Hofladen ohne Personal in Deutschland: Vertrauenskasse und Kasse
Kurz gesagt
Im Hofladen ohne Personal besteht in Deutschland keine Registrierkassenpflicht. Ohne elektronisches Aufzeichnungssystem entfällt bei Bar-Warenverkäufen an eine Vielzahl unbekannter Kunden die Einzelaufzeichnung; nachzuweisen sind die Einnahmen mit einem Kassenbericht aus gezähltem Bargeld. Bei Vertrauenskassen beanstandet die Verwaltung nicht, wenn erst bei Leerung gezählt wird (AEAO zu § 146 Nr. 3.4). Ein elektronisches Aufzeichnungssystem braucht TSE und Beleg (§ 146a AO).
Das Wichtigste
- Eine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, besteht nicht; die offene Ladenkasse ist zulässig (AEAO zu § 146, Nr. 3.1; OFD Frankfurt am Main, Rundverfügung vom 18. Februar 2020, Tz. 6).
- Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnung nur, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); dann sind die Bareinnahmen mindestens mit einem Kassenbericht aus dem gezählten Kassenendbestand nachzuweisen (AEAO zu § 146, Nr. 3.3).
- Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (Vertrauenskassen, zum Beispiel beim Gemüseverkauf am Feldrand) wird nicht beanstandet, wenn sie nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden; die Aufzeichnungen müssen den Soll- mit dem Istbestand vergleichbar machen (AEAO zu § 146, Nr. 3.4).
- Mängel der Kassenführung können bei überwiegend bar abgewickelten Umsätzen der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen, sodass das Finanzamt schätzen darf (BFH, Urteil vom 18. Juni 2025, X R 19/21, Leitsatz 1).
- Waren- und Dienstleistungsautomaten gelten nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV); eine Geldkassette, aus der sich Kunden selbst bedienen, ist nach unserer Einordnung kein solcher Automat.
Ein Hofladen ohne Personal funktioniert über Vertrauen: Kunden nehmen die Ware, rechnen selbst aus und werfen das Geld in eine Kassette. Das Gesetz regelt diese Art des Verkaufs nicht gesondert; der Anwendungserlass zu § 146 AO nennt die Vertrauenskasse aber ausdrücklich. Entscheidend ist, ob die Einnahmen elektronisch oder von Hand aufgezeichnet werden. Welche Kasse der Hofladen mit Bedienung braucht, vergleicht Kasse für den Hofladen und die Direktvermarktung.
Was gilt?
Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht: Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (AEAO zu § 146, Nr. 3.1), und die offene Ladenkasse ist zulässig (OFD Frankfurt am Main, Rundverfügung vom 18. Februar 2020, Tz. 6). Zur geplanten allgemeinen Kassenpflicht gibt es einen Regierungsentwurf des Bundes; den Stand beschreibt Registrierkassenpflicht Deutschland: Stand der Pläne.
Welche Regeln für die Geldkassette gelten, entscheidet sich an einer Frage: Verwenden Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO? Das sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Eine Geldkassette ohne elektronische Erfassung gehört nicht dazu.
Für wen gilt was?
| Fall | Einordnung | Folge |
|---|---|---|
| Geldkassette, Kunden zahlen bar, nichts wird elektronisch erfasst | Offene Ladenkasse; der AEAO zu § 146 nennt die Vertrauenskasse ausdrücklich im Abschnitt zur offenen Ladenkasse (Nr. 3.4) | Keine Einzelaufzeichnung bei Bar-Warenverkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO); Kassenbericht aus gezähltem Bargeld (Nr. 3.3); Zählung bei Leerung nicht beanstandet (Nr. 3.4); keine Belegausgabepflicht nach § 146a AO |
| Kasse mit Scanner oder Tablet, die Verkäufe speichert und bar bezahlte Waren abwickeln kann | Elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) | TSE, Belegausgabe, Mitteilung, Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 4, § 146a AO) |
| Warenautomat, der nach dem Bezahlvorgang ohne Zutun von Personal selbstständig die Ware ausgibt | Kein elektronisches Aufzeichnungssystem (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV; AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.4) | § 146a AO gilt nicht für den Automaten |
Die Ausnahme für Warenautomaten setzt nach Nr. 1.5.4 des Anwendungserlasses einen selbstständigen technischen Vorgang nach dem Bezahlen voraus. Eine Kassette, aus der sich Kunden selbst bedienen, führt keinen solchen Vorgang aus; wir halten die Ausnahme dafür für nicht einschlägig. Das ist unsere Auslegung, keine Aussage der Verwaltung.
Was Sie bei der Geldkassette tun müssen
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO entfällt aus Zumutbarkeitsgründen bei Bar-Warenverkäufen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, aber nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem (Satz 3 und 4). Von einer Vielzahl nicht bekannter Personen ist nach dem Anwendungserlass auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden erfolgen (Nr. 2.2.5). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind weiterhin festzuhalten (Satz 2: täglich).
Die Bareinnahmen sind dann zumindest mit einem Kassenbericht nachzuweisen. Er geht vom gezählten Kassenendbestand des Geschäftstages aus; davon werden der Endbestand des Vortages und die durch Eigenbeleg belegten Bareinlagen abgezogen, Ausgaben und belegte Entnahmen hinzugerechnet. Ein Zählprotokoll ist nicht erforderlich, erleichtert aber den Nachweis des tatsächlichen Auszählens (Nr. 3.3).
Für Vertrauenskassen enthält der Anwendungserlass eine Erleichterung: Bei Kassen ohne Verkaufspersonal, wie zum Beispiel beim Gemüseverkauf am Feldrand, wird es nicht beanstandet, wenn sie nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden. Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse vergleichen kann (Nr. 3.4). Der Bundesfinanzhof bestätigte im Juni 2025 für eine offene Ladenkasse: Fehlt die Kassensturzfähigkeit, liegt ein formeller Buchführungsmangel vor. Das Urteil betrifft eine frühere Fassung des § 146 AO und eine Diskothek mit mehreren Kassen, keinen Hofladen.
Seit wann und mit welchem Status?
§ 146a AO ist nach Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 1 EGAO erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 anzuwenden, also seit 1. Januar 2020. Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung für Bar-Warenverkäufe gilt ohne elektronisches Aufzeichnungssystem in der Fassung des § 146 Abs. 1 AO seit 29. Dezember 2016.
Was droht, wenn die Aufzeichnung nicht stimmt?
Eine eigene Geldbuße für eine mangelhafte offene Ladenkasse nennen die geöffneten Quellen nicht. Das Risiko liegt in der Schätzung: Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, muss sie schätzen (§ 162 Abs. 1 AO). Werden in einem Betrieb vorwiegend Bargeschäfte getätigt, können Mängel der Kassenführung der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen, sodass das Finanzamt dem Grunde nach schätzen darf (BFH, X R 19/21, Leitsatz 1). Bei einer Vertrauenskasse, deren Einnahmen niemand beim Verkauf beobachtet, ist das für die Prüfung der Vollständigkeit besonders wichtig; das ist eine redaktionelle Einschätzung.
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht richtig verwendet oder schützt und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).
Checkliste für Ihren Hofladen
Die ersten drei Punkte folgen dem Anwendungserlass (Nr. 3.3, 3.4); die übrigen sind redaktionelle Empfehlungen.
- Zählen Sie bei jeder Leerung den gesamten Inhalt der Kassette und halten Sie Datum, Endbestand und den Endbestand der vorigen Leerung fest.
- Belegen Sie Bareinlagen und Entnahmen mit Eigenbelegen und führen Sie bei mehreren Kassetten je Kassette einen eigenen Kassenbericht (OFD Frankfurt, Tz. 6: bei mehreren Kassen einzeln).
- Gestalten Sie die Aufzeichnungen so, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand vergleichen kann.
- Setzen Sie an den Leerungsterminen eine feste Regel (Zeitpunkt, wer zählt), damit die Abstände nachvollziehbar sind.
- Verwenden Sie keine Kasse, die Verkäufe elektronisch speichert, ohne vorher TSE, Belegausgabe und Mitteilung nach § 146a AO geklärt zu haben.
- Halten Sie Wareneinkauf und Bestand so fest, dass sich die erwarteten Einnahmen grob nachvollziehen lassen; das hilft, Zweifel an der Vollständigkeit auszuräumen.
- Fragen Sie vor der Anschaffung einer Selbstbedienungskasse bei Ihrer Steuerberatung nach der Einordnung.