Mitarbeiter scheidet aus: Kassenzugänge und Schlüssel sperren
Kurz gesagt
Sperren Sie am letzten Arbeitstag alle persönlichen Zugänge, ersetzen Sie gemeinsame Zugangsdaten, die die Person kannte, und holen Sie Schlüssel und Chips zurück. Deaktivieren Sie die Kassenkennung, statt sie zu löschen; das ist eine Empfehlung, weil Vorgänge der Kasse einen Bediener ausweisen können. In Deutschland verlangen die GoBD Zugangs- und Zugriffskontrollen (Rz. 100).
Das Wichtigste
- Deutschland: Zum internen Kontrollsystem gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen (GoBD Rz. 100); das DV-System ist gegen unberechtigte Eingaben zu schützen (Rz. 103).
- Deutschland: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
- Deutschland, DSFinV-K-Export elektronischer Kassen: Je Vorgang sind Kennung und Name der erfassenden Person vorgesehen (BEDIENER_ID, BEDIENER_NAME).
- Deutschland und Österreich: Art. 32 DSGVO verlangt dem Risiko angemessene Schutzmaßnahmen; der Verantwortliche stellt sicher, dass ihm unterstellte Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten diese nur auf Anweisung verarbeiten, sofern kein Gesetz zur Verarbeitung verpflichtet (Abs. 4).
- Schweiz: Art. 8 DSG verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit durch technische und organisatorische Massnahmen.
- Der BSI-Baustein ORP.4 sieht vor, bei personellen Veränderungen nicht mehr benötigte Kennungen und Berechtigungen zu entfernen (ORP.4.A2); er bindet einen Betrieb nur, wenn Gesetz oder Vertrag darauf verweisen.
Zugänge zur Kasse verteilen sich auf mehrere Stellen: die persönliche Kennung am Kassenterminal, Schlüssel für Kassenlade und Geldschrank, ein Login im Backoffice, dazu Konten bei Zahlungsdienstleistern und Lieferanten. Dieser Artikel führt diese Stellen als Liste, damit beim Austritt keine übersehen wird.
Was Sie vorab brauchen
- Das Austrittsdatum und den letzten Arbeitstag der Person.
- Ihre Liste der Kennungen und Rechte (zum Aufbau: Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
- Eine Schlüsselliste mit allen ausgegebenen Schlüsseln, Chips und Transpondern.
- Eine Person mit Administratorrechten an Kasse und Backoffice.
Was das Recht verlangt und was nicht
Ein vorgeschriebenes Verfahren für den Austritt haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Es gibt Rahmenpflichten, aus denen die Schritte unten abgeleitet sind.
| Land | Grundlage | Was daraus für den Austritt folgt |
|---|---|---|
| Deutschland, Steuerpflichtige mit Büchern oder Aufzeichnungen nach den Steuergesetzen | GoBD Rz. 100 und 103 | Zum internen Kontrollsystem gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen. Das DV-System ist gegen unberechtigte Eingaben zu schützen. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. |
| Deutschland, Aufzeichnungen allgemein und mit elektronischem Aufzeichnungssystem | § 146 Abs. 4 AO; § 146a Abs. 1 AO; DSFinV-K 2.4 | Der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung muss feststellbar bleiben. Der DSFinV-K-Export sieht je Vorgang die Felder Bediener-ID und Bediener-Name vor. Ändern Sie diese Zuordnung für alte Vorgänge nicht nachträglich. |
| Deutschland und Österreich, wenn die Kasse personenbezogene Daten verarbeitet | Art. 32 DSGVO | Verantwortliche treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Sie stellen außerdem sicher, dass ihnen unterstellte natürliche Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten diese nur auf Anweisung verarbeiten, es sei denn, ein Gesetz verpflichtet zur Verarbeitung (Abs. 4). |
| Schweiz, wenn die Kasse Personendaten bearbeitet | Art. 8 DSG | Der Verantwortliche gewährleistet eine dem Risiko angemessene Datensicherheit durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen. |
| Österreich, Registrierkasse | RKSV; Erlass 175/2026 | Zu Kennungen ausgeschiedener Personen haben wir in diesen beiden Texten keine eigene Vorschrift gefunden. |
Der BSI-Baustein ORP.4 (Edition 2023) beschreibt, wie Kennungen entzogen werden: nicht mehr benötigte Kennungen und Berechtigungen sind bei personellen Veränderungen zu entfernen (ORP.4.A2), die Vergabe von Zutritts- und Zugangsmitteln ist festzulegen und der Entzug zu dokumentieren (ORP.4.A5, A6). Der Baustein ist ein Empfehlungskatalog; eine gesetzliche Pflicht für Ihren Betrieb folgt daraus nicht ohne Weiteres.
Checkliste: Zugänge am letzten Arbeitstag
Die Tabelle ist ein Vorschlag der Redaktion. Streichen Sie, was Ihr Betrieb nicht hat.
| Zugang | Beispiele | Aktion am letzten Arbeitstag | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Persönliche Kassenkennung | PIN, Chip, Kellnerschloss | Kasse abrechnen, dann deaktivieren statt löschen | Eintrag in der Austrittsliste |
| Gemeinsame Kassencodes | Chef-Code, Leitungs-PIN | Neuen Code setzen, falls die Person ihn kannte | Datum der Änderung notieren |
| Schlüssel | Kassenlade, Geldschrank, Lager, Haupttür | Zurücknehmen; Schlosswechsel nur, wenn ein Schlüssel fehlt | Rückgabequittung |
| Backoffice und Cloud | Verwaltungsportal der Kasse, Webshop, Warenwirtschaft | Konto sperren, Sitzungen beenden | Screenshot oder Protokoll der Sperrung |
| Kartenterminal | Bediener- oder Händlerpasswort, Portal des Zahlungsdienstleisters | Persönliches Konto sperren, gemeinsames Passwort ersetzen | Datum im Austrittsprotokoll |
| Geräte | Kellner-Handy, Tablet, Transponder | Zurücknehmen; betriebliche Konten auf privaten Geräten abmelden | Übergabeliste |
| Weitere Konten | Lieferantenportale, E-Mail, Messenger-Gruppen, Alarm- und Türcodes | Zugang entziehen oder Code ändern | Austrittsprotokoll |
Schritt für Schritt: Austritt an der Kasse
Schritt 1: Termin und Zuständigen festlegen
Legen Sie fest, wer den Austritt durchführt, und planen Sie ihn für den letzten Arbeitstag ein. Rechte entzieht eine Person mit Administratorrechten, nicht die ausscheidende Person selbst; ORP.4.A1 sieht für Anlage und Löschung von Kennungen separate administrative Rollen vor.
Schritt 2: Offene Vorgänge abschließen
Lassen Sie offene Tische, geparkte Bons und die eigene Kellnerkasse der Person abrechnen. Den Ablauf beschreibt Schichtwechsel und Kellnerabrechnung.
Schritt 3: Persönliche Kennung deaktivieren
Deaktivieren Sie die Kennung am Kassenterminal und im Backoffice. Löschen Sie sie nicht, solange Ihr System den Bediener an alten Vorgängen über diese Kennung führt. Das ist eine Vorsichtsmaßnahme: Der Hersteller kann sagen, ob alte Belege den Namen auch nach dem Löschen behalten.
Schritt 4: Gemeinsame Zugänge ersetzen
Ändern Sie Codes und Passwörter, die mehrere Personen nutzen und die die ausscheidende Person kannte. Voreingestellte Kennungen und Standardpasswörter des Herstellers gehören ebenfalls ersetzt (ORP.4.A1 und A23).
Schritt 5: Schlüssel und Zugangsmittel einsammeln
Gleichen Sie die Schlüsselliste ab und lassen Sie die Rückgabe quittieren. Fehlt ein Schlüssel zu Kassenlade oder Geldschrank, tauschen Sie das Schloss; ORP.4.A5 und A6 sehen das Auswechseln vor, wenn ein Zutritts- oder Zugangsmittel kompromittiert wurde.
Schritt 6: Konten außerhalb der Kasse sperren
Sperren Sie Zugänge zu Cloud-Diensten, Terminal-Portalen und Lieferantenportalen. Notieren Sie, bei welchen Diensten die Person ein eigenes Konto hatte; die Liste aus der Zugangsübersicht (ORP.4.A3) hilft dabei.
Schritt 7: Austritt dokumentieren
Halten Sie Datum, Namen der durchführenden Person und die erledigten Zeilen der Checkliste fest. ORP.4.A3 sieht vor, die Dokumentation der Kennungen regelmäßig mit dem tatsächlichen Stand abzugleichen.
So prüfen Sie das Ergebnis
Melden Sie sich versuchsweise mit der gesperrten Kennung an; die Anmeldung muss abgelehnt werden. Prüfen Sie, ob alte Vorgänge im Bericht weiterhin den Bediener nennen. Gleichen Sie dann die Schlüsselliste mit den Quittungen ab.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Kennung lässt sich nicht deaktivieren | Offene Vorgänge oder Kellnerkasse nicht abgerechnet | Zuerst abrechnen, dann sperren |
| Alter Beleg zeigt keinen Bediener mehr | Kennung wurde gelöscht | Hersteller fragen; künftig nur deaktivieren |
| Person meldet sich noch im Backoffice an | Sitzung oder zweites Konto besteht | Alle Konten der Person im Verwaltungsportal prüfen, Sitzungen beenden |
| Schlüssel nicht zurückgegeben | Schlüssel verloren oder einbehalten | Schloss tauschen, Vorgang im Austrittsprotokoll vermerken |
| Gemeinsamer Code unverändert | Änderung vergessen | Code sofort ersetzen, alle Berechtigten informieren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an den Kassenhersteller, wenn sich eine Kennung nicht deaktivieren lässt oder alte Belege nach einer Änderung den Bediener verlieren. Bei einem Verdacht auf Unregelmäßigkeiten an der Kasse hilft Ihre Steuerberatung; Auffälligkeiten finden Sie auch über das Storno-Protokoll. Fragen zu Rückgabe von Eigentum oder Lohn klärt eine arbeitsrechtliche Beratung.