Kassensystem Schweiz: MWST-Anforderungen prüfen

Vor dem Kauf eines Kassensystems in der Schweiz lohnt der Blick darauf, was Gesetz und Verordnung zusätzlich zu Preis und Funktionen verlangen. Die Anforderungen stammen aus dem Mehrwertsteuerrecht (MWSTG und MWSTV), der Rechnungslegung im Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV); Rechtsstand ist der 13. Oktober 2026. Ob und ab wann Ihr Betrieb MWST-pflichtig ist, klärt der Artikel zur Umsatzgrenze; die Aufbewahrungspflichten greifen für MWST-pflichtige und für buchführungspflichtige Betriebe jeweils mit eigener Grundlage.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt, was das Schweizer Recht von einem Kassensystem verlangt, und den Prüfpunkt, den Sie beim Anbieter ansprechen können.

Kriterium	Was das Gesetz verlangt	Prüfpunkt beim Anbieter
Steuersätze korrekt rechnen	Die jeweils einschlägige Leistung ist mit dem zutreffenden Satz zu besteuern: Normalsatz 8,1 Prozent, reduzierter Satz 2,6 Prozent, Sondersatz 3,8 Prozent für Beherbergung (Art. 25 MWSTG, seit 1. Januar 2024)	Sind alle drei Sätze je Position anlegbar, und bleibt die Zuordnung bei Rabatten erhalten?
Gastgewerbe-Trennung	Lebensmittel im Rahmen gastgewerblicher Leistungen: Normalsatz; zum Mitnehmen: reduzierter Satz, ausser alkoholische Getränke, bei geeigneten organisatorischen Massnahmen zur Abgrenzung (Art. 25 Abs. 3 MWSTG)	Kann die Kasse dieselbe Ware je nach Vor-Ort-Konsum oder Mitnahme auf zwei Sätzen buchen und die Abgrenzung belegen?
Rechnung auf Verlangen	Auf Verlangen eine Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG, darunter Eintragungshinweis und MWST-Nummer, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag	Erstellt das System aus jedem Verkauf eine vollständige Rechnung, oder nur einen Kassenzettel?
Kassenzettel bis CHF 400	Bei automatisierten Kassen dürfen Kassenzettel bis CHF 400 ohne Empfängerangabe ausgestellt werden (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV); sie berechtigen nicht zur Steuerrückerstattung	Was passiert bei Beträgen über CHF 400? Erzeugt das System dann die Angaben nach Absatz 2?
Kein Steuerausweis ohne Eintragung	Wer nicht im Register eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen; wer unberechtigt oder zu hohe Steuer ausweist, schuldet sie, es sei denn, die Rechnung wird korrigiert oder es wird glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 MWSTG)	Lässt sich die Kasse so konfigurieren, dass ohne Eintragung im Register kein Steuerbetrag erscheint?
Abrechnungsdaten liefern	Abrechnung vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich; auf Antrag jährlich oder monatlich; Einreichung innert 60 Tagen (Art. 35 und 71 MWSTG)	Liefert das System pro Abrechnungsperiode die Summen je Steuersatz, die die Abrechnung braucht?
Aufbewahrung	Kassendaten und Belege bis zur absoluten Verjährung, zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 und 42 Abs. 6 MWSTG); Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre (Art. 958f OR)	Wie lange hält der Anbieter Daten zurück, wenn Sie kündigen, und in welchem Format erhalten Sie den Export?
Integrität und Lesbarkeit	Daten dürfen nicht veränderbar sein, ohne dass sich dies feststellen lässt; sie müssen bis zum Fristende lesbar bleiben (Art. 3 und 6 GeBüV, Art. 958f Abs. 3 OR)	Protokolliert das System Änderungen und Stornos nachvollziehbar, und läuft das Backup in ein exportierbares Format?

Zu den Sätzen und ihrer Abbildung in der Kasse siehe MWST-Sätze und die Kasse; zur Trennung im Gastgewerbe Vor Ort und Take-away.

Steuersätze und die Abgrenzung im Gastgewerbe

Art. 25 MWSTG kennt drei Sätze: 8,1 Prozent Normalsatz und 2,6 Prozent reduzierter Satz, beide in Kraft seit 1. Januar 2024, sowie 3,8 Prozent Sondersatz für Beherbergungsleistungen. Für die Kasse entscheidend ist Absatz 3: Lebensmittel im Rahmen gastgewerblicher Leistungen unterliegen dem Normalsatz. Sind sie zum Mitnehmen oder zur Auslieferung bestimmt, gilt der reduzierte Satz – mit Ausnahme alkoholischer Getränke, die immer dem Normalsatz unterliegen –, sofern geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung getroffen wurden; andernfalls der Normalsatz. In Verpflegungsautomaten gilt der reduzierte Satz, ebenfalls mit Ausnahme alkoholischer Getränke.

Als geeignete organisatorische Massnahme nennt Art. 56 MWSTV beispielhaft (“namentlich”) das Ausstellen von Belegen, anhand derer festgestellt werden kann, ob eine gastgewerbliche Leistung oder eine Lieferung zum Mitnehmen erbracht wurde. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Kassenfunktion vor. Redaktionelle Einschätzung: Die Kasse pro Vorgang festzuhalten, wie die Leistung erbracht wurde, denn daraus lassen sich solche Belege erzeugen. Fragen Sie den Anbieter, wie die Trennung bedient wird und wie sie sich nachträglich aus den Belegen herauslesen lässt.

Rechnungsangaben und der Kassenzettel

Auf Verlangen müssen Sie eine Rechnung ausstellen, die den Anforderungen von Art. 26 Abs. 2 MWSTG genügt, unter anderem mit Name und Ort des Leistungserbringers, Hinweis auf die Eintragung im Register samt Nummer (der MWST-Nummer), Name und Ort des Empfängers, Beschreibung und Umfang der Leistung sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes.

Kassenzettel automatisierter Kassen dürfen bis CHF 400 ohne Empfängerangabe ausgestellt werden (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV); solche Zettel berechtigen nicht zur Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren. Für höhere Beträge braucht der Beleg die Angaben nach Absatz 2. Prüfen Sie, wie das System einen Verkauf über CHF 400 oder eine ausdrückliche Rechnungsanfrage behandelt.

Ohne Eintragung im Register gilt Art. 27 MWSTG: Die Kasse darf dann nicht auf die Steuer hinweisen, und wer unberechtigt oder zu hohe Steuer ausweist, schuldet diese grundsätzlich; eine Korrektur der Rechnung im handelsrechtlich Zulässigen oder der glaubhafte Nachweis, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, kann das verhindern (Art. 27 Abs. 2 und 4 MWSTG). Das Ausweisverbot hängt an der fehlenden Eintragung, nicht am Umsatz: Auch ein Betrieb unter der Grenze von CHF 100’000 kann auf die Befreiung verzichten und sich eintragen lassen (Art. 11 MWSTG). Einem nicht eingetragenen Betrieb bringt also gerade eine Kasse mit erzwungenem Steuerausweis Nachteile.

Abrechnung und Fristen abbildbar

Die MWST wird je Steuerperiode erhoben; Steuerperiode ist das Kalenderjahr (Art. 34 MWSTG). Innerhalb der Periode erfolgt die Abrechnung vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich; auf Antrag ist jährliche Abrechnung möglich, wenn der Umsatz aus steuerbaren Leistungen nicht mehr als CHF 5’005’000 pro Jahr beträgt, sowie monatliche Abrechnung bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss (Art. 35 MWSTG). Einzureichen ist die Abrechnung innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 MWSTG).

Aus Sicht der Kasse heisst das: Sie brauchen je Periode und Steuersatz die Summen der steuerbaren Entgelte, die Vorsteuerdaten und einen Export, den die Buchhaltung ohne manuelle Übernahme in die Abrechnung bringen kann. Zum Beginn der Steuerpflicht meldet sich der Betrieb innert 30 Tagen schriftlich bei der ESTV (Art. 66 MWSTG); die Anmeldung geht die ESTV an, aber die Kasse muss ab diesem Zeitpunkt satz- und belegkorrekt arbeiten. Ob effektiv oder nach Saldosteuersatz abgerechnet wird, zeigt der Vergleich effektiv oder Saldosteuersatz (Begriff).

Aufbewahrung: MWST und Rechnungslegung

Als steuerpflichtige Person haben Sie Ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen, zu denen auch die Kassendaten gehören, bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Diese tritt in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein, in der die Steuerforderung entstand (Art. 42 Abs. 6 MWSTG); Steuerperiode ist das Kalenderjahr. Unterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen müssen 20 Jahre aufbewahrt werden (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Eine Tabelle nach Unterlagenarten bietet der Artikel zur Aufbewahrung in der Schweiz.

Unabhängig davon verlangt das OR von buchführungspflichtigen Betrieben, Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres; elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f OR). Voll buchführungspflichtig sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen, ausser bestimmten Vereinen und Stiftungen (Art. 957 Abs. 2 OR); für diese und für kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften genügen Einnahmen- und Ausgabenrechnung plus Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Wie sich die Fristen zusammensetzen, zeigt Geschäftsbücher und Aufbewahrung.

Aus der GeBüV stammen die technischen Prüfpunkte: Daten dürfen nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3); sie müssen bis zum Fristende innert angemessener Frist einsehbar sein, notfalls auch ohne Hilfsmittel lesbar (Art. 6); veränderbare Datenträger sind nur mit Verfahren zulässig, die Integrität und Speicherzeitpunkt nachweisbar sichern (Art. 9); bei einer Datenmigration sind Vollständigkeit und Lesbarkeit zu sichern und der Übergang zu protokollieren (Art. 10). Fragen Sie, wie Stornos protokolliert werden und welchen vollständigen Datensatz Sie bei Vertragsende erhalten.

Was nicht verlangt ist

In den für diesen Artikel geöffneten Quellen (MWSTG, MWSTV, 32. Titel OR, GeBüV) haben wir keine Vorschrift gefunden, die für Kassensysteme in der Schweiz eine Zertifizierung, eine technische Sicherheitseinrichtung, ein Signiermodul oder ein vorgeschriebenes Kassendatenformat vorsieht; die deutsche TSE-Pflicht und die österreichischen RKSV-Anforderungen haben hier keine Entsprechung. Ebenso fanden wir darin keine Regel, die für jeden Verkauf einen Beleg an die Kundschaft verlangt; das Gesetz gibt der Kundschaft nur das Recht, eine Rechnung zu verlangen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Zwei Einschränkungen gehören zum Bild: Die ESTV kann ausnahmsweise weitergehende Aufzeichnungspflichten erlassen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Steuer unerlässlich ist (Art. 70 Abs. 1 MWSTG). Und Verträge können härtere technische Anforderungen enthalten, als das Gesetz verlangt.

Checkliste für die Anbieterprüfung

Pflichtbezogene Prüfpunkte:

• Die Kasse wendet den jeweils einschlägigen Satz korrekt an (8,1, 2,6, 3,8 Prozent, Art. 25 MWSTG); dass alle drei Sätze je Position anlegbar sind, ist ein gewünschtes Leistungsmerkmal, keine gesetzliche Pflicht.
• Im Gastgewerbe werden Vor-Ort- und Mitnahme-Umsatz getrennt gebucht, und die Abgrenzung ergibt sich aus den Belegen (Art. 25 Abs. 3 MWSTG, Art. 56 MWSTV).
• Aus jedem Verkauf lässt sich eine Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG erzeugen, einschliesslich MWST-Nummer.
• Ohne Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen erscheint kein Steuerbetrag auf dem Beleg (Art. 27 Abs. 1 MWSTG); die Umstellung auf MWST-pflichtig ist ohne Datenverlust möglich.
• Je Abrechnungsperiode liefert das System Summen je Steuersatz und Vorsteuerdaten für die Abrechnung mit 60 Tagen Frist – vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich, auf Antrag monatlich oder jährlich (Art. 35 und 71 MWSTG).
• Kassendaten sind als steuerpflichtige Person bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 42 Abs. 6 und Art. 70 Abs. 2 MWSTG); vorbehaltlich bleibt die zehnjährige Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege ab Ablauf des Geschäftsjahres nach Art. 958f OR, die länger laufen kann. Daten dürfen nicht veränderbar sein, ohne dass sich dies feststellen lässt, und Änderungen und Stornos sind nachvollziehbar protokolliert (Art. 3 und 6 GeBüV).
• Bei einer Datenmigration sichert das System Vollständigkeit und Lesbarkeit und protokolliert den Übergang (Art. 10 GeBüV); ein vollständiger Export bei Vertragsende ist ein gewünschtes Leistungsmerkmal, das der Vertrag regeln muss.

Was nicht als Kriterium zählt:

• Keine Zertifizierung und keine Signatur- oder Sicherungseinrichtung ist gesetzlich verlangt; ein solches Merkmal ist höchstens ein technisches Extra.
• Kein behördlich vorgeschriebenes Kassendatenformat ist zu beachten; entscheidend ist, dass der Export die Abrechnung und die Aufbewahrung abdeckt.
• Keine allgemeine Belegabgabepflicht an die Kundschaft haben wir in den geöffneten Quellen gefunden; verlangen kann die Kundschaft eine Rechnung nach Art. 26 Abs. 1 MWSTG.