FinanzOnline-Zugang einrichten: Registrierung und Freischaltung

FinanzOnline ist das Online-Verfahren des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), über das Unternehmen zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (siehe UVA in Österreich). Der Weg zum Zugang hängt davon ab, ob Sie eine natürliche Person oder ein Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit oder eine Personengesellschaft sind. Der Begriff ist im Glossar unter FinanzOnline erklärt.

Was gilt für den Zugang?

Nach § 3 der FinanzOnline-Verordnung 2006 (FOnV 2006) kann die Teilnahme ausschließlich nach einer Identifikation erfolgen: mit der E-ID (ID Austria), mit einem elektronischen Identifizierungsmittel nach der eIDAS-Verordnung mit Sicherheitsniveau hoch oder durch Eingabe von Zugangsdaten und eines zweiten Authentifizierungsfaktors. Bei Datenübertragung mittels eines Webservices ist der zweite Faktor nicht notwendig.

Zugangsdaten für natürliche Personen, auch Einzelunternehmer, gibt das Finanzamt Österreich nur in den Fällen des § 3a Abs. 3 FOnV 2006 bekannt: bei Personen, die weder eine E-ID registrieren dürfen noch ein eIDAS-Mittel in einem anderen Staat, bei Personen, denen Registrierung und Verwendung nicht zumutbar sind, und bei Personen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet oder Parteienvertreter sind. Für nicht natürliche Personen bestimmt § 3b: Der gesetzliche oder statutarische Vertreter beantragt die Zugangsdaten.

Was Sie vorab brauchen

• Einzelunternehmen, die mit ID Austria einsteigen: eine ID Austria und Ihre Sozialversicherungsnummer oder Steuernummer.
• Einzelunternehmen mit Zugangsdaten nach § 3a Abs. 3: eine gültige E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer für den Antrag, den Sie persönlich beim Finanzamt Österreich stellen.
• Personengesellschaft oder juristische Person: nach den BMF-Seiten das vollständig ausgefüllte Formular FON 1U, einen Nachweis der Vertretungsbefugnis (zum Beispiel Firmenbuchauszug, Gesellschaftsvertrag oder Statuten) und einen amtlichen Lichtbildausweis des Vertreters; für die Antragstellung durch einen Bevollmächtigten eine beglaubigte Spezialvollmacht (§ 3b Abs. 1).
• Wenn Sie sich mit Zugangsdaten anmelden: ein Smartphone, Tablet, PC oder Laptop mit einer Authenticator-Anwendung, die den TOTP-Standard unterstützt.

Schritt für Schritt: FinanzOnline einrichten

Schritt 1: Weg wählen

Einzelunternehmer folgen Schritt 2 und 3, in den Fällen des § 3a Abs. 3 auch Schritt 4. Personengesellschaften und juristische Personen folgen den Schritten 5 bis 8. Schritt 9 betrifft alle, die Software anbinden.

Schritt 2: ID Austria besorgen

Das BMF nennt die ID Austria als Standardzugang. Mit ihr sind die Anforderungen an die 2-Faktor-Authentifizierung erfüllt. Eine ID Austria erhalten Sie bei Registrierungsbehörden wie einer Passbehörde, vielen Gemeinden oder einer Landespolizeidirektion, beim Finanzamt nach Terminvereinbarung. Für eine Online-Vorregistrierung nennt das BMF einen österreichischen Reisepass oder Personalausweis.

Schritt 3: Als Einzelunternehmer erstmals einsteigen

Einzelunternehmer brauchen für den Einstieg mit ID Austria keine Erstanmeldung. Beim allerersten Einstieg geben Sie einmalig Sozialversicherungsnummer oder Steuernummer ein, damit die Finanzverwaltung Ihre Daten Ihrer ID Austria zuordnen kann; Sie werden dabei automatisch als Supervisor angelegt. Sind Sie bereits FinanzOnline-Teilnehmer, ordnen Sie Ihre ID Austria zuerst in der Selbstverwaltung Ihrem Benutzer zu.

Schritt 4: Zugangsdaten als natürliche Person beantragen

Fällt Ihr Fall unter § 3a Abs. 3 FOnV 2006, stellen Sie den Antrag persönlich beim Finanzamt Österreich, mit gültiger E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer. Für einen Bevollmächtigten ist eine beglaubigte Spezialvollmacht nötig. Die Zugangsdaten werden persönlich oder postalisch zu eigenen Handen bekanntgegeben (§ 3a Abs. 4).

Schritt 5: Zugangsdaten als Personengesellschaft oder juristische Person beantragen

Den Antrag stellt der gesetzliche oder statutarische Vertreter persönlich beim Finanzamt Österreich oder im Rahmen einer Online-Identifikation nach § 1 der Finanz-Video-Identifikationsverordnung (FVIV). Online ist die Antragstellung durch einen Bevollmächtigten nicht zulässig (§ 3b Abs. 2 Z 3). Das BMF bietet dafür einen Video-Ident-Termin an; verlangt werden dort das ausgefüllte und unterschriebene Formular FON 1U als PDF, ein Formular mit den Daten aller teilnehmenden Personen und ein gültiger Reisepass (bei EU-Staaten auch ein Personalausweis), gegebenenfalls weitere Unterlagen.

Schritt 6: Zugangskennungen entgegennehmen

Das BMF nennt drei Zugangskennungen: Teilnehmer-Identifikation (TID), Benutzer-Identifikation (BENID) und Passwort. Sie werden persönlich übergeben oder per Rückscheinbrief (RSa) zugestellt; die Verordnung verlangt die persönliche Übergabe oder die Zustellung zu eigenen Handen des Vertreters, bei einem Antrag im Rahmen einer Online-Identifikation die Bekanntgabe durch ein elektronisches Dokument in diesem Verfahren (§ 3b Abs. 3).

Schritt 7: Ersten Supervisor anlegen

Beim ersten Einstieg ruft das System die Seite „Anlegen erster Supervisor“ auf. Danach verlieren Benutzer-Identifikation und Passwort des Start-Supervisors ihre Gültigkeit. Ein Supervisor darf alle in FinanzOnline angebotenen Funktionen ausführen und weitere Supervisoren anlegen; weitere Benutzer legen nur ein Supervisor oder ein von ihm berechtigter Benutzer in der Benutzerverwaltung an.

Schritt 8: Anmeldeweg der Benutzer festlegen

Jeder Benutzer kann nach dem Ersteinstieg seine ID Austria zuordnen: In der Selbstverwaltung klicken Sie bei der Personifizierung auf „Anmelden mit ID Austria“, geben Mobiltelefonnummer und Signatur-Passwort an, kontrollieren Name und Geburtsdatum und schließen mit „Personifizierung durchführen“ ab. Mit Zugangsdaten richten Sie den zweiten Faktor nach dem Einloggen selbst online ein; im Finanzamt geht das nicht. Bewahren Sie den dabei ausgegebenen Wiederherstellungscode sicher auf.

Schritt 9: Webservice-Benutzer für Software anlegen

Soll eine Software Daten direkt an FinanzOnline übermitteln, legt der Teilnehmer nach dem BMF-Dokument zum Session-Webservice (Stand 6. November 2019) in der Benutzerverwaltung einen Benutzer für „Webservices“ an. Das Webservice wird mit diesem Benutzer verwendet. Bei technischen Problemen mit der Einrichtung stehen das BMF und die FinanzOnline-Hotline laut diesem Dokument nicht zur Verfügung. Die Anmeldung einer Registrierkasse behandelt Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden.

Was ab 1. Jänner 2027 gilt (kundgemacht, noch nicht in Kraft)

Die FinanzOnline-Verordnung 2027 (BGBl. II Nr. 274/2026, ausgegeben am 11. September 2026) tritt am 1. Jänner 2027 in Kraft und ersetzt die FOnV 2006 (§ 28). Sie übernimmt den Grundsatz der Identifikation mit E-ID, eIDAS-Mittel oder Zugangsdaten mit zweitem Faktor (§ 4). Für natürliche Personen nennt § 5 Abs. 4 nur noch drei Fälle für Zugangsdaten: Personen, die keine E-ID registrieren dürfen, Personen, für die Registrierung und Verwendung nicht zumutbar sind, und Parteienvertreter. Die Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung ist dort nicht mehr genannt. Den Stichtag 1. Oktober 2029 für das Außerkraftsetzen enthält die neue Verordnung in § 8 Abs. 3 ebenfalls.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Der Einstieg gelingt mit ID Austria oder mit Zugangsdaten und zweitem Faktor.
• Die Kennungen des Start-Supervisors funktionieren nicht mehr, ein „echter“ Supervisor ist angelegt.
• In der Benutzerverwaltung sind alle Personen angelegt, die Zugang brauchen.
• Für eine Anbindung von Software existiert ein eigener Webservice-Benutzer.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Benutzer gesperrt	dreimal falsche Zugangskennungen eingegeben	Ein Supervisor hebt die Sperre in der Funktion „Benutzer Einzel“ auf und kann ein neues Start-Passwort vergeben (BMF)
Supervisor gesperrt, kein weiterer Supervisor angelegt	niemand kann die Sperre aufheben	Rücksetzen auf Start-Supervisor mit Formular FON 1U beantragen; der Antrag auf Rücksetzung ist ab 1. Oktober 2026 nur persönlich beim Finanzamt Österreich oder per Online-Identifikation zulässig (§ 3c Abs. 2 FOnV 2006)
Kein Zugriff mehr auf das Gerät für den zweiten Faktor	Gerät verloren oder gewechselt	Mit dem Wiederherstellungscode anmelden und ein neues Gerät registrieren; ohne Code lässt sich der zweite Faktor nicht selbst wiederherstellen, das weitere Vorgehen beschreibt das BMF auf der Seite zu vergessenem Passwort und gesperrtem Zugang
Registrierung für Mein USP bricht ab	Freischaltcode nicht binnen 28 Tagen nach Versand des RSa-Briefs eingegeben	Neuen Registrierungsantrag stellen (USP)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Hilfe beim Finanzamt Österreich, wenn kein Supervisor mehr Zugriff hat, die Vertretungsbefugnis unklar ist oder offen ist, ob Ihr Fall unter § 3a Abs. 3 fällt. Technische Fragen zur Webservice-Anbindung klären Sie mit dem Hersteller Ihrer Software.