GoBD und Kasse: Was ordnungsmäßige Kassenführung verlangt
Kurz gesagt
In Deutschland gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) für jedes DV-System mit steuerlich aufzeichnungspflichtigen Daten, auch für Kassensysteme. Verlangt werden unter anderem Einzelaufzeichnung bei elektronischem Aufzeichnungssystem, tägliche Erfassung der Kasseneinnahmen, Unveränderbarkeit mit Protokoll und digitale Aufbewahrung.
Das Wichtigste
- Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269), kein Gesetz; sie legen §§ 145 bis 147 AO aus.
- Fassung: geändert am 11. März 2024 (ab 1. April 2024) und am 14. Juli 2025 (mit Wirkung vom 14. Juli 2025).
- Kassensysteme sind als Vor- und Nebensysteme Teil des DV-Systems (Rz. 20); die Grundsätze gelten auch, wenn die Aufzeichnungen freiwillig geführt werden (§ 146 Abs. 6 AO, Rz. 28).
- Bei elektronischem Aufzeichnungssystem besteht Einzelaufzeichnungspflicht; die Ausnahme gilt nur für die offene Ladenkasse (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO, Rz. 39).
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, Rz. 48).
Was die GoBD sind und für wen sie gelten
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legen die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO) für die Praxis aus. Sie stehen in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269). Es ist für Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen (Rz. 183). Die Änderung vom 11. März 2024 gilt ab 1. April 2024 (Rz. 184), die vom 14. Juli 2025 mit Wirkung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185). Eine spätere Änderung haben wir nicht gefunden.
Die GoBD gelten für jedes DV-System, das aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten erzeugt. Ausdrücklich genannt sind Vor- und Nebensysteme wie das Kassensystem, auch wenn es in einer Cloud läuft (Rz. 20). Die Ordnungsvorschriften gelten nach § 146 Abs. 6 AO auch für Aufzeichnungen, die jemand ohne Pflicht führt (Rz. 28). Den Rahmen der Aufzeichnungspflichten setzen andere Gesetze, etwa § 238 HGB und § 22 UStG (Rz. 3 und 4).
Die Grundsätze und ihre Umsetzung an der Kasse
Die Tabelle nennt die Grundsätze der GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 und, in der letzten Spalte, eine redaktionelle Umsetzung für den Kassenbetrieb. Diese Spalte ist keine Vorgabe der GoBD. Sie gilt für Betriebe in Deutschland mit einem elektronischen Kassensystem; die offene Ladenkasse behandelt der nächste Abschnitt.
| Grundsatz (Fundstelle) | Was die GoBD verlangen | Umsetzung am Kassensystem (redaktionell) |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30 bis 35; § 145 Abs. 1 AO) | Jeder Geschäftsvorfall lässt sich vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück verfolgen; dafür ist eine Verfahrensdokumentation nötig | Tagesabschlüsse so führen, dass jeder Bon einer Buchung zuzuordnen ist; Verfahrensdokumentation für die Kasse anlegen und mit jeder Softwareversion fortschreiben |
| Vollständigkeit und Einzelaufzeichnung (Rz. 36 bis 43; § 146 Abs. 1 Satz 1 AO) | Geschäftsvorfälle werden vollzählig und lückenlos aufgezeichnet; bei elektronischem Aufzeichnungssystem gilt die Einzelaufzeichnungspflicht; ein Bon ohne Registrierung der Barzahlung ist unzulässig (Rz. 43) | Jeden Verkauf einzeln im System erfassen; Abbruch und Storno mit Spur im System; Lücken bei Belegnummern prüfen (Rz. 40 nennt Lückenanalyse) |
| Richtigkeit (Rz. 44) | Geschäftsvorfälle werden zutreffend und der Wahrheit entsprechend aufgezeichnet | Steuersatz je Artikel und Zahlungsart je Bon prüfen |
| Zeitgerechte Erfassung (Rz. 45 bis 50; § 146 Abs. 1 Satz 2 AO) | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben werden täglich festgehalten (Rz. 48) | Tagesabschluss jeden Geschäftstag; Barausgaben und Einlagen am selben Tag erfassen |
| Ordnung (Rz. 53 bis 55) | Bare und unbare Geschäftsvorfälle sowie Umsätze mit verschiedenen Steuerbehandlungen werden nicht ohne Kennzeichnung vermischt | Zahlungsart und Steuersatz als getrennte Felder auswerten |
| Unveränderbarkeit (Rz. 58 und 59, 107 bis 112; § 146 Abs. 4 AO) | Änderungen und Löschungen werden so protokolliert, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt; ein Dateisystem allein genügt regelmäßig nicht (Rz. 110) | Änderungsprotokoll der Kasse aktivieren; Kassenexporte nicht in Tabellenkalkulationen überschreiben und zurückspielen (Beispiel Rz. 109) |
| Belegprinzip (Rz. 61) | Jeder Geschäftsvorfall wird belegt; fehlt ein Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen | Bon oder Beleg des Systems je Vorgang; Eigenbeleg bei Einlage und Entnahme |
| Internes Kontrollsystem (Rz. 100) | Der Steuerpflichtige richtet Kontrollen ein, übt sie aus und protokolliert sie; Rz. 100 nennt als Beispiele Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennung und Erfassungskontrollen, die Ausgestaltung hängt von Geschäftstätigkeit, Organisation und DV-System ab | Benutzerrollen mit eigener Kennung; Storno und Preisänderung nur mit besonderem Recht |
| Datensicherheit (Rz. 103 und 104) | Das DV-System wird gegen Verlust gesichert und gegen unberechtigte Änderungen geschützt | Regelmäßige Datensicherung der Kasse mit getrenntem Speicherort |
| Aufbewahrung und Auswertbarkeit (Rz. 113 bis 119; § 147 AO) | Digital entstandene Daten bleiben digital und unveränderbar erhalten; Ausdruck allein genügt nicht (Rz. 119) | Kasseneinzeldaten und Journal für die gesamte Frist digital archivieren; Aufbewahrungsfristen siehe unten |
| Datenzugriff (Rz. 158 bis 167) | Die Finanzbehörde hat Zugriff auf aufzeichnungspflichtige Daten in drei Formen (Z1 Nur-Lesezugriff, Z2 mittelbar, Z3 Datenüberlassung) | Exportfunktion für Einzeldaten testen; nicht nur Tagesendsummen bereithalten (Rz. 161, Beispiel 12) |
| Verfahrensdokumentation (Rz. 151 bis 155) | Für jedes DV-System ist eine nachprüfbare Beschreibung vorzuhalten, die der Praxis entspricht | Dokumentation von Kasse, Schnittstellen und Backup mit Versionsstand führen |
Aufbewahrung
Bücher und Aufzeichnungen sind nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die übrigen Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO); die achtjährige Frist für Buchungsbelege gilt seit 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; für Institute im Sinne des Kreditwesengesetzes, Versicherungsunternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute gilt weiter die bis 31. Dezember 2024 geltende Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO).
Ausnahmen und Besonderheiten
Offene Ladenkasse. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung besteht die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nicht. Das gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet wird (Satz 4; Rz. 39). Seit der Änderung vom 11. März 2024 ist bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen die Zumutbarkeit nicht gesondert zu prüfen (Rz. 39 Abs. 2 Satz 2). Kasseneinnahmen und -ausgaben sind auch dann täglich festzuhalten.
Kleinunternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Erfüllung der Anforderungen ist regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten, wenn der Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG nicht übersteigt (Rz. 15 in der Fassung vom 11. März 2024).
Fehlende Verfahrensdokumentation. Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Rz. 155).
Was bei Verstößen droht
Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen. Das gilt nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder soweit elektronische Daten nicht nach den vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen (unter anderem § 146a AO) zur Verfügung gestellt werden (§ 158 Abs. 1 und 2 AO, Rz. 11). Werden Buchführung oder Aufzeichnungen nach § 158 Abs. 2 AO nicht der Besteuerung zugrunde gelegt, ist insbesondere zu schätzen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Das elektronische Kassensystem zeichnet jeden Verkauf einzeln auf; in Deutschland entfällt die Einzelaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nur bei Barverkäufen von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen und nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem.
- Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festgehalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Änderungen und Löschungen in der Kasse sind protokolliert (§ 146 Abs. 4 AO, Rz. 107 bis 111).
- Die Verfahrensdokumentation der Kasse liegt vor und entspricht der eingesetzten Softwareversion (Rz. 154).
- Die Kasseneinzeldaten sind digital aufbewahrt und für die Finanzbehörde auswertbar (Rz. 119, 158 bis 167).