EAN, GS1 und eigene Barcodes für Artikel vergeben
Kurz gesagt
Artikel, die schon eine GTIN (früher EAN) des Herstellers tragen, übernehmen Sie unverändert; nach dem GS1-Standard soll kein nachgelagerter Händler eine andere vergeben. Eine eigene GTIN für selbst gelabelte Ware lizenzieren Sie bei der GS1-Organisation Ihres Landes. Für Artikel, die nur in Ihrem Betrieb gelten, kommen interne Nummern in Frage.
Das Wichtigste
- EAN ist der frühere Name der GTIN; GS1 Germany nennt beide Begriffe gleichbedeutend (EAN: alte Bezeichnung).
- Der GS1-Standard nennt eine GTIN pro Artikelvariante; die Nummer wird vergeben, bevor der Artikel zum Verkauf angeboten wird (GS1 General Specifications 4.2.3).
- Eine vergebene GTIN wird grundsätzlich nicht für einen anderen Artikel wiederverwendet (GS1-Regel seit 1. Januar 2019; Ausnahmen in Abschnitt 4.2.5).
- Nummern mit den Präfixen 02 und 20 bis 29 sind für den eingeschränkten Umlauf reserviert und gelten nicht weltweit eindeutig.
- Die GTIN-13 besteht aus GS1 Company Prefix, Artikelnummer und einer Prüfziffer, die der Scanner automatisch kontrolliert.
Ein Barcode im Laden ist nur so gut wie die Nummer dahinter. Der Artikel zeigt, welche Nummer Sie für welchen Artikel nehmen, wie Sie sie prüfen und wann Sie eine GS1-Organisation brauchen. Er gilt für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. GS1 ist ein internationaler Standard; die Vergabe läuft über die GS1-Organisation des jeweiligen Landes. Wie der Scanner die Codes liest, steht in Barcodescanner auswählen; die Begriffsklärung in EAN und GTIN.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Liste Ihrer Artikel mit der Angabe, welche schon einen Barcode tragen.
- Die Klärung, wo der Artikel verkauft wird: nur bei Ihnen, im Handel anderer Betriebe oder auf Plattformen.
- Zugriff auf Ihre Kassensoftware und den Artikelstamm (Artikelstammdaten pflegen).
- Falls Sie Etiketten selbst drucken: einen Etikettendrucker, der den Code in der geforderten Größe druckt.
Schritt für Schritt: Nummern vergeben
Schritt 1: Artikel in drei Gruppen sortieren
Ordnen Sie jeden Artikel einer Gruppe zu. Die Gruppe bestimmt die Nummer.
| Gruppe | Nummernart | Wer verantwortet die Nummer | Gilt außerhalb Ihres Betriebs? |
|---|---|---|---|
| Artikel mit GTIN des Herstellers | vorhandene GTIN | Hersteller, der die Artikelangaben verantwortet (GTIN-Vergeber) | ja |
| Eigene Marke oder veränderter Artikel für den Handel | eigene GTIN, aus einem GS1 Company Prefix oder als einzeln lizenzierte GTIN | Sie als GTIN-Vergeber; die GS1-Organisation Ihres Landes lizenziert Präfix oder einzelne Nummer | ja |
| Artikel nur in Ihrem Betrieb | Interne Nummer, mit Barcode zum Beispiel RCN-13 oder RCN-8 | Sie (innerbetrieblich) oder die GS1-Organisation (regional) | nein |
Die GS1-Regel dazu: Ein Artikel erhält eine GTIN, bevor er zum Verkauf angeboten wird; kein nachgelagerter Händler soll einem Artikel mit GTIN eine andere vergeben, solange der Artikel nicht verändert wird (GS1 General Specifications, Abschnitt 4.2.3). Verantwortlich ist, wer die Artikelangaben gegenüber dem Markt verantwortet; das kann Hersteller, Importeur, Händler mit Eigenmarke oder eine andere Stelle sein (Abschnitt 4.2.3.1). Das ist ein Branchenstandard, kein Gesetz.
Bücher und Zeitschriften tragen eigene Nummern: GS1 weist die Präfixe 978 und 979 der ISBN-Agentur und 977 dem ISSN-Zentrum zu (Tabelle 1-4). Arzneimittel nennt GS1 Germany als Bereich mit eigenen Kennzeichnungssystemen.
Schritt 2: Bei eigener GTIN die GS1-Organisation wählen
Eine eigene GTIN wird lizenziert. GS1 Switzerland beschreibt das Verhältnis ausdrücklich: Sie erwerben Rechte an der Nummer, kaufen sie nicht, und verlieren die Rechte, wenn Sie nicht verlängern. Die Organisationen sind GS1 Germany, GS1 Austria und GS1 Switzerland; Konditionen und Preise entnehmen Sie deren Seiten. Je nach Organisation erhalten Sie ein GS1 Company Prefix für viele Nummern oder einzelne GTINs (GS1 Switzerland bietet einzelne GTINs an); GS1 Germany nennt eine GLN als Voraussetzung, um EANs/GTINs selbst zu berechnen.
Wann das nötig ist, hängt vom Handelsweg ab: GS1 Germany schreibt, ein Barcode werde benötigt, wenn Produkte im stationären Handel verkauft werden; für Verkaufsplattformen reiche häufig die GTIN, bei Nutzung von Lager- und Versandservices einer Plattform sei ein Barcode erforderlich. Ob Ihr Handelspartner eine GTIN verlangt, klären Sie mit ihm. Eine gesetzliche Vorgabe nennt keine der geöffneten Seiten.
Schritt 3: Nummer aufbauen
Eine GTIN-13 besteht aus GS1 Company Prefix, Artikelnummer und Prüfziffer (Abschnitt 2.1.3.1). Das Präfix macht die Nummer weltweit eindeutig, gibt aber nicht die Herkunft des Artikels an. Vergeben Sie die Artikelnummer ohne Bedeutung: GS1 rät davon ab, interne Codes in die GTIN einzubauen, weil sich ihre Änderungsregeln unterscheiden (Abschnitt 4.2.1).
Für interne Nummern nennt der Standard die Präfixe 02 und 20 bis 29 (regional, von der GS1-Organisation festgelegt) und 04 sowie bei achtstelligen Nummern 0 oder 2 (innerbetrieblich). Beachten Sie die Regeln der GS1-Organisation Ihres Landes (Abschnitt 2.1.11). Solche Nummern dürfen nur in EAN-8-, EAN-13-, UPC-A- oder UPC-E-Codes stehen und nicht mit GS1-Datenbezeichnern (Application Identifiers) verwendet werden (Abschnitt 1.2.2.2.1).
Schritt 4: Prüfziffer berechnen
Die Prüfziffer kontrolliert der Scanner automatisch (Abschnitt 2.1.3.1). Sie berechnen sie so (Abschnitt 7.9.1): Die zwölf Ziffern ohne Prüfziffer von links mit 1, 3, 1, 3 und so weiter multiplizieren, die Produkte addieren und die Summe vom nächsten gleichen oder höheren Vielfachen von zehn abziehen; die Differenz ist die Prüfziffer.
Beispielrechnung (erfundene Nummer 200123456789): 2×1 + 0×3 + 0×1 + 1×3 + 2×1 + 3×3 + 4×1 + 5×3 + 6×1 + 7×3 + 8×1 + 9×3 = 97. Die Differenz zu 100 ist 3. Die vollständige Nummer lautet 2001234567893. Das Präfix 20 steht für den eingeschränkten Umlauf; die Nummer ist nur ein Rechenbeispiel.
Schritt 5: Varianten und Wiederverwendung klären
GS1 Germany und GS1 Austria nennen eine eigene Nummer je Variante, etwa je Farbe und Größe. Der Standard verlangt eine eigene GTIN, wenn sich Artikelangaben für den Handel unterscheiden (Abschnitt 4.2.2). Eine vergebene GTIN darf nicht für einen anderen Artikel wiederverwendet werden; Ausnahmen nennt Abschnitt 4.2.5 für Entwurfsnummern unter Bedingungen, für nie veröffentlichte Nummern, für eine unveränderte Wiedereinführung und für eine letzte Wiederverwendung bestimmter vor 2019 zurückgezogener Nummern. Für interne Nummern liegen Änderung und Wiederverwendung bei Ihnen (Abschnitt 2.1.11).
Schritt 6: Barcode erzeugen, drucken und im Artikelstamm eintragen
Erzeugen Sie den Code passend zum Nummernformat: GTIN-13 als EAN-13, eine achtstellige Nummer (GTIN-8 oder RCN-8) als EAN-8 (Abschnitte 2.1.3 und 2.1.11.1). Für EAN-13 nennt GS1 eine Strichbreite (X-Dimension) von 0,264 (bei bedarfsgesteuertem Druck unter Bedingungen 0,249) bis 0,660 Millimetern, Zielwert 0,330 Millimeter, und Ruhezonen von elf Strichbreiten links und sieben rechts (Tabelle 5-44). Tragen Sie die Nummer im Artikelstamm ein, auch für Artikel, deren Code der Hersteller druckt. Mehr zum Zusammenspiel mit ERP-Nummern: Artikelnummern, GTIN und EAN im ERP.
So prüfen Sie das Ergebnis
Scannen Sie Muster jeder Gruppe an der Kasse: Der Artikel muss mit der richtigen Bezeichnung und dem richtigen Preis erscheinen. Prüfen Sie zusätzlich, dass keine Nummer doppelt im Artikelstamm steht.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Scanner liest den selbst gedruckten Code nicht | Strichbreite oder Ruhezone unter den GS1-Maßen, geringer Kontrast | Größe und Kontrast prüfen, Barcodescanner liest nicht |
| Händler oder Plattform lehnt die Nummer ab | Nummer nicht von Ihrer GS1-Organisation lizenziert | Nummer bei der GS1-Organisation Ihres Landes beantragen |
| Zwei Artikel zeigen dieselbe Nummer | Interne Nummer doppelt vergeben | Artikelstamm bereinigen, Nummer nicht mehrfach nutzen |
| Prüfziffer wird abgelehnt | Rechenfehler oder falsche Gewichtung | Nach Schritt 4 neu berechnen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an die GS1-Organisation Ihres Landes, wenn Sie Ware an den Handel oder auf Plattformen bringen, wenn Sie eine bestehende Basisnummer übernehmen oder abgeben möchten oder wenn Ihr Handelspartner eine Prüfung der Nummer verlangt.