Kassenpflicht in der Schweiz: Was gilt für Kassensysteme?

Was gilt?

Eine Registrierkassenpflicht wie in Deutschland oder Österreich gibt es im schweizerischen Bundesrecht nicht. Die geöffneten Vorschriften, die für den Kassenplatz gelten, sind der Zweiunddreissigste Titel des Obligationenrechts (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) mit der Verordnung (MWSTV) sowie das Steuerharmonisierungsgesetz (StHG). Keine von ihnen schreibt vor, welche Kasse oder welches Kassensystem Sie verwenden, dass ein Gerät zertifiziert wird oder dass Sie eine Kasse bei einer Behörde anmelden.

Die Pflichten knüpfen an die Buchführung und ihre Belege an, nicht an das Gerät. Was Ihre Kasse erfasst, ist damit Buchhaltungsunterlage und unterliegt denselben Regeln wie jedes andere Geschäftsbuch. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) nennt Registrierkassenstreifen ausdrücklich als mögliche Buchungsbelege (MWST-Info 16, Ziff. 1.3, publiziert am 5. Januar 2024).

Für wen gelten die Pflichten?

Das OR unterscheidet nach Umsatzerlös und Rechtsform (Art. 957 OR). Die volle Buchführungspflicht mit Rechnungslegung trifft Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500’000 erzielt haben, sowie juristische Personen mit zwei Ausnahmen: Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, führen lediglich die vereinfachte Rechnung (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR). Buchen diese Betriebe bar, landet jeder Vorgang in dieser Buchführung.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften darunter führen eine Rechnung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Auch hier gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Zwei Beispiele (erfundene Zahlen): Eine Werkstatt als Einzelunternehmen erzielt CHF 85’000 Umsatzerlös und ist nicht mehrwertsteuerpflichtig. Sie genügt mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung plus Vermögenslage; ihre Kassenstreifen bleiben Belege, die den Eintragungen zuzuordnen sein müssen. Eine Bäckerei als Einzelunternehmen mit CHF 480’000 Umsatzerlös liegt unter der Schwelle und führt ebenfalls nur die vereinfachte Rechnung. Eine GmbH mit CHF 120’000 Umsatzerlös unterliegt dagegen als juristische Person der vollen Buchführung, obwohl der Umsatz tief ist.

Welche Anforderungen gelten für Kassendaten?

Die Anforderungen betreffen Führung, Integrität, Verfügbarkeit und Aufbewahrung. Massgeblich sind das OR, die GeBüV und, für Mehrwertsteuerpflichtige, das MWSTG:

Anforderung	Inhalt	Fundstelle
Bücher führen	Hauptbuch mit Konten und Journal; Hilfsbücher je nach Art und Umfang des Geschäfts, zum Beispiel Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung	Art. 1 GeBüV, gestützt auf Art. 958f Abs. 4 OR
Belegnachweis	Jede Buchung muss anhand eines Belegs nachvollziehbar sein; Belege dürfen auf Papier oder elektronisch vorliegen	Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR
Ordnungsmässige Datenverarbeitung	Bei elektronischer Führung gelten die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung	Art. 2 Abs. 2 GeBüV
Integrität	Bücher und Belege dürfen sich nicht ändern lassen, ohne dass sich dies feststellen lässt	Art. 3 GeBüV
Verfügbarkeit	Unterlagen müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von berechtigten Personen eingesehen und geprüft werden können, nötigenfalls ohne Hilfsmittel lesbar	Art. 6 GeBüV
Informationsträger	Unveränderbare Träger zulässig; veränderbare Träger nur mit Integritätssicherung, nachweisbarem Speicherzeitpunkt und dokumentierten Abläufen	Art. 9 GeBüV
Fristen	Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres; Mehrwertsteuerpflichtige bewahren bis zur absoluten Verjährung auf	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 MWSTG
Form der Aufbewahrung	Papier, elektronisch oder vergleichbar, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können	Art. 958f Abs. 3 OR

Für die mehrwertsteuerrechtliche Seite schreibt Art. 70 Abs. 1 MWSTG vor, dass die steuerpflichtige Person ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen führt. Die ESTV kann ausnahmsweise darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten erlassen, wenn dies für die ordnungsmässige Erhebung der Steuer unerlässlich ist.

Wie Sie Kassendaten konkret archivieren, behandelt der Artikel Aufbewahrung von Buchhaltung und Belegen in der Schweiz.

Was gilt an der Kasse gegenüber der Kundschaft?

Das geöffnete Bundesrecht enthält keine allgemeine Pflicht, jedem Kunden unaufgefordert einen Beleg auszuhändigen. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss dem Leistungsempfänger aber auf Verlangen eine Rechnung ausstellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden, heissen im Gesetz Kassenzettel; bis zu einem Entgelt von CHF 400 brauchen sie keine Angaben über den Leistungsempfänger (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Solche Kassenzettel berechtigen nicht zur Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren (Art. 57 MWSTV).

Auch die direkten Steuern greifen auf diese Unterlagen zu: Der Steuerpflichtige muss der Veranlagungsbehörde auf Verlangen Geschäftsbücher, Belege, weitere Bescheinigungen und Urkunden über den Geschäftsverkehr vorlegen (Art. 42 Abs. 2 StHG). Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen legen ihrer Steuererklärung die unterzeichneten Jahresrechnungen oder, bei vereinfachter Buchführung, Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen bei (Art. 42 Abs. 3 StHG). Art und Weise der Führung und Aufbewahrung dieser Dokumente richten sich nach Art. 957 bis 958f OR (Art. 42 Abs. 4 StHG).

Was droht bei Verstössen?

Liegen keine oder nur unvollständige Aufzeichnungen vor oder stimmen die ausgewiesenen Ergebnisse mit dem wirklichen Sachverhalt offensichtlich nicht überein, schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen (Art. 79 MWSTG). Diese Einschätzung setzt die Bemessungsgrundlage für Ihre Abrechnung fest.

Wer vorsätzlich oder fahrlässig Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt, macht sich strafbar (Art. 98 Buchst. e MWSTG). Der Normtext nennt für diese Busse keinen Höchstbetrag. Nicht ordnungsgemäss geführte Kassendaten können ausserdem in eine Steuerhinterziehung münden, wenn dadurch Einnahmen nicht deklariert werden; dafür gilt die eigenständige Busse nach Art. 96 MWSTG.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Ermitteln Sie den Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres und prüfen Sie, ob Sie volle oder vereinfachte Buchführung führen (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR).
• Prüfen Sie, dass sich jeder gebuchte Kassenvorgang anhand eines Buchungsbelegs nachvollziehen lässt; das Gesetz verlangt den Belegnachweis für die Buchungsvorgänge, nicht die automatische Belegerzeugung bei jedem Kassenvorgang — richten Sie Ihre Kasse aber so ein, dass keine Buchung ohne Beleg bleibt (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR).
• Prüfen Sie, dass sich Kassendaten in Ihrem System nicht unbemerkt ändern lassen, und dokumentieren Sie Abläufe und Zugriffe (Art. 3 und 4 GeBüV).
• Richten Sie Archivierung so ein, dass die Daten die Fristen überstehen: zehn Jahre nach OR, bei Mehrwertsteuerpflicht bis zur absoluten Verjährung (Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 70 Abs. 2 MWSTG).
• Stellen Sie Rechnungen auf Verlangen aus und lassen Sie Ihre Kassenzettel die CHF-400-Regel einhalten (Art. 26 MWSTG, Art. 57 MWSTV).
• Halten Sie Export und Lesbarkeit Ihrer Kassendaten fest, damit Sie sie der ESTV oder der Veranlagungsbehörde auf Verlangen vorlegen können (Art. 42 Abs. 2 StHG, Art. 6 GeBüV).