Offene Ladenkasse: Pflichten und tägliche Aufzeichnungen (DE)
Kurz gesagt
Die offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO, etwa eine Geldkassette. In Deutschland besteht keine Pflicht zu einem solchen System; TSE und Belegausgabe nach § 146a AO entfallen dann. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten, bei Barverkauf von Waren an viele unbekannte Personen genügt ein Kassenbericht aus dem gezählten Endbestand.
Das Wichtigste
- Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (AEAO zu § 146, Nr. 3.1).
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); Nachtrag am nächsten Geschäftstag nur bei zwingenden geschäftlichen Gründen (AEAO zu § 146, Nr. 3.4).
- Gesetzlich entfällt die Einzelaufzeichnung bei Barverkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, nicht aber mit elektronischem Aufzeichnungssystem (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); bei Dienstleistungen wendet die Finanzverwaltung sie unter Bedingungen an (AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6).
- Dann sind die Bareinnahmen mindestens per Kassenbericht aus dem gezählten Kassenendbestand nachzuweisen (AEAO zu § 146, Nr. 3.3).
- Auch offene Ladenkassen unterliegen der Kassen-Nachschau (AEAO zu § 146b, Nr. 1).
Definition
Die offene Ladenkasse ist eine Kasse, bei der Bareinnahmen ohne elektronisches oder computergestütztes Kassensystem von Hand festgehalten werden, zum Beispiel in einer Geldkassette oder Schublade.
Checkliste für jeden Geschäftstag
Für Deutschland, bei Barverkauf von Waren an viele unbekannte Personen ohne elektronisches Aufzeichnungssystem:
- Kasseneinnahmen und -ausgaben am selben Tag festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Das gesamte Bargeld des Betriebs zählen, auch Wechselgeld und Nebenkassen; nicht runden oder schätzen (OFD Frankfurt, Tz. 6).
- Kassenbericht erstellen: gezählter Endbestand minus Endbestand des Vortags minus Einlagen plus Ausgaben plus Entnahmen ergibt die Tageseinnahmen (Nr. 3.3).
- Einlagen und Entnahmen mit Eigenbeleg, Ausgaben mit Beleg nachweisen (Nr. 3.3; OFD Frankfurt, Tz. 6).
- Bei mehreren Kassen je einen Kassenbericht führen (OFD Frankfurt, Tz. 6).
- Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben; wer eines erstellt und für die Ermittlung verwendet, bewahrt es auf (Nr. 3.3; OFD Frankfurt, Tz. 6).
Wo die Einzelaufzeichnung gilt, etwa bei einer Dienstleistung, deren Kundenkontakt ungefähr so lange dauert wie die Leistung und die der Kunde individuell beeinflussen kann: alle Bargeschäfte im Kassenbuch erfassen oder, mit Kassenbericht, alle Barbelege geordnet sammeln (Nr. 3.2, 2.2.6).
Wann es nicht reicht
Bei unbarer Zahlung oder wenn die Identität der Käufer für das Geschäft von Bedeutung ist, greift die Ausnahme des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nicht. Auf die Erleichterung kann man sich nicht berufen, soweit tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden (Nr. 2.2.6). Eine Waage, die als elektronische Registrierkasse gilt, schließt die offene Ladenkasse aus (Nr. 2.2.4).
Nicht zu verwechseln mit
Die Einzelaufzeichnungspflicht ist die Regel, von der die offene Ladenkasse unter den genannten Bedingungen entbindet. Das Kassenbuch ist eine Form der Aufzeichnung, die die Einzelaufzeichnung ebenfalls leisten kann (Nr. 3.2).