Kassenrecht in DE, AT und CH im Überblick

Deutschland, Österreich und die Schweiz beantworten die Frage nach der Kasse unterschiedlich. Deutschland schreibt dem elektronischen Kassensystem Technik, Beleg und Meldung vor, Österreich knüpft eine Registrierkassenpflicht an Umsatzgrenzen, und die Schweiz regelt die Kasse über die Buchführung. Dieser Artikel vergleicht die vier Punkte, die im Alltag den Unterschied machen: Kassenpflicht, Sicherungsgerät, Beleg und Meldung an die Finanzverwaltung.

Kassenpflicht, Sicherung, Beleg und Meldung im Vergleich

Die Tabelle nennt je Land die Grundlage und die wichtigste Bedingung. Für Details und Ausnahmen verweisen die Abschnitte darunter auf die Länderartikel.

Merkmal	Deutschland	Österreich	Schweiz
Kassenpflicht	keine Pflicht, eine Kasse zu führen; § 146a AO setzt beim elektronischen Aufzeichnungssystem an (Kassensystem oder Registrierkasse nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV); elektronische Buchhaltungsprogramme und die übrigen Systeme nach Satz 2 sind keine solchen	Registrierkassenpflicht als Grundregel ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); Ausnahmen kann das BMF nach § 131 Abs. 4 BAO durch Verordnung einräumen	das Schweizer Obligationenrecht setzt bei der Buchführung an (Art. 957 ff. OR), nicht bei der Kassentechnik
Sicherungsgerät	zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme und Registrierkassen, erstmals anzuwenden seit 1. Januar 2020; für EU-Taxameter nach § 1 Abs. 2 KassenSichV gilt § 7 KassenSichV (Sicherheitsmodul und Transaktion), für Wegstreckenzähler § 8 KassenSichV mit Sicherheitsmodul, Transaktion und Belegangaben ab dem Tag des Inverkehrbringens, wenn sie nach dem 30. Juni 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden, und bei vor dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebrachten Geräten mit digitaler Schnittstelle für eine zertifizierte TSE erst ab 1. Januar 2027 (§ 10 KassenSichV)	Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, die jeden Barumsatz kryptografisch signiert oder versiegelt (§ 131b Abs. 2 BAO)	das OR verlangt ordnungsmässige, nachprüfbare Buchführung, kein bestimmtes Sicherungsgerät (Art. 957a Abs. 2 OR)
Beleg	Beleg ausstellen und anbieten (§ 146a Abs. 2 AO); sieben Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV, die für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nicht gelten (dort § 7 Abs. 3 KassenSichV für EU-Taxameter und § 8 Abs. 3 KassenSichV für Wegstreckenzähler, dessen Anwendung § 10 KassenSichV regelt); für ein EU-Taxameter ohne Belegdrucker besteht keine Belegausgabepflicht (§ 7 Abs. 4 KassenSichV, für Wegstreckenzähler nach § 8 Abs. 4 KassenSichV sinngemäss); Papier oder elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden	Beleg über jede empfangene Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO); bei zulässiger vereinfachter Losungsermittlung entfällt auch die Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015); der Beleg der erfassten Registrierkasse weist die Daten des maschinenlesbaren Codes aus, als QR-Code oder Ersatzdarstellung (§ 11 RKSV); physischer Ausdruck auf Verlangen seit 1. Oktober 2026	Belegnachweis für jeden Buchungsvorgang (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR); Kassenzettel bis CHF 400 ohne Empfängerangaben (Art. 57 MWSTV)
Meldung	Mitteilung des elektronischen Aufzeichnungssystems binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO), seit 1. Januar 2025 über ELSTER; bei Wegstreckenzählern nur, wenn sie am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II)	Registrierung über FinanzOnline binnen einer Woche nach Inbetriebnahme; DEP-Sicherung mindestens vierteljährlich; Monatsbeleg zu jedem Monatsende; Jahresbeleg zum Jahresende	keine Meldung der Kasse im OR; die MWST-Abrechnung erfolgt grundsätzlich vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich, und ist innert 60 Tagen einzureichen (Art. 35 und 71 MWSTG)

Deutschland: die Pflichten hängen am elektronischen System

§ 146a AO richtet sich an jeden, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst; elektronische Aufzeichnungssysteme sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Ein solches System braucht eine zertifizierte TSE (Absatz 1), jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall, an dem ein Dritter beteiligt ist, braucht einen Beleg (Absatz 2; Entnahmen und Einlagen sind von der Belegausgabe ausgenommen, AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.5), und Anschaffung oder Außerbetriebnahme sind dem Finanzamt binnen eines Monats mitzuteilen (Absatz 4). Die Vorschriften sind erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 anzuwenden, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO).

Der erfasste Kreis ist enger als das Wort Kasse vermuten lässt. § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV nimmt Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung samt Ladepunkten für Elektro- und Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte aus. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten nach § 1 Abs. 2 KassenSichV dagegen als elektronische Aufzeichnungssysteme; für EU-Taxameter gilt § 7 KassenSichV, für Wegstreckenzähler § 8 KassenSichV, dessen Anwendung § 10 KassenSichV regelt. Nach § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 KassenSichV sind §§ 2 und 6 Satz 1 KassenSichV auf sie nicht anzuwenden; an die Stelle der sieben Mindestangaben nach § 6 Satz 1 treten die Belegangaben nach § 7 Abs. 3 KassenSichV und nach § 8 Abs. 3 KassenSichV. Verfügt ein EU-Taxameter nicht über einen Belegdrucker, besteht keine Belegausgabepflicht (§ 7 Abs. 4 KassenSichV, für Wegstreckenzähler nach § 8 Abs. 4 KassenSichV sinngemäss).

Bei Wegstreckenzählern ist § 8 KassenSichV ab dem Tag des Inverkehrbringens anzuwenden, wenn sie nach dem 30. Juni 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden (§ 10 Abs. 1 KassenSichV), und bei vor dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebrachten Geräten mit digitaler Schnittstelle für eine zertifizierte TSE erst ab 1. Januar 2027 (§ 10 Abs. 2 KassenSichV). Für ein solches älteres Gerät ohne diese Schnittstelle enthält § 10 KassenSichV keine Anwendungsregel. Für vor dem 1. Januar 2021 mit INSIKA-Technik ausgerüstete EU-Taxameter ist § 7 KassenSichV seit dem 1. Januar 2026 anzuwenden (§ 9 KassenSichV).

Wer ohne elektronisches System kassiert, etwa mit der offenen Ladenkasse, ist von diesen Pflichten nicht erfasst; für ihn gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten: Kassenbuch in der offenen Ladenkasse. Die Belegausgabe behandelt Belegausgabepflicht in Deutschland, die TSE die Kassensicherungsverordnung, die Meldung die Kassenmeldepflicht.

Bisher in Kraft ist keine allgemeine Kassenpflicht. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung liegt vor; seinen Stand verfolgt der Artikel Registrierkassenpflicht Deutschland: Stand der Pläne.

Österreich: die Umsatzgrenzen entscheiden

Als Grundregel besteht die Registrierkassenpflicht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb, wenn die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); Ausnahmen kann das BMF nach § 131 Abs. 4 BAO durch Verordnung einräumen. Zahlung mit Bankomatkarte zählt dabei als Barzahlung (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Die Pflicht beginnt mit dem ersten Tag des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO).

Die Registrierkasse braucht eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit (§ 131b Abs. 2 BAO). Kasse und Sicherheitseinrichtung sind über FinanzOnline zu registrieren, spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme. Die Kasse führt ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) und sichert es mindestens vierteljährlich; zu jedem Monatsende entsteht ein Monatsbeleg, zum Jahresende der auszudruckende und zu prüfende Jahresbeleg (§§ 7 und 8 RKSV). Diese Pflichten treffen die erfasste Registrierkasse.

Der Beleg über eine Barzahlung kann auch elektronisch erteilt werden; seit 1. Oktober 2026 ist auf Verlangen des Leistungsempfängers oder der Abgabenbehörde ein physischer Beleg auszufolgen (§ 132a Abs. 1 BAO). Ist eine vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 BarUV 2015 zulässig, besteht keine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO (§ 1 Abs. 4 BarUV). Grenzen und Ausnahmen erklärt Registrierkassenpflicht in Österreich, die Technik RKSV: Anforderungen an die Registrierkasse.

Schweiz: Buchführung statt Kassentechnik

Das Schweizer Obligationenrecht schreibt keine Kassentechnik vor; es verlangt Buchführung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr führen die volle Buchführung und Rechnungslegung, darunter genügt die Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Juristische Personen führen unabhängig von der Umsatzhöhe die volle Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR); Vereine und Stiftungen, die nicht ins Handelsregister eingetragen werden müssen, sowie begünstigte Stiftungen genügen mit der Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch, mit Belegnachweis und Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR). Geschäftsbücher und Buchungsbelege bleiben zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt (Art. 958f Abs. 1 OR).

Für die Mehrwertsteuer gilt: Kassenzettel von automatisierten Kassen brauchen bis CHF 400 Entgelt keine Empfängerangaben (Art. 57 MWSTV). Die MWST-Abrechnung läuft grundsätzlich vierteljährlich, bei Abrechnung nach Saldosteuersätzen halbjährlich; auf Antrag der steuerpflichtigen Person monatlich, wenn regelmässig ein Vorsteuerüberschuss anfällt, oder jährlich, wenn der Umsatz aus steuerbaren Leistungen nicht mehr als 5 005 000 Franken pro Jahr beträgt; Art. 35 Abs. 1 und der eingefügte Abs. 1bis MWSTG gelten in dieser Fassung seit 1. Januar 2025. Für die jährliche Abrechnung bei Beginn der Steuerpflicht bewilligt die ESTV sie, wenn der in den ersten zwölf Monaten erwartete Umsatz mit Mehrwertsteuer diese Grenze nicht überschreitet (Art. 76a Abs. 2 MWSTV).

Eingereicht wird innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Details: Kassenpflicht in der Schweiz, Buchführungspflicht und Kassabuch in der Schweiz und Aufbewahrung in der Schweiz.

Betriebe in mehreren Ländern prüfen getrennt

Jede der drei Regeln folgt ihrem eigenen Gesetz. Die österreichischen Grenzen gelten als Grundregel je Betrieb, die deutschen Pflichten an jedem elektronischen Aufzeichnungssystem, mit dem Sie in Deutschland erfassen, und die Schweizer Buchführungspflicht an Ihrem Schweizer Unternehmen. Eine Kasse, die die deutsche TSE-Pflicht erfüllt, erfüllt damit nicht automatisch die RKSV-Anforderungen; das Belegformat und die Prüfung unterscheiden sich. Ordnen Sie deshalb jeden Standort und jedes System genau einer Rechtsordnung zu und prüfen Sie sie dort.

Checkliste für den Vergleich

• Ich habe geprüft, ob mein Betrieb in Österreich mindestens 15.000 Euro Jahresumsatz netto erzielt und seine Barumsätze 7.500 Euro netto überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO; massgebend ist der Betrieb, für den eine gesonderte Gewinnermittlung erfolgt), und ob eine Ausnahme nach § 131 Abs. 4 BAO in Betracht kommt.
• Ich habe für jedes Kassensystem und jede Registrierkasse nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV bestätigt, dass eine zertifizierte TSE angebunden ist (seit 1. Januar 2020) und der Beleg die sieben Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV enthält; elektronische Buchhaltungsprogramme und die Systeme nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV sind nicht erfasst.
• Ich habe für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nach § 1 Abs. 2 KassenSichV geprüft, dass der Beleg eines EU-Taxameters die Angaben nach § 7 Abs. 3 KassenSichV und der Beleg eines Wegstreckenzählers, auf den § 8 KassenSichV anzuwenden ist, die Angaben nach § 8 Abs. 3 KassenSichV enthält (die sieben Mindestangaben nach § 6 Satz 1 gelten dort nicht, § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 KassenSichV), dass für ein EU-Taxameter ohne Belegdrucker keine Belegausgabepflicht besteht (§ 7 Abs. 4 KassenSichV, für Wegstreckenzähler nach § 8 Abs. 4 KassenSichV sinngemäss) und ab wann § 8 KassenSichV bei Wegstreckenzählern anzuwenden ist: ab dem Tag des Inverkehrbringens bei erstmaligem Inverkehrbringen nach dem 30. Juni 2024, bei vor dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebrachten Geräten mit digitaler Schnittstelle für eine zertifizierte TSE erst ab 1. Januar 2027 (§ 10 KassenSichV); für solche älteren Geräte ohne diese Schnittstelle enthält § 10 KassenSichV keine Anwendungsregel.
• Ich habe für jedes elektronische Aufzeichnungssystem in Deutschland die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER erfasst; bei Wegstreckenzählern nur, wenn sie am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II).
• Ich habe für die erfasste Registrierkasse in Österreich die Registrierung von Kasse und Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline und die vierteljährliche DEP-Sicherung nachgewiesen.
• Ich habe für die Schweiz geprüft, ob mein Einzelunternehmen oder meine Personengesellschaft mindestens 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr erzielt hat und welche Buchführungsform dann gilt; ein Unternehmen in Rechtsform einer juristischen Person führt unabhängig vom Umsatz die volle Buchführung, sofern es sich ins Handelsregister eintragen lassen muss und keine begünstigte Stiftung ist; nicht registerpflichtige Vereine und Stiftungen sowie begünstigte Stiftungen genügen mit der Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR).
• Ich habe die Aufbewahrungsfristen je Land getrennt eingetragen: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen und acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO in Deutschland, sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres für Belegdurchschriften nach § 132a Abs. 6 BAO in Österreich, zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres nach Art. 958f OR in der Schweiz.