Trainingsmodus an der Kasse in Deutschland: Zulässig nutzen
Kurz gesagt
Bei einem Kassensystem oder einer Registrierkasse als elektronischem Aufzeichnungssystem nach § 146a AO und § 1 Abs. 1 KassenSichV (die offene Ladenkasse ist ausgenommen) gehören Trainingsbuchungen zu den anderen Vorgängen: Sie werden aufgezeichnet und über die TSE abgesichert, gesondert als Training gekennzeichnet und lösen keine kassenwirksame oder umsatzsteuerliche Verbuchung aus. Echte Bezahlungen sind im Trainingsvorgang nicht zulässig.
Das Wichtigste
- Deutschland, Kassensysteme und Registrierkassen als elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO: Trainingsbuchungen sind andere Vorgänge, keine Geschäftsvorfälle (AEAO zu § 146a, Nr. 1.11.1).
- Die DSFinV-K 2.4 verlangt, Trainingsbuchungen zu protokollieren und gemäß KassenSichV abzusichern; sie werden mit dem Vorgangstyp AVTraining aufgenommen (Kapitel 4.2.6, Anhang B).
- Trainingsumsätze lösen weder eine kassenwirksame noch eine umsatzsteuerbehaftete Verbuchung aus und wirken nicht auf den Kassenabschluss (DSFinV-K 2.4, Kapitel 4.2.6 und Anhang B).
- Im Trainingsvorgang darf keine tatsächliche Bezahlung erfolgen; Zahlarten dürfen nur zu Trainingszwecken erfasst werden (DSFinV-K 2.4, Anhang B).
- Die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist von § 146a AO nicht erfasst.
Eine neue Kraft soll das Bonieren üben, ohne dass der Umsatz steigt. Dafür bieten Kassen einen Trainingsmodus. Die Frage ist, was dieser Modus nach den deutschen Vorgaben leisten muss: Übungsbuchungen sind keine Verkäufe, die Finanzverwaltung will sie aber nachvollziehen können. Dieser Artikel betrifft Kassensysteme und Registrierkassen, die als elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a der Abgabenordnung (AO) durch eine zertifizierte TSE zu schützen sind; EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit eigenen Regeln sind nicht gemeint, die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist ausgenommen.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Kasse mit Trainingsmodus oder Trainingsbediener, die Übungsbuchungen als solche kennzeichnet.
- Eine eigene Kennung für Übende (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
- Eine DSFinV-K-Ausgabe Ihrer Kasse in der Version 2.3 oder 2.4 (der Hersteller kann Ihnen sagen, welche) und Zugriff auf den Kassenabschluss.
- Ein Blatt für den Schulungsvermerk mit Datum, Person und Zweck.
Was die Vorgaben sagen
Die folgende Tabelle zeigt, wo die Regeln stehen. Die Nummern beziehen sich auf den Anwendungserlass (AEAO) zu § 146a AO und auf die DSFinV-K.
| Frage | Quelle | Aussage |
|---|---|---|
| Was ist eine Trainingsbuchung? | AEAO zu § 146a, Nr. 1.11.1 | Ein anderer Vorgang: ein Aufzeichnungsprozess, der nicht durch einen Geschäftsvorfall ausgelöst wird, aber zur nachprüfbaren Dokumentation der vollständigen Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig ist. |
| Wird sie aufgezeichnet? | § 146a Abs. 1 Satz 1 AO; § 2 Satz 1 KassenSichV | Das System zeichnet jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang auf; für jede Aufzeichnung wird eine Transaktion gestartet. |
| Warum werden Trainingsbuchungen protokolliert? | DSFinV-K 2.4, Kapitel 4.2.6 | In Prüfungsfällen wurde festgestellt, dass Trainingsbediener genutzt wurden, um steuerpflichtige Bareinnahmen nicht zu erfassen. Darum sind die Buchungen zu protokollieren und gemäß KassenSichV abzusichern, obwohl sie keine Geschäftsvorfälle sind. |
| Wie sind sie zu kennzeichnen? | DSFinV-K 2.4, Kapitel 4.2.6 und Anhang B | Mit dem Vorgangstyp (BON_TYP) AVTraining. Der Trainingsmodus ist aktiv durch die Kasse anzusteuern. Alle Handlungen sind zu dokumentieren, gesondert zu kennzeichnen und über die DSFinV-K abzubilden. |
| Wirkt das Training auf Umsatz und Kasse? | DSFinV-K 2.4, Kapitel 4.2.6 und Anhang B | Nein: weder kassenwirksame noch umsatzsteuerbehaftete Verbuchung; keine Auswirkung auf den Kassenabschluss. |
| Darf dabei gezahlt werden? | DSFinV-K 2.4, Anhang B | Eine tatsächliche Bezahlung an der Kasse darf im Zusammenhang mit AVTraining nicht erfolgen; Zahlarten dürfen nur zu Trainingszwecken erfasst werden. |
Die DSFinV-K gibt vor, wie die Daten für die Finanzverwaltung aufgebaut sind. Der Hersteller Ihrer Kasse setzt sie um; welche Version Ihr System ausgibt, steht in der Herstellerdokumentation.
Die Trainingsbuchung hat nach diesen Texten zwei Seiten. Sie bleibt als abgesicherter Vorgang im Datenbestand, wird also nicht gelöscht. Sie darf aber keine Verbuchung auslösen und nicht in den Kassenabschluss eingehen. Im DSFinV-K-Export erscheint das Training deshalb als eigener Vorgangstyp AVTraining, getrennt von den Umsätzen.
Checkliste: So muss eine Trainingsbuchung aussehen
Die Liste ist ein Vorschlag der Redaktion, aufgebaut aus den Quellen oben.
| Prüfpunkt | Soll | Wo es steht |
|---|---|---|
| Aktivierung | Trainingsmodus aktiv gewählt, nicht zufällig im Echtbetrieb | DSFinV-K, Anhang B (aktiv anzusteuern) |
| Kennzeichnung | Vorgang als AVTraining aufgezeichnet | DSFinV-K, Kapitel 4.2.6 |
| Absicherung | Vorgang läuft über die TSE | DSFinV-K, Kapitel 4.2.6; § 2 KassenSichV |
| Zahlung | Keine tatsächliche Bezahlung, kein Geld in der Kassenlade | DSFinV-K, Anhang B |
| Wirkung | Tagesumsatz, Kassenabschluss und Kassenbestand bleiben unverändert | DSFinV-K, Kapitel 4.2.6 und Anhang B |
| Beleg | Ein gedruckter Übungsbon ist als Training erkennbar | Empfehlung der Redaktion |
| Aufbewahrung | Trainingsdaten werden nicht nachträglich entfernt oder verändert | § 146 Abs. 4 AO; Empfehlung der Redaktion |
Schritt für Schritt: Training durchführen
Schritt 1: Übende Person einrichten
Legen Sie eine eigene Kennung an, die nur den Trainingsmodus nutzen darf, oder verwenden Sie die Trainingsfunktion Ihrer Kasse. Echte Verkäufe darf diese Kennung nicht auslösen.
Schritt 2: Trainingsmodus aktivieren
Wechseln Sie bewusst in den Trainingsmodus und prüfen Sie am Bildschirm, dass er als solcher angezeigt wird. Kassen ohne sichtbare Kennzeichnung sollten Sie mit dem Hersteller klären.
Schritt 3: Fälle üben
Üben Sie Bonieren, Storno, Rabatt und die gängigen Zahlarten an einigen Beispielbons. Nutzen Sie ausgedachte Artikel und Beträge, die nicht mit echten Gästen verwechselt werden.
Schritt 4: Kein echtes Geld bewegen
Nehmen Sie kein Bargeld an und führen Sie keine Kartenzahlung durch. Auch Trinkgeld und Gutscheine bleiben im Training Übung.
Schritt 5: Trainingsmodus beenden
Melden Sie die übende Person ab und kehren Sie in den Echtbetrieb zurück. Halten Sie Datum, Zeitraum und Person im Schulungsvermerk fest.
So prüfen Sie das Ergebnis
Vergleichen Sie vor und nach dem Training den Stand des laufenden Tagesumsatzes und den Sollbestand der Kassenlade; beide müssen gleich bleiben. Prüfen Sie im Bericht oder im DSFinV-K-Testauszug, dass die Übungsvorgänge als AVTraining erscheinen und im Kassenabschluss nicht mitzählen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Der Tagesumsatz ist nach dem Training höher | Es wurde im Echtbetrieb gebont | Vorgang als Storno korrigieren (Storno, Rückgabe oder Gutschrift), Hersteller und Steuerberatung informieren |
| Der Übungsbon sieht aus wie ein echter Bon | Kasse kennzeichnet Training nicht | Hersteller fragen; Bon gesondert beschriften |
| Echtes Bargeld liegt nach dem Training in der Lade | Entweder wurde nur zur Übung bezahlt, oder ein tatsächlicher Verkauf wurde im Trainingsmodus gebont | Reine Übung: Bargeld herausnehmen, Zählprotokoll führen. Tatsächlicher Verkauf: kein Training, sondern ein Geschäftsvorfall, der vollständig aufzuzeichnen ist; mit Hersteller und Steuerberatung klären, wie er nachträglich im Echtbetrieb erfasst wird |
| Übungsdaten fehlen im Export | Daten wurden entfernt | Hersteller fragen; nicht nachträglich ändern |
| Die Trainingskennung weist Verkäufe an echte Gäste aus | Echte Verkäufe wurden im Trainingsmodus gebont | Vorgänge mit der Steuerberatung nachbuchen lassen; Rechte der Kennung einschränken |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Sprechen Sie den Kassenhersteller an, wenn der Trainingsmodus nicht sichtbar gekennzeichnet ist oder Übungsbuchungen im Kassenabschluss auftauchen. Ihre Steuerberatung klärt, wie Sie eine versehentlich im Echtbetrieb gebuchte Übung korrigieren. Wie Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten, steht in der Checkliste zur Kassen-Nachschau.