Artikelnummern im ERP: GTIN, EAN und eigene Nummern
Kurz gesagt
Führen Sie im ERP eine eigene, unveränderliche Artikelnummer als Schlüssel und tragen Sie die GTIN des Herstellers als Zusatzfeld ein, soweit die Ware einen Barcode trägt. Waren ohne Hersteller-GTIN erhalten nur die eigene Nummer; für einen internen Barcode sieht GS1 reservierte Präfixbereiche vor. Das ist eine redaktionelle Empfehlung, keine Norm.
Das Wichtigste
- Eine GTIN hat nach GS1 acht, zwölf, dreizehn oder vierzehn Stellen; die letzte Stelle ist eine Prüfziffer (GS1 General Specifications, Release 26.0, Abschnitte 1.3.1 und 7.9.1).
- EAN-13 und EAN-8 bezeichnen Strichcode-Symbole, die eine GTIN-13 beziehungsweise GTIN-8 enthalten; die Bezeichnung European Article Number wurde nach der Erläuterung zur DSFinV-K 2009 von GTIN abgelöst.
- Nach dem GTIN Management Standard (Juni 2016) erhält jede Größe und Farbe eines Modells eine eigene GTIN, und jede Änderung des deklarierten Nettoinhalts erfordert eine neue GTIN.
- Nummern mit Präfix 04 sind für die interne Nummerierung eines Unternehmens vorgesehen, Nummern mit den Präfixen 02 und 20 bis 29 für einen eingeschränkten Bereich nach Vorgabe der nationalen GS1-Organisation; beide sind außerhalb davon nicht eindeutig und keine weltweit gültigen GTIN.
Zwei Nummern beschreiben einen Artikel: die Nummer, unter der Sie ihn im ERP führen, und die Nummer, die auf seinem Barcode steht. Beide können dieselbe sein, müssen es aber nicht. Der Artikel erklärt, wann die GTIN des Herstellers als Schlüssel taugt und wann Sie eine eigene Nummer vergeben. Wo die Nummer im Betrieb gebraucht wird, zeigt Stammdaten im ERP.
GTIN, EAN, RCN: die Begriffe
Eine GTIN (Global Trade Item Number) ist eine Ziffernfolge, die einen Handelsartikel kennzeichnet. Sie hat acht, zwölf, dreizehn oder vierzehn Stellen, je nach Format (GTIN-8, -12, -13, -14). Die letzte Stelle ist eine Prüfziffer. Eine GTIN wird immer als vollständige Ziffernfolge verwendet, zählt also die Prüfziffer mit. Das Glossar fasst die Kurzform zusammen: EAN und GTIN.
| Begriff | Was es ist | Wo es vorkommt |
|---|---|---|
| GTIN-13 | Nummer mit 13 Stellen, vom Markeninhaber auf Basis einer GS1-Basisnummer vergeben | Barcode auf der Ware, Feld GTIN in Artikelstamm und Kassenexport |
| EAN-13 | Strichcode-Symbol, das eine GTIN-13 trägt; EAN-8 trägt eine GTIN-8 | Aufdruck auf der Verpackung |
| „EAN“ als Nummer | umgangssprachlich die GTIN-13; die Bezeichnung European Article Number wurde nach der DSFinV-K-Erläuterung 2009 von GTIN abgelöst | Sprache im Alltag und in älteren Programmen |
| Interne Nummer (RCN) | Nummer mit Präfix 02, 20 bis 29, 04 oder 0 beziehungsweise 2 bei acht Stellen; nur innerhalb eines Unternehmens oder einer Region eindeutig | Etiketten für Eigenprodukte, Wiegeware |
GS1 weist ausdrücklich darauf hin, dass die internen Nummern außerhalb des Unternehmens oder der Region nie eindeutig sind. Die Struktur der Präfixe 20 bis 29 legt die nationale GS1-Organisation fest (Deutschland, Österreich, Schweiz jeweils eigene Organisation).
Entscheidungstabelle: GTIN oder eigene Nummer
Die Spalte „Schlüssel im ERP“ ist unser Vorschlag. Als Ausgangsannahme führt das ERP für jeden Artikel eine eigene Artikelnummer und die GTIN als Zusatzfeld.
| Situation | Schlüssel im ERP | Barcode am Artikel | Prüffrage |
|---|---|---|---|
| Ware vom Hersteller mit Barcode | eigene Nummer; GTIN als Zusatzfeld | GTIN des Herstellers, unverändert übernehmen | Stimmt die Stellenzahl der GTIN mit dem Barcode überein? |
| Ware ohne Hersteller-Barcode | eigene Nummer | eigener Barcode aus einem internen Bereich (Präfix 04; die Präfixe 02 und 20 bis 29 nur nach Vorgabe der nationalen GS1-Organisation) | Wie lange ist die Ziffernfolge, und stimmt die Prüfziffer? |
| Wiegeware und Ware mit Preisetikett | eigene Nummer | Präfix 02 oder 20 bis 29 mit dem Aufbau, den die nationale GS1-Organisation vorgibt | Welche Stellen tragen Artikel, welche Preis oder Gewicht? |
| Variante (Größe, Farbe) | eigene Nummer je Variante | je Variante eine eigene GTIN | Hat jede Variante einen eigenen Datensatz? |
| Hersteller ändert Nettoinhalt | neue eigene Nummer für den neuen Artikel | neue GTIN des Herstellers | Läuft der alte Artikel mit Bestand aus? |
| Dienstleistung ohne Ware | eigene Nummer | kein Barcode nötig | – |
| Gleiche Ware von zwei Lieferanten mit zwei GTIN | eine eigene Nummer | mehrere GTIN beim selben Artikel erlauben | Kann das ERP mehrere GTIN je Artikel speichern? |
Der Grund für die eigene Nummer als Schlüssel: Die GTIN gehört dem Markeninhaber und ändert sich nach dessen Regeln. Der GTIN Management Standard verlangt eine neue GTIN, wenn sich der deklarierte Nettoinhalt ändert, wenn sich Abmessungen oder Bruttogewicht um mehr als 20 Prozent ändern oder wenn ein neues Produkt, etwa eine weitere Farbe, hinzukommt. Mit der GTIN als Schlüssel gibt der Hersteller vor, wann ein Artikel im ERP ein neuer Artikel ist. Bei einer eigenen Nummer entscheiden Sie selbst, ob eine neue Hersteller-GTIN ein Zusatzfeld am selben Artikel oder einen neuen Artikel bedeutet (unser Argument, keine Vorgabe von GS1).
Prüfziffer berechnen: Beispiel mit interner Nummer
Die Prüfziffer folgt aus allen anderen Stellen. Sie multiplizieren, von rechts beginnend, abwechselnd mit 3 und 1, addieren die Produkte und ziehen die Summe vom nächsten gleichen oder höheren Vielfachen von zehn ab (GS1, Abschnitt 7.9.1). Ist die Summe selbst ein Vielfaches von zehn, ist die Prüfziffer 0.
Beispiel (erfundene Nummer): Ein Betrieb kennzeichnet Eigenprodukte mit dem Präfix 04 und der Referenz 1000010001. Die zwölf Stellen vor der Prüfziffer lauten 041000010001. Von links nach rechts gelten die Faktoren 1, 3, 1, 3 und so weiter; die Produkte sind 0, 12, 1, 0, 0, 0, 0, 3, 0, 0, 0 und 3. Ihre Summe beträgt 19. Zum nächsten Zehner (20) fehlt 1, die Prüfziffer ist 1. Die vollständige Nummer lautet 0410000100011.
Ändern Sie eine Stelle, ergibt sich eine andere Prüfziffer: Aus 041000010002 würde 0410000100028, weil die Summe dann 22 beträgt.
Nummernschema für den eigenen Artikelschlüssel
Das Schema ist ein erfundenes Beispiel. Es hält die Nummer ohne Bedeutung und trennt nur den Kreis.
| Kreis | Verwendung | Beispiel |
|---|---|---|
| 100000 bis 199999 | Handelsware | 100234 |
| 200000 bis 299999 | Eigenprodukte | 200017 |
| 300000 bis 399999 | Dienstleistungen | 300005 |
| 900000 bis 999999 | Sonderartikel (zum Beispiel Versandkosten) | 900001 |
Regeln: Die Nummer wird fortlaufend vergeben, enthält keine Merkmale wie Farbe oder Größe und wird nach dem Auslaufen nicht für einen anderen Artikel verwendet. GS1 sieht für die GTIN dasselbe vor (Release 26.0, Abschnitt 4.2.5, mit Ausnahmen); wir übertragen es auf Ihre eigene Nummer. Ein Hemd in drei Größen erhält drei Nummern, etwa 100301, 100302 und 100303, die über einen Stammartikel zusammengehören.
Typische Fehler
- GTIN als Zahl gespeichert. Anzeichen: Bei einer GTIN-12 fehlen führende Nullen. GS1 sagt, dass sie zur Nummer gehören. Speichern Sie die GTIN als Text.
- Hersteller-GTIN für eigene Ware verwendet. Anzeichen: Zwei Artikel tragen dieselbe Nummer. Eine GTIN kennzeichnet einen Handelsartikel; für Eigenprodukte nehmen Sie einen internen Bereich.
- Merkmale in die Nummer gepackt. Anzeichen: Nach einer Umbenennung stimmt die Nummer nicht mehr zur Bezeichnung. Halten Sie die Nummer ohne Bedeutung.
- Prüfziffer nicht gerechnet. Anzeichen: Das Lesegerät liest die Nummer nicht als korrekt zusammengesetzt. Rechnen Sie nach oder lassen Sie das ERP die Ziffer erzeugen.
Nächste Schritte
- Zählen Sie, wie viele Artikel Hersteller-GTIN tragen und wie viele nicht.
- Legen Sie Ihren Nummernkreis fest und tragen Sie die GTIN als Textfeld ein.
- Bestimmen Sie den internen Barcode-Bereich für Ware ohne Hersteller-Barcode und fragen Sie die nationale GS1-Organisation nach dem Aufbau der Präfixe 20 bis 29, falls Sie Wiegeware kennzeichnen.
- Legen Sie den Nummernkreis in Kasse mit ERP verbinden als Schlüssel zwischen Kasse und ERP fest.