Kasse fürs Vereinsfest: Regeln in Österreich

Ein Verein, der ein Fest plant, stellt sich zuerst eine Frage: Brauchen wir dafür eine Registrierkasse? Die Antwort hängt davon ab, ob das Fest ein kleines Vereinsfest im Sinne des § 45 Abs. 1a BAO ist. Dann genügt der Kassasturz, und es braucht weder Kasse noch Beleg. Über den Grenzen des kleinen Vereinsfests greift die allgemeine Registrierkassenpflicht.

Was gilt für Ihr Vereinsfest?

Die Regel für kleine Vereinsfeste steht in § 45 Abs. 1a BAO. Ein kleines Vereinsfest liegt vor, wenn eine abgabenrechtlich begünstigte Körperschaft eine gesellige Veranstaltung trägt und vier Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:

• Die Organisation und Durchführung erfolgt im Wesentlichen durch die Mitglieder oder deren Angehörige.
• Eine Mitarbeit fremder Dritter ist nur unschädlich, wenn sie unentgeltlich erfolgt.
• Auftritte von Musik- oder anderen Künstlergruppen sind nur unschädlich, wenn diese für Unterhaltungsdarbietungen höchstens 1.000 Euro pro Stunde erhalten.
• Die Veranstaltungen dürfen insgesamt eine Dauer von 72 Stunden im Jahr nicht überschreiten.

Wird die Verpflegung, also die Abgabe von Speisen und Getränken, einem Unternehmer zur Gänze oder zum Teil übertragen, stellt dies keinen Bestandteil der geselligen Veranstaltung dar. Das kleine Vereinsfest bleibt bestehen, der Unternehmer prüft seine eigenen Grenzen.

Für wen gilt die Erleichterung?

Die Erleichterung gilt nur für abgabenrechtlich begünstigte Körperschaften. Ein Verein ist nicht schon deshalb begünstigt, weil er ein ideeller Verein nach dem Vereinsgesetz ist; er muss gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Die Erleichterung von Registrierkasse und Beleg folgt aus § 3 Abs. 2 und § 1 Abs. 4 BarUV 2015: Bei einem kleinen Vereinsfest kann der Verein die vereinfachte Losungsermittlung, den Kassasturz, nutzen.

Wer die Erleichterung nutzt, muss Anfangs- und Endbestand der Kassa sowie die Tageslosung durch Rückrechnung nachvollziehbar dokumentieren. Das muss spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages geschehen, für jede Kassa gesondert (§ 1 Abs. 3 BarUV 2015). Alle Barausgänge und nicht erfolgswirksamen Bareingänge sind täglich einzeln aufzuzeichnen (BMF-AV 175/2026, Abschnitt 6.1.1).

Ob Ihr Verein begünstigt ist, ergibt sich aus der Prüfung der abgabenrechtlichen Begünstigung nach den §§ 34 ff BAO: Der Verein muss gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Maßgeblich ist diese abgabenrechtliche Begünstigung, nicht die Spendenbegünstigung und deren Eintragung in die Liste der spendenbegünstigten Einrichtungen. Fehlt die abgabenrechtliche Begünstigung, ist die Erleichterung nicht anwendbar; die Festumsätze unterliegen dann den allgemeinen Regeln, also der Belegerteilungspflicht ohne Umsatzschwelle und der Registrierkassenpflicht ab den Grenzen des § 131b BAO.

Entscheidungstabelle: Vereinsfeste und Kleinveranstaltungen

Die Tabelle gilt für Österreich und für die eigenen Veranstaltungen eines begünstigten Vereins. Alle Umsatzgrenzen sind Nettobeträge.

Fall	Voraussetzung	Registrierkassenpflicht	Beleg
Kleines Vereinsfest	höchstens 72 Stunden im Jahr je territorialer Untergliederung (kleinste Einheit Katastralgemeinde), im Wesentlichen von Mitgliedern oder Angehörigen getragen, fremde Dritte nur unentgeltlich, Künstler höchstens 1.000 Euro pro Stunde	keine; Kassasturz	keine
Großes Vereinsfest	mehr als 72 Stunden im Jahr oder eine andere Voraussetzung nicht erfüllt	ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto und mehr als 7.500 Euro Barumsatz je Geschäftsbetrieb	Belegerteilungspflicht für empfangene Barzahlungen, ohne Umsatzschwelle (Kartenzahlungen zählen als Barzahlung)
Vereinskantine	von einem gemeinnützigen Verein geführt, höchstens 52 Betriebstage und 45.000 Euro netto im Kalenderjahr	keine; Kassasturz	keine
Flohmarkt mit gesammelten oder gespendeten Gegenständen, verkauft durch Mitglieder, Sammelzweck erkennbar (VereinsR 2001, Rz 386)	ohne Kasse und Beleg nur, wenn zusätzlich die Voraussetzungen des kleinen Vereinsfests erfüllt sind und die Verkaufseinnahmen dem Vereinszweck zufließen (BMF-FAQ zu Vereinen, Frage 23); sonst allgemeine Regeln	keine; Kassasturz (§ 3 Abs. 2, § 1 Abs. 4 BarUV 2015)	keine
Verpflegung an einen Unternehmer übertragen (zum Beispiel Gastwirt)	wie das Fest	der Unternehmer prüft seine eigenen Grenzen; das kleine Vereinsfest bleibt bestehen	—

Die Grenze von 45.000 Euro für die Kantine gilt seit 1. Jänner 2026; davor waren es 30.000 Euro (§ 323 Abs. 87 BAO).

So zählen Sie die 72 Stunden

Die 72 Stunden gelten für alle geselligen Veranstaltungen des Vereins im Kalenderjahr zusammen, gleichgültig aus welchem Anlass. Bei rechtlich unselbständigen territorialen Untergliederungen des Vereins, zum Beispiel Ortsgruppen, wird gesondert je Untergliederung gerechnet; die kleinste territoriale Einheit ist die Katastralgemeinde (§ 45 Abs. 1a BAO). Das Gesetz stellt auf die Dauer ab; nach dem BMF ist das der Zeitraum der gastgewerblichen Betätigung (VereinsR 2001, Rz 306).

Beispielrechnung (erfundene Zahlen, Verein ohne territoriale Untergliederungen): Ein begünstigter Sportverein hält ein Sommerfest mit 30 Ausschankstunden, ein Herbstfest mit 24 und einen Ball mit 20. Zusammen 74 Stunden: auch der einzelne Ball ist Teil des großen Vereinsfests.

Hat dieser Geschäftsbetrieb 18.000 Euro Jahresnettoumsatz, davon 12.000 Euro netto Barumsatz einschließlich Kartenzahlungen, sind beide Grenzen des § 131b BAO überschritten: Registrierkassenpflicht. Bei 14.000 Euro Jahresnettoumsatz und 12.000 Euro Barumsatz besteht keine Registrierkassenpflicht, wohl aber die Belegerteilungspflicht für die empfangenen Barzahlungen (§ 132a BAO).

Wenn Ihr Fest die Grenzen überschreitet

Überschreitet Ihr Verein die 72 Stunden oder erfüllt er eine der anderen Voraussetzungen nicht, ist das Fest ein großes Vereinsfest. Dann greifen die allgemeinen Regeln:

• Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz netto und mehr als 7.500 Euro Barumsatz je Geschäftsbetrieb (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).
• Belegerteilungspflicht für empfangene Barzahlungen ohne Umsatzschwelle (§ 132a Abs. 1 BAO); Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen als Barzahlung.

Die Registrierkassenpflicht entsteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Sie müssen also nicht an dem Tag eine Kasse aufstellen, an dem die Grenze überschritten wird, aber die Pflicht läuft im laufenden Jahr mit und ist fristgerecht zu erfüllen. Der viertfolgende Monat nach § 2 Abs. 2 BarUV 2015 gilt nur für die besonderen Freiluft-, Hütten-, Buschenschank- und Kantinenfälle. Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO wird durch diese Frist nicht aufgeschoben: Sie greift, sobald Sie Barzahlungen entgegennehmen.

Für ein einzelnes großes Fest, das die Grenzen überschreitet, können Sie die Kasse auch mieten oder leasen. Entscheidend ist, dass die Kasse die Bareinnahmen einzeln erfasst und gegen Manipulation gesichert ist, etwa durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes (§ 131b Abs. 2 BAO).

Seit wann gilt die Regelung?

§ 45 Abs. 1a BAO ist auf gesellige Veranstaltungen ab 1. Jänner 2016 anzuwenden (§ 323 Abs. 48 BAO). Die BarUV 2015 ist in Kraft seit 1. Jänner 2016. Die 45.000-Euro-Grenze für die Kantine gilt seit 1. Jänner 2026.

Was bei einem Verstoß droht

Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung führt oder keinen Beleg ausstellt, begeht bei Vorsatz und ohne anderes Finanzvergehen eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG).

Checkliste für Ihren Verein

• Klären Sie, ob Ihr Verein abgabenrechtlich begünstigt ist, bevor Sie die Erleichterung nutzen.
• Zählen Sie die Ausschankstunden aller Feste des Jahres zusammen, je Katastralgemeinde, und halten Sie Bescheid oder Anzeige mit den Stunden bereit.
• Prüfen Sie bei einer Kantine die 52 Betriebstage und die 45.000 Euro netto.
• Dokumentieren Sie den Kassasturz: Anfangs- und Endbestand, Tageslosung, für jede Kassa gesondert, spätestens am nächsten Arbeitstag.
• Stellen Sie Belege über empfangene Barzahlungen aus, sobald kein kleines Vereinsfest oder kein sonstiger befreiter Fall mehr vorliegt; eine Umsatzschwelle gibt es dafür nicht.
• Lesen Sie die Überblicksartikel zu Registrierkassenpflicht in Österreich und zu Kassenpflicht bei Vereinsfesten und Märkten.