Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten: Wer darf was?
Kurz gesagt
Legen Sie für jede Person eine eigene Kennung an und vergeben Sie nur die Rechte, die ihre Aufgabe braucht. Storno nach Abschluss, Preisänderung, freie Rückgabe, Schublade ohne Verkauf, Systemeinstellungen und Export gehören nicht an die Bedienung. Das ist eine Empfehlung; rechtlich werden Storno- und Trainingsbuchungen in Deutschland und Österreich aufgezeichnet, nicht gelöscht.
Das Wichtigste
- Deutschland: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
- Deutschland, Kassensysteme mit TSE: Die Stornierung eines Umsatzes ist ein aufgezeichneter Geschäftsvorfall, Trainingsbuchungen sind aufgezeichnete andere Vorgänge (AEAO zu § 146a, Nr. 1.10.2, 1.11.1).
- Österreich: Storno- und Trainingsbuchungen werden wie Barumsätze signiert und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 1 RKSV).
- Österreich: Trainingsbuchungen dürfen den Umsatzzähler nicht verändern (§ 8 Abs. 1 RKSV) und nicht zur Aufzeichnung von Umsätzen dienen.
- Eine gesetzliche Pflicht zu bestimmten Rollen haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden; das BSI-Kompendium ORP.4 ist eine Empfehlung.
Jede Kassenkraft arbeitet an derselben Maschine, aber nicht jede soll alles können. Wer stornieren, Preise ändern oder die Schublade ohne Verkauf öffnen darf, bestimmt, wie leicht sich Fehler und Missbrauch später nachvollziehen lassen. Dieser Artikel zeigt eine Rollenmatrix als Vorschlag und trennt sie von dem, was das Recht tatsächlich verlangt.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Liste aller Personen, die an der Kasse arbeiten, mit ihrer Aufgabe.
- Den Zugang zum Verwaltungsbereich Ihrer Kasse (meist ein Inhaberkonto).
- Eine Entscheidung, wer Rechte vergibt. Nach BSI ORP.4.A1 sollen Benutzer nur über getrennte administrative Rollen angelegt und gelöscht werden.
- Eine Liste der Funktionen Ihrer Kasse, die Geld oder Daten bewegen: Storno, Rückgabe, Preisänderung, Rabatt, Schublade, Export.
Was das Recht verlangt und was nicht
Eine Vorschrift, die bestimmte Rollen an der Kasse verlangt, haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Das Recht wirkt indirekt: Aufzeichnungen sind zu bewahren, nicht zu überschreiben.
| Land | Aussage | Folge für Ihre Rechte |
|---|---|---|
| Deutschland | Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Bei Kassensystemen mit TSE ist die nachträgliche Stornierung eines Umsatzes ein Geschäftsvorfall, die Stornierung eines erfassten Vorgangs und Trainingsbuchungen sind andere Vorgänge, die die Kasse aufzeichnet (Nr. 1.10.2, 1.11.1 AEAO zu § 146a). Die TSE kann auch Kassenladenöffnungen absichern (Nr. 2.2.3.6.3) | Ein Storno löscht nichts, er erzeugt eine Gegenbuchung, und das Original bleibt erhalten. Daraus folgt nicht, dass die Kasse auch die handelnde Person festhält; das ist eine Eigenschaft der Benutzerprotokollierung Ihres Systems und muss dort geprüft werden (siehe „So prüfen Sie das Ergebnis“) |
| Österreich | Storno- und Trainingsbuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und zu signieren (§ 7 Abs. 2, § 9 Abs. 1 RKSV). Trainingsbuchungen dürfen den Umsatzzähler nicht beeinflussen (§ 8 Abs. 1) und nicht zur Umsatzerfassung dienen (Erlass 3.1.2). Die Kasse darf keine Vorrichtung enthalten, die die Ansteuerung der Sicherheitseinrichtung umgeht (§ 5 Abs. 5) | Schützen Sie die Verbindung zur Signatureinheit und den Trainingsmodus vor der Bedienung |
| Schweiz | keine Aussage, keine Quelle geöffnet | die Matrix unten gilt als Betriebsempfehlung ohne Rechtsbezug |
Das BSI-Kompendium (Baustein ORP.4, Edition 2023) ist ein Empfehlungskatalog. Seine Grundsätze sind Mindestrechte nach Aufgabe (ORP.4.A2), Dokumentation und regelmäßige Prüfung der Rechte (ORP.4.A3) und die Trennung unvereinbarer Aufgaben (ORP.4.A4). Eine gesetzliche Pflicht für Ihren Betrieb folgt daraus nicht ohne Weiteres. Zum Datenschutz der Kassendaten: DSGVO an der Kasse.
Die Rollenmatrix als Vorschlag
Die Tabelle ist ein redaktioneller Vorschlag, keine Rechtsvorschrift. „Freigabe“ heißt: Die Handlung braucht die Bestätigung einer höheren Rolle.
| Recht | Inhaber | Leitung | Bedienung | Auszubildende und Aushilfen |
|---|---|---|---|---|
| Bonieren und kassieren | ja | ja | ja | ja |
| Position vor Abschluss entfernen | ja | ja | ja | ja |
| Storno nach Abschluss | ja | ja | mit Freigabe | nein |
| Rückgabe oder Erstattung | ja | ja | mit Freigabe | nein |
| Preis oder Rabatt ändern | ja | mit Grenze | nein | nein |
| Schublade ohne Verkauf öffnen | ja | ja | nein | nein |
| Trainingsmodus nutzen | ja | ja | nein | ja |
| Tagesabschluss ausführen | ja | ja | nein | nein |
| Datenexport auslösen | ja | mit Freigabe | nein | nein |
| Benutzer anlegen oder ändern | ja | nein | nein | nein |
| Steuersätze und Artikelstamm ändern | ja | mit Freigabe | nein | nein |
| Verbindung zur TSE oder Signatureinheit ändern | ja | nein | nein | nein |
Schritt für Schritt: Benutzer und Rechte einrichten
Schritt 1: Bestehende Zugänge sammeln
Notieren Sie alle Kennungen, die es heute gibt, auch Gemeinschaftslogins und Werkskonten des Herstellers. Nicht benötigte Standardkonten sind nach ORP.4.A1 zu deaktivieren oder zu löschen.
Schritt 2: Rollen festlegen
Ordnen Sie jede Person einer der vier Rollen zu. Wenn Ihre Kasse nur zwei Rollen kennt, bilden Sie Inhaber und Bedienung ab und regeln den Rest über Freigaben.
Schritt 3: Je Person eine Kennung anlegen
Jede Kennung muss eindeutig einer Person zugeordnet werden können (ORP.4.A1). Vergeben Sie keine Sammelkennungen wie „Service“. Ersetzen Sie Standardpasswörter und voreingestellte Kennungen (ORP.4.A23).
Schritt 4: Freigaben und Grenzen setzen
Legen Sie fest, bis zu welchem Betrag die Bedienung allein erstatten darf und ab wann die Leitung freigibt. Beträge sind Ihre Hausregel; wir nennen keine. Eine gesetzliche Betragsgrenze haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Die Matrix oben verlangt bei Erstattungen immer eine Freigabe; wollen Sie kleine Beträge allein erlauben, ändern Sie die Matrix entsprechend.
Schritt 5: Dokumentieren
Halten Sie schriftlich fest, wer welche Rolle hat und warum (ORP.4.A3). Prüfen Sie die Liste regelmäßig, etwa bei jedem Quartalsabschluss.
Schritt 6: Austritt regeln
Wenn eine Person ausscheidet oder die Aufgabe wechselt, entfernen Sie nicht mehr benötigte Kennungen und Rechte (ORP.4.A2). Tun Sie das am letzten Arbeitstag.
So prüfen Sie das Ergebnis
Melden Sie sich mit der Rolle „Bedienung“ an und versuchen Sie die Handlungen, die gesperrt sein sollen: Storno nach Abschluss ohne Freigabe, Preisänderung, Schublade ohne Verkauf, Export. Jede muss abgelehnt werden oder eine Freigabe verlangen. Prüfen Sie dann, ob das Protokoll Ihres Systems zu jedem Storno und jeder Rückgabe die Person ausweist, die sie ausgelöst hat; erst das macht die Zuordnung nachvollziehbar, die Gegenbuchung allein genügt dafür nicht; siehe Storno, Rückgabe oder Gutschrift.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Alle arbeiten mit demselben Login | Kennung des Inhabers im Alltag | Einzelkennungen anlegen, Inhaberkonto nur für Verwaltung |
| Ausgeschiedene Person kann sich noch anmelden | Kein Austrittsablauf | Kennung sofort deaktivieren, Liste führen |
| Bedienung ändert Preise | Rolle zu weit gefasst | Rechtegruppe der Bedienung ändern |
| Stornos häufen sich bei einer Person | keine Auswertung | Stornoliste je Person prüfen, Gespräch führen |
| PIN klebt an der Kasse | keine Passwortregel | PIN ändern, persönliche Kennung vergeben |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an Ihren Kassenhersteller, wenn die Kasse keine Rollen unterscheiden kann. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Sie einen Verdacht auf Missbrauch haben und Buchungen nachprüfen müssen. Zum Schutz vor Angriffen auf die Kasse: Kasse vor Cyberangriffen schützen.