Artikelstammdaten pflegen: Aufbau, GTIN und Pflegeprozess
Kurz gesagt
Ein sauberer Artikelstamm führt je Artikelvariante einen Datensatz mit interner Nummer, GTIN, Bezeichnung, Verkaufseinheit, Preis, Steuerschlüssel, Warengruppe und Lieferantenangaben. Übernehmen Sie die GTIN des Herstellers unverändert und legen Sie den Artikel an, bevor Sie ihn verkaufen. Änderungen laufen über eine benannte Stelle mit Datum; auslaufende Artikel setzen Sie inaktiv, statt sie zu löschen.
Das Wichtigste
- Eine eigene GTIN erhält jede Artikelvariante, etwa je Farbe, Größe oder Füllmenge.
- Die GTIN des Herstellers bleibt unverändert; eine vergebene GTIN wird grundsätzlich nicht für einen anderen Artikel wiederverwendet.
- Eine Änderung der deklarierten Füllmenge erfordert eine neue GTIN; bei Rezeptur oder Funktion nur, wenn beide GS1-Bedingungen erfüllt sind: die gesetzlich vorgeschriebenen Verpackungsangaben sind betroffen und der Markeninhaber erwartet, dass Kunde oder Handelspartner den Unterschied erkennen.
- Interne Nummern (Restricted Circulation Numbers) gelten nur in einem geschlossenen Umfeld, etwa Ihrem Unternehmen oder einer Region mit zentraler Nummernvergabe; geht der Datenaustausch über dieses Umfeld hinaus, braucht der Artikel eine GTIN, und auch ein einzelner Handelspartner oder eine Plattform kann eine GTIN verlangen.
- Auslaufende Artikel setzen Sie inaktiv statt sie zu löschen; jede Änderung erhält Datum und Urheber.
Der Artikelstamm ist die Liste, aus der Kasse, Warenwirtschaft und Bestellung ihre Artikelinformationen ziehen: Nummer, Bezeichnung, GTIN, Einheit, Preis. Stimmt ein Feld dort nicht, erscheint der Fehler an der Kasse, auf dem Lieferschein und in jeder Auswertung. Dieser Artikel zeigt, welche Felder ein Datensatz braucht, welche Regeln des GS1-Standards für die GTIN gelten und wie Sie Änderungen ohne Duplikate und Altlasten pflegen. Er gilt für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die GS1-Regeln sind ein Branchenstandard und kein Gesetz; wie Sie Nummern beschaffen, behandelt EAN, GS1 und eigene Barcodes für Artikel vergeben.
Was Sie vorab brauchen
- Zugriff auf den Artikelstamm Ihres Kassensystems oder Ihrer Warenwirtschaft mit dem Recht, Artikel anzulegen und zu ändern.
- Die Lieferantenunterlagen zu Ihren Artikeln: Lieferscheine, Artikeldatenblätter oder Preislisten mit GTIN und Inhalt.
- Eine Vereinbarung im Betrieb, wer Artikel anlegt, wer Änderungen freigibt und wer die regelmäßige Prüfung macht.
- Einen Export der bestehenden Artikel, um Duplikate und unvollständige Datensätze zu finden.
Pflichtfelder im Artikelstamm
Die folgende Checkliste nennt die Felder, die ein Datensatz mindestens braucht, und die GS1-Regel, die zum jeweiligen Feld passt. Ihr System benennt die Felder anders; wichtig ist, dass jede Angabe an einer Stelle gepflegt wird.
| Feld | Was Sie eintragen | GTIN-Regel dazu |
|---|---|---|
| Interne Artikelnummer | eigene, einmal vergebene Nummer; nachträglich nicht ändern, weil Bestellungen und Auswertungen darauf verweisen | keine; gilt nur im geschlossenen Umfeld (Abschnitt 2.1.11) |
| GTIN (früher EAN) | die GTIN des Herstellers unverändert; eine eigene nur, wenn Sie selbst GTIN-Vergeber sind | kein nachgelagerter Händler vergibt einem Artikel mit GTIN eine andere, solange der Artikel unverändert bleibt (Abschnitt 4.2.3) |
| Bezeichnung | Kurztext für Bon und Display, dazu den vollen Namen für Listen | keine |
| Verkaufseinheit | Stück, Kilogramm oder Liter; bei Wiegeware die Verkaufsstufe | eine GTIN je definierter Handelseinheit |
| Inhalt je Einheit | die deklarierte Nettomenge wie auf dem Etikett | Änderung der deklarierten Füllmenge verlangt eine neue GTIN (Abschnitt 2.3) |
| Verkaufspreis | Preis mit Gültigkeitsdatum | eine reine Preisänderung braucht keine neue GTIN; nur ein Preisdruck auf der Packung würde eine verlangen (Abschnitt 2.10) |
| Steuerschlüssel | die Zuordnung, unter der das System den Artikel verbucht | keine; welche Zuordnung für welchen Artikel gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung |
| Warengruppe | Kategorie für Sortiments- und Inventurauswertungen | keine |
| Lieferant und deren Artikelnummer | Verknüpfung für Bestellungen, je Lieferant eine Zeile | bei mehreren Lieferanten für denselben Artikel über die GTIN führen, nicht über die Lieferantennummer |
| Bestell- oder Kartoneinheit | Anzahl Verkaufseinheiten je Karton oder Überkarton | der Karton trägt eine eigene GTIN; eine Änderung der Kartonmenge verlangt eine neue GTIN (Abschnitt 2.8) |
| Status | aktiv oder inaktiv; gelöscht wird im laufenden Betrieb nicht | keine |
Schritt für Schritt: einen Artikel anlegen
Schritt 1: Variante festlegen
Entscheiden Sie, was ein eigener Artikel ist. Nach der GS1-Regel erhält jede Variante eine eigene GTIN: GS1 Germany nennt unterschiedliche Farben und Größen, GS1 Austria rechnet vor, dass 200 T-Shirt-Designs in 6 Größen und 10 Farben 12.000 Nummern brauchen. Jede GTIN aus dieser Zählung bekommt einen eigenen Datensatz im Artikelstamm.
Schritt 2: Nummern übernehmen statt erfinden
Tragen Sie die GTIN ein, die auf der Packung oder auf den Lieferantenunterlagen steht. Der GS1-Standard verlangt, dass ein Artikel eine GTIN erhält, bevor ein Verkaufsangebot dafür gemacht wird, und dass kein nachgelagerter Händler einem bereits nummerierten Artikel eine andere GTIN zuweist (Abschnitt 4.2.3). Lesen Sie die Nummer vom Etikett und prüfen Sie sie gegen die Lieferantenangabe, statt sie abzutippen.
Für Ware, die nur in Ihrem Betrieb gilt, etwa ein halbes Kilo loses Gebäck aus der Theke, verwenden Sie eine interne Nummer. Der GS1-Standard nennt solche Restricted Circulation Numbers und begrenzt sie auf ein geschlossenes Umfeld: Ihr Unternehmen oder eine Region, für die die nationale GS1-Organisation die Nummern zentral vergibt und ihre Struktur festlegt (Abschnitt 2.1.11). Außerhalb dieses Umfelds sind sie nicht eindeutig; auch innerhalb können ein Handelspartner oder eine Plattform eine GTIN verlangen.
Schritt 3: Felder nach der Checkliste ausfüllen
Gehen Sie die Tabelle oben Feld für Feld durch und tragen Sie jede Angabe ein. Für den Inhalt übernehmen Sie die deklarierte Nettomenge vom Etikett, nicht das geschätzte Gewicht. Für den Preis setzen Sie das Gültigkeitsdatum auf den ersten Verkaufstag.
Schritt 4: Duplikate und Format prüfen
Suchen Sie im Artikelstamm nach der GTIN und nach der internen Nummer. Beide dürfen im ganzen Bestand nur einmal vorkommen. Scannen Sie dann die Packung oder das Etikett: An der Kasse muss der eben angelegte Artikel mit der richtigen Bezeichnung und dem richtigen Preis erscheinen. Ist die GTIN in einem EAN- oder UPC-Symbol codiert, prüft der Barcode-Leser die Prüfziffer automatisch (Abschnitt 7.9); bei anderen Symbologien wie GS1-128 oder GS1 DataMatrix muss die Software die Prüfziffer separat prüfen. Wie Sie Nummern aufbauen und prüfen, steht in EAN, GS1 und eigene Barcodes für Artikel vergeben.
Schritt 5: Freigeben und Verkauf starten
Geben Sie den Artikel frei, nachdem alle Felder gefüllt sind. Artikel, die halb angelegt sind, können Sie über einen Status wie “in Bearbeitung” vom Verkauf fernhalten, bis die Freigabe erfolgt.
Schritt für Schritt: Änderungen und Auslauf pflegen
- Änderungen laufen über eine benannte Stelle. Eine Person legt an und ändert, eine zweite gibt frei. So lässt sich später nachvollziehen, wer wann welchen Stand gesetzt hat.
- Preis- und Textänderungen ändern Sie im bestehenden Datensatz mit neuem Gültigkeitsdatum. Sie legen keinen neuen Artikel an und berühren die GTIN nicht.
- Meldet der Lieferant eine neue GTIN, legen Sie einen neuen Datensatz an und setzen den alten auf inaktiv. Eine neue GTIN steht laut GS1 unter anderem an, wenn sich die deklarierte Füllmenge ändert (Abschnitt 2.3) oder wenn sich Rezeptur oder Funktion so ändern, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Verpackung betroffen sind und der Markeninhaber erwartet, dass Kunde oder Handelspartner den Unterschied erkennen; beide Bedingungen müssen erfüllt sein (Abschnitt 2.2). Überschreiben Sie die GTIN im alten Datensatz nicht; eine vergebene GTIN wird grundsätzlich nicht für einen anderen Artikel wiederverwendet (Abschnitt 4.2.5).
- Läuft ein Artikel aus, setzen Sie ihn inaktiv und lassen ihn im Stamm. Der Datensatz bleibt für Retouren, Inventurdifferenzen und alte Belege lesbar. Ausräumen dürfen Sie ihn, wenn Ihr System einen getrennten Archivbereich bietet.
- Prüfen Sie monatlich einen Report auf doppelte GTINs, doppelte interne Nummern und Artikel ohne GTIN. Einmal im Jahr gleichen Sie den Bestand mit den aktuellen Lieferantenlisten ab; GS1 Austria beschreibt für den Stammdatenaustausch mit Handelspartnern den Service GS1 Sync, in dem unter anderem Zutatenangaben, Logistikdaten wie Abmessungen, Marketingtexte und Produktabbildungen gepflegt und für die Artikelanlage und Lagerlogistik der Händler genutzt werden.
So prüfen Sie das Ergebnis
Scannen Sie an einer Kasse eine Stichprobe aus jeder Warengruppe und vergleichen Sie Bon und Regal: Bezeichnung, Preis und Einheit müssen übereinstimmen. Ziehen Sie dann den Duplikatreport: keine doppelte GTIN, keine doppelte interne Nummer, kein aktiver Artikel ohne Preisgültigkeit. Zählen Sie die inaktiven Artikel; wächst diese Zahl ohne Auslauf im Sortiment, wurden statt Änderungen neue Datensätze angelegt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Der Scanner zeigt einen anderen Artikel | dieselbe GTIN steht in zwei Datensätzen | Duplikat finden, falschen Datensatz inaktiv setzen, weitere Verwendungen prüfen |
| Der neue Artikel erscheint nicht an der Kasse | Artikel nicht freigegeben oder Preisgültigkeit liegt in der Zukunft | Freigabe und Gültigkeitsdatum prüfen |
| Ware mit neuer Packung wird als fremder Artikel gescannt | der Hersteller hat die deklarierte Füllmenge geändert und eine neue GTIN vergeben | neuen Datensatz mit der neuen GTIN anlegen, alten inaktiv setzen |
| Die Bestellung beim Lieferanten passt nicht | Sie haben eine interne Nummer statt GTIN oder Lieferantennummer bestellt | interne Nummern sind außerhalb des geschlossenen Umfelds nicht eindeutig; auf GTIN oder Lieferantennummer umstellen |
| Ein alter Artikel fehlt in der Auswertung | er wurde gelöscht statt inaktiv gesetzt | Datensatz aus dem Archiv zurückholen oder aus einem Backup wiederherstellen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an die GS1-Organisation Ihres Landes (GS1 Germany, GS1 Austria, GS1 Switzerland), wenn Sie eigene GTINs vergeben, Nummern von einem Vorbesitzer übernehmen oder Daten an Handelspartner und Plattformen liefern wollen. Die Zuordnung der Steuerschlüssel und die Aufbewahrung Ihrer Artikel- und Belegdaten klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; welche Systeme dabei Aufzeichnungspflichten unterliegen, behandeln die Artikel zur Kassenpflicht Ihres Landes.