BIS Billing | Factur-X hybrid, Peppol-BIS Billing XML | als Beispiele zulässiger europäischer Formate genannt, sofern EN 16931 und Syntaxliste entsprochen wird | Rn. 26 |
| Vereinbartes Format, zum Beispiel EDIFACT | strukturiert, je nach Vereinbarung | zulässig, wenn das strukturierte elektronische Format die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format extrahierbar macht; auch über die Übergangsfristen hinaus | Rn. 33; 2025: Rn. 24 |
Nach Angaben der Standardisierungsstellen ist XRechnung der Standard der deutschen Verwaltung und besteht aus der CIUS XRechnung (einer Anwendungsvorschrift zu EN 16931) und einer Extension (XStandards Einkauf). Das FeRD beschreibt XRechnung als reines XML-Format in der Syntax UN/CEFACT CII oder UBL und ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML in CII-Syntax.
Die Dokumentenübersicht des Landesamts nennt ergänzend ein BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, das vor allem Fragen zur Formatanforderung und zur Validierung von E-Rechnungen, Folgen einer Änderung der Bemessungsgrundlage sowie Aufbewahrungspflichten behandelt. Es ändert das Schreiben von 2024 zu Formatfehlern, Geschäftsregeln und Validierung (neu Rn. 6a, 6b, 35a), zum Umfang der E-Rechnungspflicht (Rn. 17, 24), zu den Pflichtangaben im strukturierten Teil (Rn. 35), zu Kleinbetrags-, Fahrausweis- und Kleinunternehmerfällen (Rn. 22) sowie zu Berichtigung und Aufbewahrung (Rn. 51a, 51b, 60, 61) und zur Anpassung des UStAE (Rn. 66). Die Format-Aussagen dieses Artikels (Rn. 25 bis 34 des Schreibens von 2024) sind von diesen Änderungen nicht berührt; die geänderten Randnummern 22, 24, 35 und 60 werden in der Fassung des Schreibens von 2025 zitiert.
Entscheidungstabelle: Welches Format für welchen Fall?
Die Tabelle zeigt, ob in Deutschland eine E-Rechnung verlangt wird und welche Formate dann genügen. Sie gilt für Rechnungen über Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG verlangen zweierlei: Der Umsatz muss im genannten Zeitraum ausgeführt und die Rechnung bis zum genannten Stichtag übermittelt werden. „Inland“ umfasst hier die Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG.
| Aussteller, Empfänger, Fall | Format-Anforderung | Quelle |
|---|---|---|
| Aussteller und Unternehmer-Empfänger im Inland ansässig, Leistung für dessen Unternehmen, keine Ausnahme nach §§ 33, 34, 34a UStDV; Umsatz 2025 oder 2026 ausgeführt, Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt | E-Rechnung ist möglich und braucht keine Zustimmung des Empfängers; Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes Format wie PDF bleibt zulässig | § 14 Abs. 1 Satz 5, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG; Rn. 63 |
| dieselben Beteiligten, Umsatz 2027 ausgeführt, Rechnung bis 31. Dezember 2027 übermittelt, Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro | wie oben: Papier oder PDF mit Zustimmung bleibt zulässig | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG; Rn. 64 |
| dieselben Beteiligten, Umsatz 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL), anderes EN-16931-Format oder vereinbartes Format mit Extraktion in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| dieselben Beteiligten, Umsatz 2027, Rechnung bis 31. Dezember 2027 per EDI mit Zustimmung des Empfängers übermittelt | EDI-Format auch ohne EN 16931 zulässig, ohne Umsatzgrenze; danach nur, wenn § 14 Abs. 1 Satz 6 erfüllt ist | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG; Rn. 65 |
| dieselben Beteiligten (inländischer Aussteller, inländischer Unternehmer-Empfänger, Leistung für dessen Unternehmen), Umsatz 2025 oder 2026 ausgeführt, aber Rechnung erst nach dem 31. Dezember 2026 übermittelt; oder Umsatz ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung wie in der Zeile zu über 800.000 Euro | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG |
| Rechnung mit Gesamtbetrag bis 250 Euro (nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG), Fahrausweis, Rechnung über Kleinunternehmer-Umsatz | darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden; eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format nur mit Zustimmung des Empfängers, eine E-Rechnung nach der Finanzverwaltung auch ohne Zustimmung (Rn. 22 des Schreibens von 2025) | §§ 33, 34, 34a UStDV; § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; Rn. 22 des Schreibens von 2025 |
| Leistung an einen Privatkunden | keine E-Rechnungspflicht; eine nötige Rechnung kann als sonstige Rechnung erfolgen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; Rn. 19 |
| Empfänger oder Aussteller nicht im Inland ansässig | keine Pflicht zur E-Rechnung; Papier zulässig, elektronisches Format mit Zustimmung | Rn. 16 |
| Ein inländischer Unternehmer rechnet gegenüber Ihnen als inländischem Unternehmer eine Leistung für Ihr Unternehmen ab, ohne dass eine Ausnahme nach §§ 33, 34 oder 34a UStDV greift | Sie müssen eine E-Rechnung ohne Ihre Zustimmung annehmen können. Greift eine Ausnahme, darf der Aussteller nach der Finanzverwaltung auch ohne Ihre Zustimmung eine E-Rechnung übermitteln; eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format braucht Ihre Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; Rn. 22 des Schreibens von 2025) | § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; Rn. 14, 22, 62 |
Den Hintergrund der Stichtage und der Umsatzgrenze (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, ohne Umsatzsteuer) erklärt der Artikel zur E-Rechnungspflicht.
So prüfen Sie eine Datei
- Öffnen Sie die Datei. Ist es ein reines PDF, TIF oder JPG ohne eingebettete Daten, ist es eine sonstige Rechnung, denn solche Formate enthalten die Rechnungsdaten nicht strukturiert (Informationsseite des Landesamts).
- Bei einem ZUGFeRD-PDF sind Version und Profil eine Vorbedingung, kein Nachweis: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL beruhen noch nicht auf der Normenreihe EN 16931 und genügen nicht (Rn. 30). Ab Version 2.0.1 mit zulässigem Profil ist das Format nach dem BMF-Schreiben grundsätzlich geeignet (Rn. 25); ob die konkrete Datei die Anforderungen erfüllt, zeigt erst die Prüfung der Syntax und der Geschäftsregeln, zum Beispiel mit einer Validierungsanwendung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a, 6b, 24).
- Prüfen Sie, ob alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil stehen. Ein enthaltener Link auf Angaben außerhalb der Datei erfüllt die Voraussetzung nicht; ergänzende Angaben dürfen als Anhang beiliegen (Rn. 35). Ausnahme: In einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung wird ein unstrukturierter Anhang nicht beanstandet, der der Absetzung der vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte dient (Rn. 48, mit Verweis auf Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE). Eine Validierung ersetzt die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben nicht, sie unterstützt sie (Rn. 35a des Schreibens von 2025).
- Weicht bei einem hybriden Format der PDF-Teil vom XML-Teil ab, gelten die Daten des strukturierten Teils; ein Vorsteuerabzug ist nur aus ihm möglich (Rn. 31, 32).
- Für die Sichtprüfung einer XRechnung bietet die Finanzverwaltung über ELSTER einen kostenlosen Viewer an (e-rechnung.elster.de).
Was gilt für die Aufbewahrung?
Der strukturierte Teil ist in seinem Ursprungsformat aufzubewahren, auch wenn ein inhaltsgleiches PDF mitgeschickt wird (Informationsseite des Landesamts; Rn. 60). Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems ist für umsatzsteuerliche Zwecke allein kein Verstoß; Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen trotzdem gewährleistet bleiben (Rn. 60 in der Fassung des Schreibens von 2025). Die Frist beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
Was geschieht bei einem falschen Format?
Eine Rechnung, die statt der geforderten E-Rechnung als sonstige Rechnung ausgestellt wird, erfüllt die Voraussetzungen einer ordnungsmäßigen Rechnung für den Vorsteuerabzug nicht; sie kann nach dem BMF-Schreiben durch eine E-Rechnung berichtigt werden (Rn. 56, 57). Dasselbe gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 für eine Datei, die wegen eines Formatfehlers die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht erfüllt, etwa weil sie den zulässigen Syntaxen widerspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt (Rn. 6a). Ein Bußgeld knüpft nach dem Wortlaut von § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG daran an, dass eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt wird.