Registrierkasse und Signatureinheit in FinanzOnline anmelden
Kurz gesagt
In Österreich muss der Unternehmer oder sein Parteienvertreter bei einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung nach RKSV Signaturerstellungseinheit und Kasse über FinanzOnline melden (§ 16 Abs. 1 RKSV), bei Inbetriebnahme nach dem 31. März 2017 binnen einer Woche. Nötig sind Zertifikat-Seriennummer, Art der Einheit, Kassen-ID und AES-Schlüssel; bei Unzumutbarkeit gilt Formular RK 1; geschlossene Gesamtsysteme brauchen keine Einheit.
Das Wichtigste
- Österreich: Pro Signaturerstellungseinheit sind die Seriennummer des Zertifikats und die Art der Einheit anzugeben, pro Kasse die Kassenidentifikationsnummer; zusätzlich der AES-Schlüssel (§ 16 Abs. 1 RKSV).
- Die Registrierung muss bei Inbetriebnahme nach dem 31. März 2017 spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme erfolgen (§ 6 Abs. 3 RKSV).
- FinanzOnline prüft bei der Registrierung beim Vertrauensdiensteanbieter, ob das Zertifikat vorhanden und gültig ist und zum Ordnungsbegriff des Unternehmers passt (§ 16 Abs. 2 RKSV, Erlass 3.3.3.2).
- Ist die Meldung über FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, gilt der amtliche Vordruck RK 1 (§ 16 Abs. 1 RKSV).
Was die Registrierung ist und wer sie macht
In Österreich melden Unternehmer mit Registrierkasse und Sicherheitseinrichtung die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und jede Registrierkasse über FinanzOnline. Die Meldung kann der Unternehmer selbst oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter vornehmen (§ 16 Abs. 1 RKSV). Der Parteienvertreter braucht eine steuerliche Vertretungsvollmacht und eine Vollmacht nach § 90a BAO (Erlass 3.3.3; Handbuch 1.2). Voraussetzung ist ein aufrechter FinanzOnline-Zugang (Handbuch 1.2); wie Sie ihn einrichten, steht in FinanzOnline-Zugang einrichten.
Die Registrierung dient dazu, Einheiten und Kassen in der Registrierkassendatenbank zu identifizieren. Eine Anbindung der Kassen an die Finanzverwaltung oder eine Übermittlung von Einzelumsätzen gibt es dabei nicht (Erlass 3.3.3). Für geschlossene Gesamtsysteme gilt die Verordnung mit Maßgaben; dort ist keine Signaturerstellungseinheit nötig (§ 20 Abs. 2 RKSV).
Das halten Sie bereit
| Angabe | Pro | Woher | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats | Einheit | im Vertrag des Vertrauensdiensteanbieters mitgeteilt | § 16 Abs. 1 RKSV; Handbuch 3.2.1 |
| Art der Einheit: Signaturkarte, eigenes HSM oder HSM eines Dienstleisters | Einheit | Ihre Beschaffung | Erlass 3.3.3.1 |
| Vertrauensdiensteanbieter, der das Zertifikat ausgestellt hat | Einheit | Vertrag | Erlass 3.3.3.1; Handbuch 3.2.1 |
| Kassenidentifikationsnummer, im Unternehmen eindeutig | Kasse | Sie vergeben sie | § 5 Abs. 4, § 16 Abs. 1 RKSV |
| AES-256-Schlüssel (nach dem Handbuch 44 Zeichen) | Kasse | Kassensoftware-Hersteller; elektronisch beziehen und kopieren | § 16 Abs. 1 RKSV; Handbuch 3.3.1 |
| Prüfwert für den Schlüssel (4-stellig), falls die Software einen liefert | Kasse | Kassensoftware | Handbuch 3.3.1 |
| Bemerkung (bis zu 256 Zeichen), optional | Kasse | Sie | Handbuch 3.3.1 |
Im Zertifikat muss ein der Abgabenbehörde bekannter Ordnungsbegriff stehen: Steuernummer, UID-Nummer oder Global Location Number (§ 15 Abs. 2 RKSV, Erlass 3.3.2.2.2). Ausländische Unternehmer mit registrierkassenpflichtigen Barumsätzen in Österreich, die hier steuerlich nicht erfasst sind, müssen vor der Beschaffung der Einheit eine Steuernummer beim zuständigen Finanzamt beantragen (Erlass 3.3.2.2.2).
Einheiten und Kassen werden unabhängig voneinander registriert; die Verbindung zwischen ihnen wird nicht dokumentiert (Erlass 3.3.3.1). Eine Einheit kann mit mehreren Kassen verbunden sein (§ 5 Abs. 2 RKSV).
Wann die Registrierung erfolgen muss
Wird die Sicherheitseinrichtung nach dem 31. März 2017 in Betrieb genommen, muss die Registrierung spätestens binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme erfolgen (§ 6 Abs. 3 RKSV). Unmittelbar nach der Registrierung ist der Startbeleg zu prüfen (§ 6 Abs. 4 RKSV; Details in RKSV-Startbeleg erstellen und prüfen). Der Erlass (3.5.1) fasst es so: Registrierung und Prüfung des Startbeleges müssen spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme abgeschlossen sein.
So gehen Sie vor
Der Ablauf nach dem Handbuch (Abschnitt 1.4), ergänzt um die Vorschriften:
- Beschaffen Sie die Signaturerstellungseinheit bei einem Vertrauensdiensteanbieter mit qualifizierten Zertifikaten; die Kosten trägt der Unternehmer (§ 15 Abs. 1 RKSV). Nennen Sie ihm Ihren Ordnungsbegriff (§ 15 Abs. 2 RKSV).
- Wählen Sie den Weg nach Ihrer Kassensoftware: Webservice oder Datei-Upload, wenn die Software XML-Dateien erstellt; sonst das Dialogverfahren (Handbuch 1.3). Für den Webservice legen Sie in FinanzOnline einen eigenen Registrierkassen-Webservice-Benutzer an (Handbuch 2.1, 4.1).
- Registrieren Sie die Signaturerstellungseinheit. Im Dialogverfahren wählen Sie unter „Eingaben“ die Funktion „Registrierkassen“ (Handbuch 3.1) und geben Art der Einheit, Vertrauensdiensteanbieter und Seriennummer des Zertifikats an (3.2.1).
- Registrieren Sie die Registrierkasse mit Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel (Handbuch 3.3.1). Fehlerhafte Eingaben bemerkt die Prüfziffer nur, wenn Sie den Prüfwert eintragen; kopieren Sie den Schlüssel deshalb, statt ihn abzutippen (Handbuch 3.3.1).
- Warten Sie auf die Prüfung des Zertifikats. FinanzOnline verbindet sich mit dem Vertrauensdiensteanbieter und prüft anhand der Seriennummer, ob das Zertifikat vorhanden und gültig ist und zu Ihrem Ordnungsbegriff passt (§ 16 Abs. 2 RKSV, Erlass 3.3.3.2). Erst nach positiver Prüfung werden die Daten in die Registrierkassendatenbank übernommen. Schlägt sie fehl und ist die Sicherheitseinrichtung mit dem fehlerhaften Zertifikat bereits in Betrieb genommen, müssen Sie eine neue Einheit beschaffen und registrieren und die Sicherheitseinrichtung neu in Betrieb nehmen (Erlass 3.3.3.2).
- Fordern Sie bei Bedarf einen Authentifizierungscode an, wenn Sie die App BMF Belegcheck für die Belegprüfung verwenden. Das geht nach erfolgreicher Registrierung einer Kasse (Erlass 3.3.3.4).
- Erzeugen und prüfen Sie den Startbeleg, falls noch nicht geschehen (siehe oben). Nach dem Handbuch beginnt danach der laufende Betrieb mit Umsatzbuchungen.
Das Handbuch hat den Stand 7. Jänner 2021; Menübezeichnungen können sich geändert haben.
Wenn FinanzOnline nicht zumutbar ist
Ist dem Unternehmer die Meldung über FinanzOnline mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, hat sie mit dem amtlichen Vordruck RK 1 zu erfolgen (§ 16 Abs. 1 RKSV; Erlass 3.5.1). Das Handbuch beschreibt den Fall eines Unternehmens ohne Internetzugang, das auch nicht steuerlich vertreten ist: Die Schritte erledigt das Information Center des Finanzamts in FinanzOnline (Handbuch 1.3.4).
Checkliste
- FinanzOnline-Zugang des Unternehmers oder Vollmachten des Parteienvertreters liegen vor.
- Zertifikat enthält Ihren Ordnungsbegriff; Seriennummer, Art der Einheit und Vertrauensdiensteanbieter sind notiert.
- Kassenidentifikationsnummer und AES-Schlüssel stammen aus der Kasse; der Schlüssel wurde kopiert, nicht abgetippt.
- Einheit und Kasse sind binnen einer Woche nach der Inbetriebnahme registriert, die Zertifikatsprüfung war positiv.
- Der Startbeleg ist unmittelbar nach der Registrierung geprüft.
- Werden Einheit oder Kasse später ersetzt oder stillgelegt: Registrierkasse außer Betrieb nehmen oder ersetzen.