Aufbewahrungsfristen für Kassendaten und Belege

Was gilt: drei Fristen nach § 147 AO

Wer in Deutschland Bücher oder Aufzeichnungen führt, muss die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO geordnet aufbewahren. Die Frist hängt von der Art der Unterlage ab: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Nr. 1), acht Jahre für Buchungsbelege (Nr. 4) und sechs Jahre für die übrigen Unterlagen, vor allem Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen (Nr. 2, 3 und 5; § 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Kürzere Fristen nach außersteuerlichen Gesetzen ändern daran nichts (Satz 2).

Die Aufbewahrungspflicht besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht (Rz. 113 GoBD). Für Kaufleute nennt das Handelsrecht entsprechende Fristen (§ 257 Abs. 4 HGB). Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre.

Welche Unterlage wie lange?

Die Tabelle gilt für Betriebe in Deutschland. Die Einordnung nach der Unterlagenart ist, wo gekennzeichnet, eine redaktionelle Einordnung; entscheidend ist die Funktion einer Unterlage, nicht ihr Name (Rz. 121 GoBD).

Unterlage in Deutschland	Art nach § 147 Abs. 1 AO	Frist	Hinweis
Einzeldaten eines Kassensystems nach § 146a AO (Journaldaten, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten, abgesicherte Daten der TSE)	Aufzeichnungen, Nr. 1	10 Jahre	OFD Frankfurt Tz. 7; AEAO zu § 146a Nr. 1.15: Verdichtung ist für die Dauer der Aufbewahrung unzulässig
Kassenbuch und Kassenberichte einer offenen Ladenkasse (kein elektronisches Aufzeichnungssystem)	Bücher oder Aufzeichnungen, Nr. 1	10 Jahre	Ein Zählprotokoll, das erstellt und zur Einnahmenermittlung verwendet wird, ist aufzubewahren (OFD Frankfurt Tz. 6)
Kassenbon, den ein Kassensystem nach § 146a AO dem Kunden aushändigt (Beleg nach § 146a Abs. 2 AO)	§ 147 Abs. 1 AO führt den Kundenbon nicht als eigene Unterlage auf; aufbewahrungspflichtig sind die Daten, aus denen er entsteht (redaktionelle Einordnung)	10 Jahre für die Einzelaufzeichnung; ist der Bon zugleich eine Rechnung, gilt für deren Doppel 8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG; AEAO zu § 146a Nr. 1.15
Tagesabschluss eines Kassensystems (Z-Bon, Kassenabschluss) als Ausdruck oder Datei	Aufzeichnung, soweit er die Tageseinnahmen dokumentiert (redaktionelle Einordnung; Rz. 12, 121)	10 Jahre	Tagesendsummen ersetzen die archivierten Einzeldaten nicht (Rz. 161, Beispiel 12)
Verfahrensdokumentation, Bedienungs- und Programmieranleitung, Protokolle von Programmänderungen	Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, Nr. 1	10 Jahre	Die Frist läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig ist (Rz. 154)
Belege zu Buchungen und Aufzeichnungen: Ausgabenbelege, Eigenbelege für Bareinlagen und Barentnahmen	Buchungsbelege, Nr. 4 (Eigenbeleg: redaktionelle Einordnung nach Rz. 61, 63)	8 Jahre	Seit 1. Januar 2025 (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO)
Ausgestellte Rechnungen (Doppel) und erhaltene Rechnungen	Buchungsbeleg, Nr. 4; zusätzlich § 14b UStG	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG; Beginn mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe	Nr. 2 und 3	6 Jahre	Mit Kontierungsvermerk und Verbuchung erhält ein Brief die Funktion eines Buchungsbelegs (Rz. 63), dann 8 Jahre
Empfangene und abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind	Lieferscheine	bis Erhalt der Rechnung, bei abgesandten bis Versand der Rechnung	§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO
Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung (etwa ein Terminalbeleg, redaktionelles Beispiel)	nicht aufbewahrungspflichtig, wenn er nicht als Buchungsbeleg dient	entfällt	Ausnahme: einzige Form der Abrechnung oder einzige Abgrenzung von baren und unbaren Vorgängen (Rz. 121 in der Fassung vom 14. Juli 2025)
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen	Nr. 5	6 Jahre	Auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Rz. 115)

Seit wann gilt die Achtjahresfrist für Buchungsbelege?

Die Frist für Buchungsbelege beträgt seit 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Sie gilt für alle Unterlagen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO; für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt eine abweichende Regel, Abs. 3). Das Handelsrecht folgt: § 257 Abs. 4 HGB in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung gilt für Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 nicht abgelaufen war (Art. 95 EGHGB).

Beispielrechnung mit erfundenem Beleg: Für einen Ausgabenbeleg aus dem Jahr 2016 lief die Frist nach altem Recht bis 31. Dezember 2026. Nach der Achtjahresfrist endet sie am 31. Dezember 2024 (Fristbeginn 31. Dezember 2016), vorbehaltlich der Regel im nächsten Abschnitt.

So berechnen Sie das Fristende: Beispielrechnung

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, die Aufzeichnung vorgenommen wurde oder der Buchungsbeleg entstand (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; die verlängerte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Verkürzung (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO) zählt dafür nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Führen Sie ein fortlaufendes Kassenbuch, beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres der letzten Eintragung in dieses Buch. Beispielrechnung mit erfundenen Daten: Kassenbericht, Eigenbeleg und Geschäftsbrief entstehen am 14. März 2026.

Unterlage	Fristbeginn	Dauer	Frist endet
Kassenbericht vom 14. März 2026	31. Dezember 2026	10 Jahre	31. Dezember 2036
Eigenbeleg für eine Entnahme vom 14. März 2026	31. Dezember 2026	8 Jahre	31. Dezember 2034
Geschäftsbrief vom 14. März 2026 ohne Buchungsvermerk	31. Dezember 2026	6 Jahre	31. Dezember 2032

Gegenprobe zur Festsetzungsfrist, ebenfalls erfunden: Reichen Sie die Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2026 im Jahr 2027 ein, beginnt die vierjährige Festsetzungsfrist mit Ablauf des Jahres 2027 und endet am 31. Dezember 2031 (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Die Fristen der Tabelle enden später. Beginnt vor dem 31. Dezember 2031 eine Außenprüfung, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, bevor die Bescheide unanfechtbar sind, höchstens bis fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde, vorbehaltlich weitergehender Hemmungen (§ 171 Abs. 4 Satz 1 und 3 AO); dann bleibt auch die Unterlage aufbewahrungspflichtig, soweit sie für diese Steuer von Bedeutung ist.

In welcher Form bewahren Sie auf?

Daten, die im Unternehmen elektronisch entstanden sind, müssen auch so aufbewahrt werden und dürfen nicht mehr ausschließlich ausgedruckt werden; sie müssen unveränderbar erhalten bleiben (Rz. 119). Im System erzeugte Daten sind im Ursprungsformat aufzubewahren (Rz. 132). Die Umwandlung elektronischer Grundaufzeichnungen aus der Kasse in ein PDF ist nicht zulässig (Rz. 129), und Datenextrakte, Reports oder Druckdateien genügen nicht, wenn nicht mehr alle Daten enthalten sind (Rz. 144). Bei Kassensystemen nach § 146a AO ist die Verdichtung von Grundaufzeichnungen in einem Aufbewahrungssystem für die Dauer der Aufbewahrung nach § 147 Abs. 3 AO unzulässig, wenn dadurch deren Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist (§ 3 Abs. 4 KassenSichV). Papierbelege auf Thermopapier behandelt der Artikel Thermopapier: Lesbarkeit von Bons und Aufbewahrung.

Beim Wechsel des Kassensystems müssen die Daten einschließlich Metadaten gleichwertig übernommen werden, sonst ist das alte System für die Frist vorzuhalten (Rz. 142, 143). Für den Zugriff gilt: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt ohne begonnene Außenprüfung der maschinell auswertbare Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO); mehr dazu im Artikel Datenzugriff des Finanzamts.

Was droht bei einem Verstoß?

Wer eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt ordnungswidrig (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO). Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 6 AO). Sonstige Unterlagen nach Nr. 5 erfasst der Tatbestand nicht.

Daneben gilt: Sind die Daten nicht mehr vorlegbar, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 104). Das Finanzamt kann dann schätzen; die Voraussetzungen beschreibt Kassenprüfung und Schätzung.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Für jede Unterlagenart steht die Frist fest und das Fristende ist notiert (zehn, acht oder sechs Jahre ab dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres nach § 147 Abs. 4 AO).
• Falls Sie ein Kassensystem nach § 146a AO betreiben: Einzeldaten liegen unverdichtet im Ursprungsformat vor, nicht nur als Tagesendsummen oder PDF (Rz. 129, 144).
• Falls Sie eine offene Ladenkasse führen: Kassenberichte, Kassenbuch und Eigenbelege bleiben zehn beziehungsweise acht Jahre erhalten.
• Vor dem Vernichten von Unterlagen ist geprüft, ob eine Außenprüfung läuft oder die Festsetzungsfrist einer betroffenen Steuer noch nicht abgelaufen ist.
• Beim Wechsel des Kassensystems ist geregelt, wie die Altdaten gleichwertig übernommen oder vorgehalten werden (Rz. 142).
• Die Verfahrensdokumentation bleibt so lange erhalten wie die Daten, zu deren Verständnis sie dient (Rz. 154).