GoBD: Anforderungen an Kassensysteme in Deutschland

Was sind die GoBD und was regeln sie für Kassen?

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stehen in einem BMF-Schreiben, sind also eine Verwaltungsanweisung. Sie binden die Finanzämter, nicht die Gerichte, und legen die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO) für den Einsatz von Datenverarbeitung aus. Die Urfassung vom 28. November 2019 gilt für Besteuerungszeiträume nach dem 31. Dezember 2019 (Rz. 183). Sie wurde durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (gilt ab 1. April 2024, Rz. 184) und das vom 14. Juli 2025 (gilt ab 14. Juli 2025, Rz. 185) geändert.

Für Kassen sind drei Ebenen zu unterscheiden. Die GoBD formulieren die allgemeinen Grundsätze, etwa Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regeln zusätzlich Technik und Beleg elektronischer Kassensysteme. Der Anwendungserlass zu § 146a AO verlangt, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entsprechen, und verweist dazu auf die GoBD (Nr. 1.1). Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt das Exportformat fest, siehe DSFinV-K erklärt.

Für wen gelten die GoBD?

Sie betreffen alle Unternehmensbereiche, in denen betriebliche Abläufe durch Datenverarbeitung abgebildet werden und Bücher oder Aufzeichnungen für die Besteuerung führen (Rz. 9), und nach § 146 Abs. 6 AO auch dann, wenn der Unternehmer sie ohne rechtliche Verpflichtung elektronisch führt (Rz. 28). Das schließt einen Betrieb mit offener Ladenkasse ein, der sein Kassenbuch elektronisch führt. Bei Kleinunternehmen, deren Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG nicht übersteigt und die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, ist die Erfüllung der Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (Rz. 15 in der Fassung vom 11. März 2024).

Ob ein Kassensystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) braucht, bestimmt nicht die GoBD, sondern § 146a AO. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt dagegen für jedes elektronische Aufzeichnungssystem, auch wenn es keine TSE braucht (Rz. 39).

Welche Anforderungen stellen die GoBD an Kassendaten?

Die Tabelle ordnet GoBD-Grundsätze den Funktionen eines elektronischen Kassensystems in Deutschland zu. Die letzte Spalte ist ein redaktioneller Prüfvorschlag, keine Aussage der GoBD.

Grundsatz	GoBD und Gesetz	Anforderung an die Kassendaten	Prüfpunkt (redaktioneller Vorschlag)
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit	Rz. 30 bis 35; § 145 Abs. 1 AO	Jeder Geschäftsvorfall lässt sich vom Beleg über die Grundaufzeichnung bis zur Steuererklärung (progressiv) und zurück (retrograd) verfolgen, solange die Aufbewahrungsfrist läuft	Lässt sich ein Bon über seine Vorgangsnummer in den Kassendaten und im Kassenabschluss finden?
Vollständigkeit, Einzelaufzeichnung	Rz. 36 bis 41; § 146 Abs. 1 Satz 1 AO	Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln aufgezeichnet, auch jede Barzahlung. Ausnahme: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); die Zumutbarkeitsüberlegungen sind grundsätzlich auf Dienstleistungen übertragbar (Rz. 39)	Gibt es Lücken in der Vorgangsnummerierung, und ist jede erklärt?
Keine Unterdrückung	Rz. 43	Eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Registrierung der bar vereinnahmten Beträge, also der Abbruch des Vorgangs, ist unzulässig	Werden abgebrochene und stornierte Vorgänge in der Kasse mitprotokolliert?
Richtigkeit	Rz. 44	Die Aufzeichnung entspricht den tatsächlichen Verhältnissen und den rechtlichen Vorschriften	Stimmen Steuersätze und Zahlungsarten mit dem Geschäftsvorfall überein?
Zeitgerechte Erfassung	Rz. 45 bis 52; § 146 Abs. 1 Satz 2 AO	Jeder Geschäftsvorfall wird zeitnah erfasst; Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Eine periodenweise Buchung ist nur unbedenklich, wenn bare Vorgänge vorher täglich festgehalten wurden (Rz. 50)	Entsteht der Datensatz beim Kassieren und nicht erst beim Tagesabschluss?
Ordnung, Trennung	Rz. 53 bis 55	Die nicht getrennte Verbuchung barer und unbarer Geschäftsvorfälle oder nicht steuerbarer, steuerfreier und steuerpflichtiger Umsätze ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit	Weist der Tagesabschluss Zahlarten und Steuersätze getrennt aus?
Unveränderbarkeit	Rz. 58, 59, 107 bis 111; § 146 Abs. 4 AO	Ursprünglicher Inhalt bleibt feststellbar; Änderungen und Löschungen werden protokolliert. Eine Ablage im Dateisystem erfüllt das regelmäßig nicht ohne zusätzliche Maßnahmen (Rz. 110)	Gibt es einen Änderungsverlauf für Artikel, Preise und Steuersatz-Zuordnung?
Stornos	Rz. 64	Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein	Verweist jeder Storno-Beleg auf den Ursprungsbeleg?
Belegfunktion	Rz. 61 bis 66	Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66)	Ist der Beleg-Ablauf der Kasse beschrieben, von der Erstellung bis zur Archivierung?
Internes Kontrollsystem	Rz. 100 bis 102	Kontrollen zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften sind einzurichten, auszuüben und zu protokollieren; Rz. 100 nennt als Beispiele Zugangs- und Zugriffskontrollen, Funktionstrennung sowie Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen, deren Ausgestaltung von Geschäftstätigkeit, Organisation und System abhängt	Haben Servicekräfte dieselben Rechte wie die Leitung?
Datensicherheit	Rz. 103 bis 106	Das Datenverarbeitungssystem ist gegen Verlust und unberechtigte Eingaben zu sichern. Sind die Daten nicht mehr vorlegbar, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 104)	Gibt es eine dokumentierte, getestete Datensicherung der Kassendaten?
Aufbewahrung	Rz. 118, 119, 129, 132, 144; § 147 AO	Im System erzeugte Kassendaten bleiben im Ursprungsformat und maschinell auswertbar erhalten. Die Umwandlung in ein PDF ist ein Beispiel für unzulässige Umwandlung (Rz. 129); Datenextrakte oder Reports genügen nicht, wenn nicht mehr alle Daten enthalten sind (Rz. 144). Fristen: zehn, acht oder sechs Jahre je nach Unterlage (§ 147 Abs. 3 AO)	Lässt sich ein DSFinV-K-Export auch für ältere Jahre erzeugen?
Systemwechsel	Rz. 142, 143	Bei Wechsel oder Auslagerung bleiben Daten einschließlich Metadaten gleichwertig auswertbar erhalten, sonst sind Hard- und Software für die Aufbewahrungsdauer vorzuhalten (Rz. 142, 143). Ist noch keine Außenprüfung begonnen worden, genügt nach Ablauf des fünften auf die Umstellung folgenden Kalenderjahres, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO)	Ist beim Anbieterwechsel der Datenexport vereinbart?
Verfahrensdokumentation	Rz. 34, 150 bis 155	Aussagefähige, aktuelle Dokumentation, die Programmversionen und Änderungen nachvollziehbar macht	Wer hält sie aktuell, wenn die Kassensoftware aktualisiert wird?
Datenzugriff	Rz. 158 bis 178; § 147 Abs. 6 AO	Die Finanzbehörde kann die Daten per Z1, Z2 oder Z3 verlangen (Rz. 165 bis 167)	Kann die Kasse die Daten ohne Hersteller vor Ort exportieren?

Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 Abs. 3 AO; die Fristen und ihren Beginn zeigt der Artikel zu den Aufbewahrungsfristen für Kassendaten. Wie die Verfahrensdokumentation aufgebaut wird, beschreibt der Artikel zur Verfahrensdokumentation für die Kasse.

Wie läuft der Datenzugriff ab?

Die Finanzbehörde hat drei gleichberechtigte Möglichkeiten (Rz. 163). Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) liest sie die Daten im System des Steuerpflichtigen, ohne Fernabfrage (Rz. 165). Beim mittelbaren Zugriff (Z2) lässt sie die Daten nach ihren Vorgaben auswerten (Rz. 166). Bei der Datenüberlassung (Z3) bekommt sie die Daten in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format, etwa auf einem Datenträger oder über eine Austauschplattform (Rz. 167). Welche Möglichkeit sie wählt, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen (Rz. 164).

Stellt der Steuerpflichtige nur Tagesendsummen aus dem Kassensystem bereit, obwohl die Einzeldaten archiviert sind, ist das nach dem Beispiel der Rz. 161 eine unzutreffende Qualifizierung. Reports oder Druckdateien mit vom Unternehmen ausgewählten Feldern und Sätzen akzeptiert die Finanzbehörde nicht, wenn sie nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten (Rz. 173). Für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO ist das Exportformat die DSFinV-K (Rz. 178; AEAO zu § 146a Nr. 1.13 und 2.3). Werden die Daten nicht nach der Schnittstelle bereitgestellt, gilt die Beweiskraft der Buchführung nicht (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das Recht auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (Rz. 159); für die Kassen-Nachschau regelt § 146b Abs. 2 AO den Zugriff gesondert.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die GoBD?

Eine Geldbuße nennen die GoBD nicht, sie sind eine Auslegungshilfe. Die steuerlichen Folgen ergeben sich aus dem Gesetz: Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, sofern im Einzelfall kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 AO). Wird die Beanstandung durch die Finanzbehörde erhoben, ist der Grund in geeigneter Form darzustellen (Rz. 11). Kann die Finanzbehörde Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, hat sie zu schätzen (§ 162 Abs. 1 AO). Die Bußgeldtatbestände zu § 146a AO stehen im Artikel zu Bußgeld und Folgen.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Das Kassensystem zeichnet jeden Verkauf einzeln auf, wenn es ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist (Rz. 39, § 146 Abs. 1 Satz 4 AO).
• Es gibt keine Möglichkeit, einen Bon ohne gespeicherten Vorgang auszugeben (Rz. 43).
• Änderungen an Stammdaten und Steuersätzen werden protokolliert (Rz. 59, 111).
• Storno-Belege verweisen auf den Ursprungsbeleg (Rz. 64).
• Eine aktuelle Verfahrensdokumentation beschreibt Verfahren, Kontrollen und Programmversionen (Rz. 151 bis 154).
• Der Export von Einzeldaten im DSFinV-K-Format ist getestet; Tagesendsummen allein reichen nicht (Rz. 161).
• Die Kassendaten bleiben nach Systemwechsel gleichwertig auswertbar (Rz. 142).