GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)
Kurz gesagt
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019 (zuletzt geändert am 14. Juli 2025), das erläutert, wie die Finanzverwaltung in Deutschland die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen nach §§ 145 bis 147 AO beurteilt. Sie betreffen jeden, der steuerlich aufzeichnen oder aufbewahren muss, auch mit Kasse. Als Verwaltungsanweisung sind sie kein Gesetz.
Das Wichtigste
- Vollständiger Titel: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
- BMF-Schreiben vom 28. November 2019, anzuwenden für Besteuerungszeiträume nach dem 31. Dezember 2019 (Rz. 183).
- Geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (gilt ab 1. April 2024) und vom 14. Juli 2025 (anzuwenden ab 14. Juli 2025).
- Verantwortlich ist allein der Steuerpflichtige, auch wenn er Aufgaben auslagert (Rz. 21).
Definition
Die GoBD sind ein Verwaltungsschreiben des Bundesfinanzministeriums, in dem die Finanzverwaltung erläutert, wann sie elektronische Bücher, Aufzeichnungen und aufbewahrte Unterlagen als ordnungsmäßig ansieht, und wie sie auf diese Daten zugreifen darf. Es richtet sich an die obersten Finanzbehörden der Länder und konkretisiert §§ 145 bis 147 AO.
Wer sie beachten muss
Betroffen ist jedes Unternehmen, das Bücher oder steuerlich erforderliche Aufzeichnungen elektronisch führt oder Unterlagen elektronisch aufbewahrt, ausdrücklich auch im Kassensystem (Rz. 9, 20). Das gilt auch ohne Buchführungspflicht, sobald steuerlich erhebliche Aufzeichnungen elektronisch geführt werden (Rz. 25, 28).
Checkliste der Kernprinzipien (Rz. 26)
| Prinzip | Kern der Anforderung |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30 bis 35) | Ein sachverständiger Dritter kann jeden Vorgang vom Beleg bis zur Steuererklärung verfolgen; nötig ist eine Verfahrensdokumentation |
| Vollständigkeit und Einzelaufzeichnung (Rz. 36 bis 43) | Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und lückenlos erfasst. Ausnahme: Barverkäufe an eine Vielzahl unbekannter Personen bei einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem (Rz. 39; § 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO) |
| Richtigkeit (Rz. 44) | Aufzeichnung entspricht den tatsächlichen Verhältnissen |
| Zeitgerechtheit (Rz. 45 bis 52) | Erfassung zeitnah; Kasseneinnahmen und -ausgaben werden täglich festgehalten (Rz. 48) |
| Ordnung (Rz. 53 bis 57) | Systematische Ablage; Bares und Unbares in der Regel getrennt (Rz. 55) |
| Unveränderbarkeit (Rz. 58 bis 60) | Ursprünglicher Inhalt bleibt feststellbar; Änderungen werden protokolliert |
Die Grundsätze müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt sein (Rz. 27).
Fassung und Stand
Das Schreiben vom 28. November 2019 gilt für Besteuerungszeiträume nach dem 31. Dezember 2019 (Rz. 183). Geändert wurde es am 11. März 2024 (ab 1. April 2024) und am 14. Juli 2025 (ab diesem Tag); eine spätere haben wir nicht gefunden. Zu Kassen siehe GoBD und Kasse und GoBD: Anforderungen an Kassensysteme.
Nicht zu verwechseln mit
- Gesetz: Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung; die gesetzlichen Pflichten stehen in §§ 145 bis 147 AO.
- Handelsrechtlichen GoB: den allgemeinen Grundsätzen, auf die die GoBD aufbauen (Rz. 17, 24).
- TSE-Pflicht (§ 146a AO): Sie gilt zusätzlich und ersetzt die GoBD nicht.