GoBD im ERP: Was das System leisten muss
Kurz gesagt
In Deutschland gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) für jedes ERP, das steuerlich aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten verarbeitet. Sie sind eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. Mit dem ERP müssen Buchungen vollständig, zeitgerecht, unveränderbar und nachprüfbar geführt werden; ein Zertifikat ersetzt den Nachweis nicht.
Das Wichtigste
- Deutschland: Die GoBD sind ein BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.3.2024 und 14.7.2025. Sie erfassen Haupt-, Vor- und Nebensysteme samt Schnittstellen, auch in der Cloud (Rz. 20); verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige (Rz. 21).
- Deutschland: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; Änderungen und Löschungen sind zu protokollieren (§ 146 Abs. 4 AO, Rz. 58, 59).
- Deutschland: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); eine Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich (Rz. 47).
- Deutschland: Zur Prüfbarkeit gehört eine Verfahrensdokumentation, die dem eingesetzten Verfahren samt Programmversionen entspricht (Rz. 151, 154).
- Deutschland: Bei E-Rechnungen im Sinn des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; den menschenlesbaren Teil brauchen Sie nur bei zusätzlichen oder abweichenden steuerlich bedeutsamen Informationen (Rz. 119, 131 seit 14.7.2025).
- Deutschland: Zertifikate oder Testate Dritter binden die Finanzbehörde nicht (Rz. 181); Positivtestate erteilt sie nicht (Rz. 180).
Ein ERP führt Rechnungen, Lager, Einkauf und oft auch die Kasse. Für die Finanzbehörde ist es damit ein Datenverarbeitungssystem, dessen Daten sie in einer Außenprüfung lesen und auswerten darf. Dieser Artikel ordnet jede Anforderung der GoBD einer Funktion Ihres ERP zu und nennt, womit Sie sie belegen. Zur Kasse allein siehe GoBD: Anforderungen an Kassensysteme.
Was die GoBD sind und für welche Systeme sie gelten
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder, also eine Verwaltungsanweisung. Die gesetzliche Grundlage bilden die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO und, für Kaufleute, die §§ 238 ff. HGB (Rz. 24). Die Fassung vom 14. Juli 2025 ist seit diesem Tag anzuwenden (Rz. 185).
Als Datenverarbeitungssystem zählt nach Rz. 20 nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch Warenwirtschaftssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagement, einschließlich der Schnittstellen zwischen ihnen. Die Ordnungsmäßigkeit bewertet die Finanzverwaltung nach denselben Prinzipien wie bei einer Buchführung auf Papier (Rz. 22). Technische Vorgaben zu Archivierungsmedien oder Verschlüsselung machen die GoBD nicht (Rz. 10). Die Spalten “ERP-Funktion” und “Nachweis” der folgenden Tabelle sind deshalb redaktionelle Zuordnungen, keine Vorgaben des Schreibens.
Checkliste: Anforderung, ERP-Funktion, Nachweis
Die Tabelle gilt für Betriebe in Deutschland, deren Daten nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtig sind.
| Anforderung der GoBD in Deutschland (Randziffer) | Was das ERP leisten soll | Nachweis |
|---|---|---|
| Vollständigkeit, Einzelaufzeichnung (Rz. 36, 40, 43): Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen; ein Vorgang darf nicht ohne Registrierung der bar vereinnahmten Beträge abgebrochen werden | Belegnummern automatisch und lückenlos vergeben; Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen | Bericht über Nummernlücken und Mehrfachbelegungen (Rz. 40) |
| Zeitgerechte Erfassung (Rz. 46 bis 50, 87): Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen; eine Verbuchung im Journal bis zum Ablauf des folgenden Monats ist unbedenklich, wenn ein Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnung erfüllt und die Einzeldaten aufbewahrt werden | Erfassungsdatum und Buchungsdatum je Buchung speichern (Rz. 85) | Auswertung der Abstände zwischen beiden Daten |
| Beleg und Buchung verknüpft (Rz. 61, 64, 71, 72, 77): eindeutige Belegnummer, Kontierung, Buchungsdatum; Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar | Beleg-ID in jeder Buchung; Storno mit Verweis auf die Ausgangsbuchung | Stichprobe vom Beleg zur Buchung und zurück (Rz. 32, 33) |
| Journal- und Kontenfunktion (Rz. 90 bis 97): Buchungen mit den Angaben nach Rz. 94; Zuordnungstabellen bei wechselndem Kontenrahmen oder unterschiedlichen Nummernkreisen | Pflichtfelder der Rz. 94 (seit 2024 mit Kontoart und Kontotyp); Mapping-Tabellen je System | Journalauszug; aufbewahrte Mapping-Tabelle (Rz. 97) |
| Unveränderbarkeit, Protokollierung (Rz. 58, 59, 107 bis 111): Änderungen und Löschungen so protokollieren, dass der Ursprungsinhalt feststellbar bleibt; Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisieren; die Ablage im Dateisystem genügt regelmäßig nicht | Festschreibung; Korrektur nur per Storno oder Neubuchung (Rz. 93); Änderungsprotokoll; Stammdatenhistorie | Test: eine Altrechnung nach einer Stammdatenänderung neu erzeugen, Inhalt muss gleich bleiben (Rz. 59, Beispiel 4) |
| Internes Kontrollsystem (Rz. 100 bis 102): Zugriffs- und Berechtigungskontrollen, Funktionstrennung, Erfassungs- und Abstimmungskontrollen; Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren | Rollen- und Rechtekonzept; Pflichtfeld- und Plausibilitätsprüfungen | Berechtigungskonzept und Kontrollprotokolle; IKS-Beschreibung in der Verfahrensdokumentation (Rz. 102) |
| Datensicherheit (Rz. 103 bis 106): Daten gegen Verlust und unberechtigte Eingaben sichern | Regelmäßige Sicherung; Zugriffsschutz | Beschreibung der Datensicherung in der Verfahrensdokumentation (Rz. 106) |
| Ursprungsformat, Auswertbarkeit (Rz. 129, 132, 135): im System erzeugte Daten im Ursprungsformat aufbewahren; die maschinelle Auswertbarkeit nicht verringern, etwa durch Umwandlung von Journaldaten in PDF; Konvertierung nur nach Rz. 135 | Archivexport in auswertbarem Format; keine reine PDF-Ablage von Buchungsdaten | Konvertierungsprotokoll nach Rz. 135 |
| Eingangsrechnungen und E-Rechnungen (Rz. 119, 131 in der Fassung vom 14.7.2025): elektronisch eingegangene Belege im Empfangsformat aufbewahren; bei E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt der strukturierte Teil | Eingang unverändert speichern; menschenlesbaren Teil zusätzlich nur bei steuerlich bedeutsamen Zusatzinformationen | Prüfung, dass die XML-Datei erhalten bleibt (Rz. 125, Beispiel 10) |
| Systemwechsel (Rz. 142 bis 144, 164): Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten und Verknüpfungen gleichwertig übernehmen, sonst Altsystem vorhalten; ohne begonnene Außenprüfung genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, der Z3-Zugriff (§ 147 Abs. 6 AO, Rz. 164) | Migration ohne inhaltliche Änderung; Format-Umsetzung dokumentieren | Migrationsprotokoll (Rz. 142) |
| Datenzugriff (Rz. 158 bis 178; § 147 Abs. 6 AO): Z1 (Nur-Lesezugriff), Z2 (Auswertung nach Vorgaben), Z3 (Datenüberlassung); vorgefilterte Reports genügen nicht | Lesender Zugang für den Prüfer; Export mit Strukturinformationen (Rz. 176) | Testexport (Z3) mit Strukturbeschreibung |
| Verfahrensdokumentation (Rz. 151 bis 155): für jedes System, in der Regel aus vier Teilen (Rz. 153), versioniert, entspricht den eingesetzten Programmversionen | Dokumentation je Release fortschreiben | Versionierte Verfahrensdokumentation mit Änderungshistorie (Rz. 154) |
Ein Hinweis zu Z1, Z2 und Z3: Die Finanzbehörde wählt nach pflichtgemäßem Ermessen und darf mehrere Wege zugleich verlangen (Rz. 164). Das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO besteht im Rahmen einer Außenprüfung.
Wo die GoBD an ihre Grenzen stoßen
Einzelaufzeichnung bei Barverkäufen: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Das gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 146a AO verwendet wird (Satz 4); erfasst ein solches System die Barumsätze, gilt die Einzelaufzeichnung auch bei Barverkäufen an unbekannte Kunden. Die Zumutbarkeitsüberlegungen sind nach Rz. 39 grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar.
Nachweis ohne Zertifikat: Die Finanzbehörde erteilt keine Positivtestate (Rz. 180). Der Nachweis besteht aus den Unterlagen der Tabelle, vor allem aus der Verfahrensdokumentation und den Protokollen.
Folgen bei Mängeln: Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen. Das gilt nicht, soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder soweit die elektronischen Daten nicht über die vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden (§ 158 AO). Daten, die wegen unzureichenden Schutzes nicht mehr vorgelegt werden können, machen die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 104). Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist dagegen kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, wenn sie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt (Rz. 155).
So belegen Sie die Anforderungen im Betrieb (redaktionelle Empfehlung)
- Legen Sie fest, welche Module Daten nach den Rz. 3 bis 5 erzeugen, und dokumentieren Sie sie als eigenes System mit Schnittstellen.
- Führen Sie bei jeder Änderung der Programme einen dokumentierten Freigabeprozess (Rz. 23, 80, 154).
- Prüfen Sie einmal im Jahr, ob das beschriebene Verfahren dem eingesetzten entspricht (Rz. 101, 154).
- Üben Sie den Z3-Export mit Strukturbeschreibung, bevor eine Prüfung ihn verlangt.
- Bewahren Sie die Dokumentation so lange auf wie die Unterlagen, zu deren Verständnis sie nötig ist (Rz. 154). Welche Fristen für Ihre Daten gelten, steht in Archivierung im ERP: Aufbewahrungsfristen und Datenträger.
Wie eine Verfahrensdokumentation aufgebaut ist, zeigt Verfahrensdokumentation für die Kasse erstellen. Für die Übergabe an die Steuerberatung siehe ERP und Buchhaltung: Übergabe an DATEV.