Aufbewahrung von Buchhaltung und Belegen in der Schweiz

Was die Aufbewahrungspflicht vorschreibt

In der Schweiz laufen zwei Aufbewahrungsregime parallel. Das Handelsrecht im 32. Titel des Obligationenrechts (OR) verlangt, Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Das Mehrwertsteuerrecht verlangt zusätzlich, dass steuerpflichtige Personen ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung ordnungsgemäss aufbewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).

Welche Unterlagen ein Geschäftsvorfall belegen müssen, ergibt sich aus den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung: zu ihnen zählt der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). Nach der Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) sind Buchungsbelege alle Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall nachzuvollziehen; dazu gehören zum Beispiel Registrierkassenstreifen, Zahlungsbelege, Lieferantenrechnungen und Kopien der Ausgangsrechnungen (MWST-Info 16, Ziff. 1.3).

Für wen welche Pflicht gilt

Die volle Buchführungspflicht trifft Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen (Art. 957 Abs. 1 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften darunter sowie bestimmte Vereine und Stiftungen führen lediglich eine Rechnung über die Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR); für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Wer buchen muss und wie das Kassabuch dazu passt, steht in Buchführungspflicht und Kassabuch in der Schweiz.

Die Aufbewahrungspflicht nach Art. 70 MWSTG trifft jede steuerpflichtige Person, auch eine, die sich nicht in das Register der steuerpflichtigen Personen hat eintragen lassen. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt (Art. 10 Abs. 1 MWSTG); in der Regel entfällt die Steuerpflicht, solange Ihr Jahresumsatz aus nicht nach Art. 21 Abs. 2 MWSTG ausgenommenen Leistungen unter CHF 100’000 liegt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG; Umsatz nach den vereinbarten Entgelten ohne die Steuer, Art. 10 Abs. 2bis MWSTG). Ab wann diese Grenze überschritten ist, prüfen Sie im Artikel zur MWST-Pflicht nach Umsatz. Eine eigene Registrierkassenpflicht gibt es in der Schweiz nicht; die Pflichten für Kassendaten ergeben sich aus der Buchführung, siehe Kassenpflicht in der Schweiz.

Welche Fristen für welche Unterlagen gelten

Die Tabelle fasst die Fristen und die jeweils zulässige Aufbewahrungsform zusammen. Massgeblich sind immer die genannten Vorschriften; bei MWST-Pflicht gilt die längere der beiden Fristen.

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage	Zulässige Form
Geschäftsbücher (Hauptbuch mit Konten und Journal, Hilfsbücher wie Kassabuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung)	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 1 GeBüV	Papier, elektronisch oder vergleichbar, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und jederzeitige Lesbarkeit besteht; elektronisch nach GeBüV (Art. 958f Abs. 3 OR, Art. 9 GeBüV)
Buchungsbelege (Kassenzettel, Zahlungsbelege, Eingangsrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Quittungsdoppel)	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR	Papier, elektronisch oder vergleichbar, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und jederzeitige Lesbarkeit besteht; elektronisch nach GeBüV (Art. 958f Abs. 3 OR, Art. 9 GeBüV)
Geschäftsbericht	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR	schriftlich und unterzeichnet
Revisionsbericht	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR	schriftlich und unterzeichnet
Unterlagen einer MWST-pflichtigen Person: Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere, sonstige Aufzeichnungen	bis zur absoluten Verjährung, in jedem Fall 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Kalenderjahr)	Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6, Art. 34 Abs. 2 MWSTG	Papier oder papierlos nach Art. 122 MWSTV mit Art. 958f OR und GeBüV
Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen	20 Jahre	Art. 70 Abs. 3 MWSTG	wie oben
Arbeitsanweisungen zur Buchführung (Organisation, Abläufe, Programme)	gleich lang wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden	Art. 4 Abs. 2 GeBüV	elektronisch oder Papier nach GeBüV
Protokolle über Zugriffe und Datenmigrationen	gleiche Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger	Art. 8 und Art. 10 Abs. 3 GeBüV	elektronisch oder Papier nach GeBüV

Zur 20-Jahre-Frist nennt die ESTV in der MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2, als Praxis 26 Jahre für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen, zum Beispiel Lieferantenrechnungen, Kaufverträge und Mietverträge. Das Gesetz selbst schreibt zwanzig Jahre vor (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

In welcher Form Sie aufbewahren dürfen

Art. 958f Abs. 3 OR lässt drei Formen zu: Papier, elektronische Aufbewahrung und vergleichbare Verfahren. Voraussetzung ist, dass die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind davon ausgenommen: Sie sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR).

Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), die der Bundesrat gestützt auf Art. 958f Abs. 4 OR erlassen hat. Sie verlangt, dass die Bücher und Belege nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV), und dass eine berechtigte Person sie bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist einsehen und prüfen kann, nötigenfalls auch ohne Hilfsmittel (Art. 6 GeBüV). Art. 9 Abs. 1 GeBüV nennt die zulässigen Informationsträger: unveränderbare Träger wie Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger, sowie veränderbare Träger wie Festplatten, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: ein Verfahren, das die Integrität der Informationen sichert (zum Beispiel digitale Signatur), ein unverfälschbar nachweisbarer Speicherzeitpunkt (zum Beispiel Zeitstempel), die Einhaltung der weiteren Vorschriften zum Einsatz dieser Verfahren und dokumentierte Abläufe mit aufbewahrten Protokollen und Log files.

Wer elektronisch archiviert, prüft die Träger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit und darf Daten auf andere Formate oder Träger übertragen, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit weiterhin gewährleistet sind; die Übertragung ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV). Auf Verlangen der ESTV müssen elektronisch aufbewahrte Daten während der ganzen Frist lesbar gemacht und zur Verfügung gestellt werden können (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1, unter Verweis auf Art. 3 und 6 GeBüV). Die ESTV gibt elektronisch aufbewahrten Unterlagen die gleiche Beweiskraft wie lesbaren Originalen, sofern sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind; die Risiken der Vernichtung des Originalträgers trägt das Unternehmen.

Für die MWST gilt die Grundlage für papierlose Belege ausdrücklich: Für ihre Übermittlung und Aufbewahrung sind die Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV anzuwenden (Art. 122 MWSTV, gestützt auf Art. 70 Abs. 4 MWSTG).

Was bei einem Verstoss droht

Art. 98 Buchst. e MWSTG stellt es unter Busse, wer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen vorsätzlich oder fahrlässig nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt. Das Gesetz nennt für diese Busse keinen Höchstbetrag. Wer Einnahmen nicht deklariert und die Steuerforderung dadurch verkürzt, macht sich der Steuerhinterziehung schuldig; Art. 96 Abs. 1 MWSTG bedroht sie mit einer Busse bis zu CHF 400’000. Art. 958f OR selbst nennt keine Strafe; die Pflicht sichert das MWST-Recht ab, soweit Sie mehrwertsteuerpflichtig sind.

Eine lückenhafte oder abgelaufene Ablage fällt zudem bei Prüfungen der ESTV auf: Das Unternehmen muss die Aufzeichnungen nach Steuerperiode geordnet vorhalten können (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2).

Checkliste für Ihren Betrieb

• Legen Sie für jedes abgeschlossene Geschäftsjahr einen Ablageordner an, der Bücher, Belege, Geschäftsbericht und, falls vorhanden, Revisionsbericht enthält, und notieren Sie das Löschdatum.
• Scannen Sie Papierdokumente erst, wenn der Ablage Integritätssicherung, nachweisbarer Speicherzeitpunkt und dokumentierte Abläufe nach Art. 9 GeBüV zugrunde liegen.
• Prüfen Sie jährlich, ob archivierte Daten noch lesbar sind, und protokollieren Sie jede Migration (Art. 10 GeBüV).
• Bewahren Sie das elektronische Kassensystem protokollierend auf: Log files, Programmdokumentation und Zugriffsregeln gehören in dieselbe Frist wie die Belege.
• Rechnen Sie bei MWST-Pflicht mit Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung, in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Nur für Unterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs unbeweglicher Gegenstände gilt die gesetzliche Frist von zwanzig Jahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG); die ESTV rechnet in der Praxis mit 26 Jahren (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2).
• Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle, ob kantonale Steuergesetze für Ihren Standort weitere Pflichten nennen.

Wie Sie die Aufbewahrung im Betrieb organisieren, zeigt der Artikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Schweiz.