Schichtwechsel und Kellnerabrechnung: Kasse sauber übergeben

Bei einem Schichtwechsel ändert sich, wer für das Geld in der Kasse zuständig ist. Die Übergabe zeigt dann, ob der Bestand stimmt, und sie legt fest, wer für welchen Zeitraum Rechenschaft gibt. Gemeint ist hier die Abrechnung einer Schicht oder einer Kellnerbörse (das Bargeld, das eine Person im Service bei sich führt oder aus einer eigenen Lade bedient). Der Tagesabschluss bleibt ein eigener Schritt, siehe Tagesabschluss vergessen: So holen Sie ihn nach.

Was Sie vorab brauchen

• Einen festgelegten Anfangsbestand für jede Schicht oder Börse und ein Blatt oder eine Datei als Zählprotokoll.
• Eine Kennung je Person an der Kasse, damit sich Bons und Bargeld der Person zuordnen lassen (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
• Wenn Ihr System es bietet: einen Bericht je Bediener für den Zeitraum der Schicht. Wie er heißt, bestimmt der Hersteller.
• Zwei Personen für die Zählung, falls Ihr Betrieb das so regelt. Das ist eine Empfehlung, keine Vorschrift.

Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Die Normen regeln die Kassenführung und die Haftung. Das Zählprotokoll selbst schreibt keine der geöffneten Normen vor.

Land	Grundlage	Was daraus für Schichtwechsel und Abrechnung folgt
Deutschland, Steuerpflichtige mit Büchern oder Aufzeichnungen	§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO	Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das gilt auch für die offene Ladenkasse.
Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme	AEAO zu § 146a Nr. 1.10.2; DSFinV-K 2.4, Anhang C	Geldtransit, Privatentnahme und Wechselgeld-Einlage nennt der Erlass als Beispiele für Geschäftsvorfälle. Die DSFinV-K beschreibt als Geldtransit die Entnahme oder Einlage von Bargeld während oder am Ende des Tages, etwa in den Tresor, und Bargeldverschiebungen zwischen einzelnen Kassen. Eine Abweichung zwischen errechnetem und gezähltem Bestand ist der Geschäftsvorfall DifferenzSollIst; sie ist im Kassenbuch oder den sonstigen Aufzeichnungen weiter zu dokumentieren.
Österreich, Unternehmer	Erlass 175/2026, Abschnitt 4.5.4	Wird dem Kellner Ware übergeben und die Losung am Tagesende aus der Restmenge errechnet (Stock- und Standverrechnung), ersetzt das die Losungsermittlung nicht; sie ist dafür unzulässig. Der Kellner kassiert im Namen und für Rechnung des Unternehmers.
Schweiz	Art. 321e OR	Der Artikel regelt keine Kassenführung, sondern die Haftung des Arbeitnehmers (siehe nächster Abschnitt).

Wer haftet für eine Differenz?

Die gesetzlichen Haftungsregeln für Arbeitnehmende knüpfen in allen drei Ländern an Pflichtverletzung, Versehen oder Fahrlässigkeit an. Ob eine Abrede im Arbeitsvertrag (zum Beispiel zu Fehlbeständen) etwas ändert, prüfen Sie gesondert arbeitsrechtlich. Die Tabelle gibt die Normen wieder; ein Urteil im Einzelfall ersetzt sie nicht.

Land	Norm	Inhalt
Deutschland	§ 619a BGB	Abweichend von § 280 Abs. 1 BGB ersetzt der Arbeitnehmer den Schaden aus einer Pflichtverletzung nur, wenn er sie zu vertreten hat.
Österreich	§ 1 und § 2 DHG	Für Dienstnehmer. Bei einem Versehen kann das Gericht aus Billigkeit den Ersatz mäßigen oder bei minderem Grad des Versehens ganz erlassen (Abs. 1); es berücksichtigt unter anderem das Ausmaß des Verschuldens und die mit der Tätigkeit verbundene Verantwortung (Abs. 2). Für eine entschuldbare Fehlleistung haftet der Dienstnehmer nicht (Abs. 3).
Schweiz	Art. 321e OR	Der Arbeitnehmer ist für Schaden verantwortlich, den er absichtlich oder fahrlässig zufügt. Das Mass der Sorgfalt bestimmt sich nach dem einzelnen Arbeitsverhältnis, unter Berücksichtigung von Berufsrisiko, Bildungsgrad und Fähigkeiten.

Aus diesen Regeln folgt für die Praxis: Je klarer sich Bargeld und Bons einer Person zuordnen lassen, desto besser lässt sich eine Differenz erklären. Eine gemeinsame Lade für mehrere Personen verschlechtert diese Zuordnung. Das ist eine Folgerung der Redaktion, keine Rechtsprechung. Klären Sie Abzüge vom Lohn arbeitsrechtlich, bevor Sie sie vornehmen.

Zählprotokoll als Vorlage

Die Tabelle ist ein Vorschlag der Redaktion. Die Zahlen sind eine Beispielrechnung mit erfundenen Werten; das Beispiel nimmt eine Schicht mit Börse an.

Position	Beispielbetrag in Euro	Quelle
Anfangsbestand der Börse	200,00	Übergabe zu Schichtbeginn
Barumsätze der Person laut Kasse	1.250,00	Bericht je Bediener
Abgeschöpft in den Tresor	800,00	Beleg zum Geldtransit
Sollbestand	650,00	200,00 + 1.250,00 − 800,00
Gezählter Bestand	645,50	Zählung
Differenz (Ist minus Soll)	−4,50	645,50 − 650,00

Kartenzahlungen und Gutscheine stehen nicht im Bargeldbestand. Trinkgelder behandeln Sie nach den steuerlichen Regeln Ihres Landes; hier nur die Abrechnung des Bargeldes.

Schritt für Schritt: Schichtwechsel und Abrechnung

Die Reihenfolge ist eine Empfehlung der Redaktion, keine amtliche Vorgabe.

Schritt 1: Übergabezeitpunkt festlegen

Legen Sie fest, wann die Schicht endet, und sperren Sie danach das Bonieren auf der Kennung der abgebenden Person, bis die Abrechnung durch ist. So bleibt der Zeitraum eindeutig.

Schritt 2: Offene Vorgänge klären

Lassen Sie offene Tische abkassieren, übertragen Sie sie bewusst auf die nachfolgende Person oder stornieren Sie sie (Storno, Rückgabe oder Gutschrift). Ein Tisch ohne Bearbeiter lässt sich später keiner Person zuordnen.

Schritt 3: Bericht für den Zeitraum ausdrucken

Drucken Sie den Bericht je Bediener oder die Bonübersicht der Schicht aus, bevor Sie zählen. Dann kennen Sie den Sollbestand, bevor die Zählung das Ergebnis beeinflusst.

Schritt 4: Bargeld zählen

Zählen Sie Scheine und Münzen getrennt nach Stückelung und tragen Sie das Ergebnis ins Zählprotokoll ein. Bei einem Kassensturz gelten dieselben Grundregeln.

Schritt 5: Soll und Ist vergleichen

Rechnen Sie wie in der Beispieltabelle. Eine Differenz erfassen Sie, wenn Ihr System das vorsieht, als Abweichung zwischen Soll und Ist (DifferenzSollIst) und halten ihren Grund im Zählprotokoll fest, sofern er bekannt ist.

Schritt 6: Übergabe quittieren

Beide Personen unterschreiben das Zählprotokoll. Die nachfolgende Person übernimmt den neuen Anfangsbestand und prüft ihn selbst, bevor sie bonieren darf. Abgeschöpftes Geld erfassen Sie als Geldtransit, falls Ihre Kasse diesen Vorgang kennt.

Schritt 7: Protokoll aufbewahren

Heften Sie das Zählprotokoll zu den Kassenunterlagen. Die Frist hängt von Ihrem Land und der Art der Unterlage ab, für Deutschland siehe Aufbewahrungsfristen für Kassendaten in Deutschland.

So prüfen Sie das Ergebnis

Vergleichen Sie für jede Börse und jede Lade den gezählten Bestand mit dem Sollbestand zum selben Zeitpunkt. Abgeschöpftes Geld zählen Sie nur im Tresor, nicht zusätzlich in der Börse; Differenzen halten Sie mit Vorzeichen fest (Fehlbetrag minus, Überschuss plus). Gleichen Sie außerdem die Kartenumsätze mit dem Terminalabschluss ab, siehe Kartenterminal: Tagesabschluss und Kassenabgleich.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Soll und Ist weichen ab	Wechselgeld, Einlage oder Entnahme nicht gebucht	Bewegungen prüfen; Differenz mit Grund im Protokoll festhalten
Zwei Personen haben auf eine Börse gebont	Kennung weitergegeben oder gemeinsame Lade	Eine Börse je Person; keine geteilten Kennungen
Der Bestand der Vorschicht ist unklar	Übergabe nicht quittiert	Anfangsbestand neu zählen und beide Seiten unterschreiben lassen
Abgeschöpftes Geld fehlt im Bericht	Geldtransit nicht erfasst	Beleg nachweisen; Vorgang im Kassenbuch ergänzen
Streit über einen Fehlbetrag	Zuordnung unklar	Protokolle sichern, arbeitsrechtliche Beratung einholen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, wenn Differenzen wiederkehren oder Sie nicht wissen, wie Sie sie buchen. Bei Streit mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter über einen Fehlbetrag klärt eine arbeitsrechtliche Beratung, ob und in welcher Höhe jemand einstehen muss. Fragen zur Losungsermittlung in Österreich beantwortet die Steuerberatung auf Grundlage von Erlass und Barumsatzverordnung.