Buchführungspflicht in Österreich: einfach oder doppelt
Kurz gesagt
Stand 13. Oktober 2026 buchen in Österreich Kapitalgesellschaften und bestimmte Personengesellschaften ohne natürlichen Vollhafter doppelt. Andere Unternehmer müssen es nach § 189 UGB, wenn sie 700.000 Euro Umsatzerlöse je Betrieb zweimal nacheinander oder um mindestens 300.000 Euro überschreiten; freie Berufe sind ausgenommen, Land- und Forstwirte unterliegen § 125 BAO. Sonst genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Das Wichtigste
- Österreich: Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH, AG) sind nach § 189 Abs. 1 Z 1 UGB unabhängig vom Umsatz rechnungslegungspflichtig.
- Einzelunternehmer und eingetragene Personengesellschaften mit einer natürlichen Person als Vollhafter: Pflicht bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse je einheitlichem Betrieb nach Maßgabe von § 189 Abs. 1 Z 3 und Abs. 2 UGB; das dritte Buch des UGB gilt nicht für freie Berufe und Land- und Forstwirte.
- Die 700.000 Euro müssen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten sein, dann gilt die Pflicht ab dem zweitfolgenden Jahr; bei Überschreitung um mindestens 300.000 Euro schon ab dem folgenden Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 2 UGB).
- Land- und forstwirtschaftliche Betriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe: steuerliche Buchführungspflicht nach § 125 BAO bei mehr als 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren.
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG nur, wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.
Die Frage nach einfacher oder doppelter Buchführung hängt in Österreich an der Rechtsform und am Umsatz. Die Grundlage ist § 124 BAO: Wer nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) oder anderen Vorschriften Bücher führen muss, erfüllt diese Pflicht auch im Interesse der Abgabenerhebung.
Was bedeutet Buchführung?
Nach § 190 Abs. 1 UGB macht der Unternehmer in seinen Büchern die unternehmensbezogenen Geschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können. Mit Finanzbuchhaltung ist hier die laufende Erfassung der Geschäftsvorfälle auf Konten gemeint. Bei der doppelten Buchführung ermitteln Sie den Gewinn als Unterschied des Betriebsvermögens am Ende und am Beginn des Wirtschaftsjahres; Entnahmen kürzen ihn nicht, Einlagen erhöhen ihn nicht (§ 4 Abs. 1 EStG).
Die einfache Form ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Sie zeichnet die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auf und fasst sie zum Jahresende zusammen (§ 126 Abs. 2 BAO). Wie sie mit den Tageslosungen der Registrierkasse läuft, steht unter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Registrierkassa.
Entscheidungstabelle: Wer bucht wie?
Die Tabelle gilt für Österreich, Stand 13. Oktober 2026. Umsatz heißt im UGB „Umsatzerlöse im Geschäftsjahr“, je einheitlichem Betrieb gezählt.
| Fall | Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, AG und andere Kapitalgesellschaften | doppelte Buchführung, unabhängig vom Umsatz | § 189 Abs. 1 Z 1 UGB |
| Unternehmerisch tätige eingetragene Personengesellschaft, bei der alle unmittelbaren oder mittelbaren Vollhafter tatsächlich nur beschränkt haften (zum Beispiel Kapitalgesellschaften) oder kein Vollhafter eine natürliche Person (oder Personengesellschaft mit natürlicher Person als Vollhafter) ist, zum Beispiel GmbH & Co KG | doppelte Buchführung, unabhängig vom Umsatz | § 189 Abs. 1 Z 2 UGB |
| Einzelunternehmer und andere Unternehmer nach Z 3 (zum Beispiel eingetragene Personengesellschaft mit natürlichem Vollhafter), Umsatzerlöse bis 700.000 Euro, und noch keine Pflicht eingetreten oder eine frühere Pflicht schon entfallen | keine Pflicht; Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zulässig, wenn auch freiwillig keine Bücher geführt werden | § 4 Abs. 3 EStG, § 126 Abs. 2 BAO |
| dieselben Unternehmer, mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren | doppelte Buchführung ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr | § 189 Abs. 1 Z 3, Abs. 2 Z 1 UGB |
| dieselben Unternehmer, Überschreitung um mindestens 300.000 Euro | doppelte Buchführung schon ab dem folgenden Geschäftsjahr | § 189 Abs. 2 Z 2 UGB |
| Freie Berufe, Land- und Forstwirte, Unternehmer mit Überschusseinkünften | das dritte Buch des UGB ist nicht anzuwenden, es sei denn, es ist eine Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 | § 189 Abs. 4 UGB |
| Land- und forstwirtschaftlicher Betrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§ 31 BAO) | steuerliche Buchführung bei mehr als 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren, ab Beginn des zweitfolgenden Kalenderjahres | § 125 Abs. 1 und 3 BAO |
Beispiel der zweiten Zeile ist die GmbH & Co KG: Als Vollhafter haftet eine Kapitalgesellschaft, keine natürliche Person. Wer nicht verpflichtet ist, darf freiwillig Bücher führen, auch ein Freiberufler (USP).
Wann beginnt und endet die Pflicht?
Das Gesetz knüpft die Folgen an Schwellenwerte, die Sie jedes Geschäftsjahr prüfen. Überschreiten die Umsatzerlöse die 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren, tritt die Pflicht ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein. Nach dem Unternehmensserviceportal heißt das: Überschreitung in 2021 und 2022, Pflicht ab 2024. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 760.000 Euro im Geschäftsjahr 2026 und 780.000 Euro im Geschäftsjahr 2027 führen zur Pflicht ab dem Geschäftsjahr 2029; 1.050.000 Euro im Geschäftsjahr 2026 führen zur Pflicht schon ab dem Geschäftsjahr 2027.
Die Pflicht entfällt, wenn der Wert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird, und zwar ab dem folgenden Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 2 Z 1 UGB). Bei einer Rechtsnachfolge in den Betrieb gelten die Sonderregeln des Abs. 2 Z 2.
Bei land- und forstwirtschaftlichen Betrieben und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben erlischt die steuerliche Pflicht mit Beginn des folgenden Kalenderjahres, wenn die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht überschritten wird (§ 125 Abs. 3 BAO). Auf Antrag kann das Finanzamt eine eingetretene Pflicht aufheben, wenn Sie glaubhaft machen, dass die Grenze nur vorübergehend und aus besonderen Umständen überschritten wurde (§ 125 Abs. 4 BAO).
Was gilt zusätzlich für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Auch wer nur Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet, soll Bargeschäfte einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO); Erleichterungen enthält die Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015). Gewerbliche Unternehmer haben außerdem ein Wareneingangsbuch zu führen (§ 127 Abs. 1 BAO), ausgenommen Buchführende und Unternehmer, die nach einer gesetzlichen Vorschrift im Wesentlichen gleichwertige Aufzeichnungen führen müssen (§ 127 Abs. 2). Es enthält die zur Weiterveräußerung erworbenen Waren (§ 128 Abs. 1 BAO).
Was kann das Finanzamt bei Mängeln tun?
Legen Sie Bücher oder Aufzeichnungen, die Sie nach den Abgabenvorschriften führen müssen, nicht vor, oder sind sie sachlich unrichtig oder weisen sie formelle Mängel auf, die ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel ziehen, hat das Finanzamt die Grundlagen der Abgabenerhebung zu schätzen (§ 184 Abs. 3 BAO).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Welche Rechtsform hat der Betrieb, und ist sie in § 189 Abs. 1 Z 1 oder Z 2 UGB genannt?
- Wie hoch waren die Umsatzerlöse je Betrieb in den letzten beiden Geschäftsjahren, gemessen an 700.000 Euro und 1.000.000 Euro?
- Üben Sie einen freien Beruf aus oder führen Sie einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb, bei dem § 189 Abs. 4 UGB und § 125 BAO gelten?
- Führen Sie freiwillig Bücher? Dann kommt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mehr in Betracht.
- Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Sind Bargeschäfte einzeln aufgezeichnet, soweit keine Erleichterung der BarUV 2015 gilt, und ist, bei gewerblichen Unternehmern ohne Befreiung nach § 127 Abs. 2 BAO, das Wareneingangsbuch geführt?