Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Registrierkassa führen
Kurz gesagt
Wer in Österreich den Gewinn als Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, soll Barumsätze einzeln aufzeichnen (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO) und die Tageslosung der Registrierkassa zeitgerecht übernehmen. Einnahmen zählen grundsätzlich im Jahr des Zuflusses, Ausgaben im Jahr der Zahlung (§ 19 EStG); die Umsatzsteuer darf als durchlaufender Posten behandelt werden.
Das Wichtigste
- Österreich: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, wenn keine Buchführungspflicht besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.
- Einnahmen zählen grundsätzlich im Kalenderjahr des Zuflusses, Ausgaben im Kalenderjahr der Zahlung; für regelmäßig wiederkehrende Beträge um den Jahreswechsel gilt eine Sonderregel (§ 19 Abs. 1 und 2 EStG).
- Umsatzsteuer und Vorsteuer dürfen als durchlaufende Posten behandelt werden, die Wahl liegt beim Steuerpflichtigen (§ 4 Abs. 3 EStG).
- Eintragungen für einen Kalendermonat sind zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende erfolgen, bei vierteljährlicher Voranmeldung nach Quartalsende (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO).
- Die Rückrechnung der Tageslosung durch Kassasturz gilt nur in den Fällen der §§ 2 und 3 Barumsatzverordnung 2015 (Automaten haben in § 4 eine eigene Regel) und nicht, soweit Einzelaufzeichnungen geführt werden.
Die Registrierkassa liefert am Tagesende eine Summe, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung braucht die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Wie die Tageslosung dorthin kommt und worauf Sie beim Aufzeichnen achten, zeigt dieser Artikel am Beispiel eines kleinen Betriebs mit Registrierkassa.
Worauf es ankommt
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfache Form der Gewinnermittlung: Der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben gilt als Gewinn, wenn keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden (§ 4 Abs. 3 EStG). Wer sie anwenden darf, steht unter Buchführungspflicht in Österreich.
Einnahmen sind in dem Kalenderjahr bezogen, in dem sie zugeflossen sind (§ 19 Abs. 1 EStG), Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind (§ 19 Abs. 2 EStG). Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Jahres zufließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören, gelten in diesem Jahr als bezogen (§ 19 Abs. 1 Z 1; für Ausgaben verweist Abs. 2 darauf). Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen und verausgaben, scheiden als durchlaufende Posten aus. Ob Sie die geschuldete Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer als durchlaufende Posten behandeln, entscheiden Sie selbst (§ 4 Abs. 3 EStG).
Barumsätze zeichnen Einnahmen-Ausgaben-Rechner nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO einzeln auf; der Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 2.2) bestätigt, dass die Einzelaufzeichnung auch für sie gilt. Eine Registrierkassa ist nach dem Erlass (Abschnitt 3.1.1) jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung oder zur Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Eine Registrierkassa schreibt § 131b Abs. 1 Z 2 BAO ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz netto im Jahr vor; beide Grenzen müssen zutreffen (Nettorechnung nach dem Erlass). Ausnahmen stehen unter Umsatzgrenze und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht.
Welche Möglichkeiten gibt es für die Losung?
Die Tageslosung ist hier die Summe der an einem Tag in der Registrierkassa erfassten Barumsätze. Es gibt zwei Wege, sie zu ermitteln.
| Weg | Wann er zulässig ist | Was Sie aufzeichnen |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung der Barumsätze | Pflicht nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO, soweit keine Erleichterung der Barumsatzverordnung 2015 in Anspruch genommen wird; ein elektronisches Aufzeichnungssystem schreibt § 131b BAO ab den genannten Grenzen vor | jeder Barumsatz einzeln; eine Registrierkassa summiert sie zur Tageslosung |
| Vereinfachte Losungsermittlung (Kassasturz) | Rückrechnung nur in den Fällen der §§ 2 und 3 Barumsatzverordnung 2015 (Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschank, kleine Kantinen; bestimmte wirtschaftliche Geschäftsbetriebe), und nicht, soweit Einzelaufzeichnungen geführt werden (§ 1 BarUV 2015); Automaten haben in § 4 eine eigene Regel | Anfangs- und Endbestand der Kassa, alle Barausgaben und nicht erfolgswirksamen Bareingänge einzeln; die Tageslosung wird durch Rückrechnung ermittelt, spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages (Abschnitt 6.1.1) |
Die Registrierkassa zeichnet den Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen auf (§ 9 Abs. 2 Z 4 RKSV). Diese Trennung brauchen Sie für die Umsatzsteuer; die Sätze finden Sie unter Umsatzsteuersätze in Österreich.
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Café erfasst an zwei Tagen nur Barzahlungen. Es behandelt die Umsatzsteuer und die Vorsteuer als durchlaufende Posten, die Einnahmen gehen also netto in die Aufzeichnung.
| Tag | Tageslosung brutto zu 20 Prozent | Tageslosung brutto zu 10 Prozent | Betriebseinnahme netto | Umsatzsteuer (durchlaufend) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 600,00 Euro | 330,00 Euro | 500,00 + 300,00 = 800,00 Euro | 100,00 + 30,00 = 130,00 Euro |
| 2 | 360,00 Euro | 220,00 Euro | 300,00 + 200,00 = 500,00 Euro | 60,00 + 20,00 = 80,00 Euro |
| Summe | 960,00 Euro | 550,00 Euro | 1.300,00 Euro | 210,00 Euro |
Die Nettobeträge ergeben sich aus Brutto geteilt durch 1,2 bei 20 Prozent und geteilt durch 1,1 bei 10 Prozent. An Tag 2 zahlt das Café bar 120,00 Euro brutto für Verpackungsmaterial zu 20 Prozent. Die Betriebsausgabe beträgt 100,00 Euro, die Vorsteuer 20,00 Euro.
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Betriebseinnahmen netto | 1.300,00 Euro |
| Betriebsausgaben netto | 100,00 Euro |
| Überschuss dieser zwei Tage | 1.200,00 Euro |
| Durchlaufende Posten: Umsatzsteuer 210,00 Euro minus Vorsteuer 20,00 Euro | 190,00 Euro Zahllast |
Die 190,00 Euro sind das Ergebnis dieser zwei Tage, keine Betriebsausgabe; sie fließen in die Umsatzsteuervoranmeldung (siehe UVA in Österreich). Behandeln Sie die Umsatzsteuer nicht als durchlaufenden Posten, gehen die Bruttobeträge in Einnahmen und Ausgaben ein. Für Kartenzahlungen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wann sie zufließen.
Typische Fehler
- Die Tageslosung wird ohne Trennung nach Steuersätzen übernommen. Dann fehlt die Grundlage für die Umsatzsteuer je Satz.
- Barentnahmen und Bareinlagen fehlen. Sie sind nach dem Erlass (Abschnitt 2.4.2) aufzeichnungspflichtig, damit der Kassastand überprüft werden kann.
- Die Einträge kommen zu spät. Zeitgerecht ist ein Eintrag für einen Kalendermonat spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende; bei vierteljährlicher Voranmeldung zählt das Quartal (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO).
- Der Kassasturz ersetzt die Einzelaufzeichnung, obwohl die Registrierkassa die Umsätze einzeln aufzeichnet. Das ist nach § 1 Abs. 1 BarUV 2015 und dem Erlass (Abschnitt 6.1) ausgeschlossen, soweit Einzelaufzeichnungen geführt werden.
- Der Weg von der Kassasumme in die Aufzeichnung lässt sich nicht nachvollziehen. Der Erlass (Abschnitt 2.4.1) verlangt, dass der Weg der Geschäftsvorfälle von der Ersterfassung über die Summen der Losungsermittlung bis zur Erfassung in den Aufzeichnungen verfolgbar bleibt.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie am Tagesende, ob alle Barumsätze in der Registrierkassa erfasst sind, und ziehen Sie die Tageslosung getrennt nach Steuersätzen.
- Rechnen Sie die Tageslosung je Satz in Netto und Umsatzsteuer um, wenn Sie die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten behandeln.
- Tragen Sie die Betriebseinnahme in Ihre Aufzeichnung ein, innerhalb der Frist von einem Monat und 15 Tagen nach Monatsende.
- Erfassen Sie Barausgaben mit Beleg, Barentnahmen und Bareinlagen.
- Fassen Sie die Aufzeichnungen zum Ende des Jahres zusammen (§ 126 Abs. 2 BAO) und bewahren Sie Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre auf, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden (§ 132 Abs. 1 BAO).