Registrierkassenpflicht in Österreich: Wer sie erfüllen muss

Was § 131b BAO vorschreibt

Die Registrierkassenpflicht steht in § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO). Betriebe müssen alle Bareinnahmen zur Losungsermittlung einzeln mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen (§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO). Die Losung ist der Tageserlös an Bareinnahmen.

Das System muss außerdem durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation geschützt sein (§ 131b Abs. 2 BAO). Sie besteht aus einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, die jeden Barumsatz kryptografisch signiert. Die Einzelheiten regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Dieser Artikel behandelt nur, wer die Pflicht trifft.

Wen die Pflicht trifft

Die Pflicht gilt ab einem Jahresnettoumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes im Jahr 7.500 Euro überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Beide Bedingungen müssen zutreffen. Maßgeblich ist das Kalenderjahr, und nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 3.8.1) zählt der Nettoumsatz.

Barumsatz ist jeder Umsatz, den der Kunde bar bezahlt. Als Barzahlung gelten auch Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebene Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen, die er an Geldes statt annimmt (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Eine Überweisung auf Rechnung ist kein Barumsatz.

Die Pflicht trifft nur betriebliche Einkunftsarten, also Land- und Forstwirtschaft, selbständige Arbeit und Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988). Ein Privatzimmervermieter mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung fällt nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 2.2) nicht darunter. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer kennt § 131b BAO nicht.

Die folgende Tabelle wendet die Grenzen auf Beispielfälle an. Alle Zahlen sind angenommene Jahresnettowerte (Beispielrechnung). Bei den Maronistand-Zeilen ist angenommen, dass der Stand im Freien steht und nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten (§ 131 Abs. 4 Z 1 lit. a BAO).

Fall	Jahresnettoumsatz	Barumsatz	Registrierkassenpflicht?	Grund
Friseursalon, Kundschaft zahlt bar und per Karte	62.000 Euro	61.000 Euro	Ja	beide Grenzen überschritten
Fußpflege, überwiegend Überweisung	40.000 Euro	6.800 Euro	Nein	Barumsatz höchstens 7.500 Euro
Kleine Werkstatt	14.800 Euro	12.000 Euro	Nein	Jahresnettoumsatz unter 15.000 Euro
Beratung, Zahlung nur per Überweisung	120.000 Euro	0 Euro	Nein	keine Barumsätze
Webshop mit Vorauskasse und Rechnung	200.000 Euro	0 Euro	Nein	Onlineshop-Ausnahme, § 6 BarUV 2015
Maronistand im Freien	38.000 Euro	38.000 Euro	Nein	Umsätze im Freien bis 45.000 Euro
Maronistand im Freien	52.000 Euro	52.000 Euro	Ja, nach Überschreiten	Grenze von 45.000 Euro überschritten

Ein Betrieb ist jede Einkunftsquelle, für die eine gesonderte Gewinnermittlung zu erstellen ist. Wer mehrere Betriebe führt, rechnet die Grenzen für jeden Betrieb getrennt (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.1).

Seit wann gilt die Pflicht?

Die Pflicht zur Einzelerfassung gilt seit 1. Jänner 2016, die Pflicht zur Sicherheitseinrichtung seit 1. April 2017 (§ 323 Abs. 45 BAO). Für einen einzelnen Betrieb beginnt die Pflicht mit dem Ersten des viertfolgenden Monats nach dem Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO).

Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat oder, bei Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro, das Kalendervierteljahr. Wer unter dieser Grenze liegt, kann den Kalendermonat wählen, indem er die Voranmeldung für den ersten Kalendermonat des Jahres fristgerecht abgibt (§ 21 Abs. 2 UStG 1994). Bei Kleinunternehmern ohne Voranmeldung gilt das Quartal (BMF-Erlass, Abschnitt 3.8.2). Zwei Beispiele (Beispielrechnung): Wer im März 2027 beide Grenzen überschreitet und monatlich meldet (Monat als Voranmeldungszeitraum), braucht die Registrierkasse ab 1. Juli 2027. Wer sie im zweiten Quartal überschreitet und vierteljährlich meldet (Quartal als Voranmeldungszeitraum), braucht sie ab 1. Oktober.

Die Pflicht endet, wenn die Grenzen im Folgejahr nicht überschritten werden und wegen besonderer Umstände absehbar ist, dass dies so bleibt. Sie fällt dann mit Beginn des nächsten Kalenderjahres weg (§ 131b Abs. 3 BAO).

Gibt es Ausnahmen?

Ja. Sie stehen in § 131 Abs. 4 BAO und der Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015). Die Rechtsfolgen unterscheiden sich je nach Ausnahme:

• Wer die vereinfachte Losungsermittlung nach den §§ 2 bis 4 BarUV 2015 nutzen darf (Umsätze im Freien, begünstigte Körperschaften, Automaten), hat weder Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015). Das Verfahren unterscheidet sich: Bei Umsätzen im Freien und bei begünstigten Körperschaften (§§ 2 und 3) wird die Tageslosung durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenstand ermittelt (Kassasturz, § 1 Abs. 2 BarUV 2015). Automaten (§ 4 Abs. 2) arbeiten mit regelmäßiger Bestands- oder Zählwerkermittlung und Aufzeichnung der Beträge bei jeder Kassenentleerung.
• Onlineshop-Umsätze nach § 6 BarUV 2015 sind nur von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.
• Mobile Leistungen nach § 7 BarUV 2015 bleiben registrierkassenpflichtig. Sie dürfen nur später erfasst werden, und zwar gegen einen ausgefolgten Beleg mit aufbewahrter Durchschrift.

Die einzelnen Ausnahmen:

• Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschank, kleine Kantine: Umsätze bis 45.000 Euro pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem, seit 1. Jänner 2026 (§ 131 Abs. 4 Z 1 BAO, § 323 Abs. 87 BAO). Bis Ende 2025 lag die Grenze bei 30.000 Euro. Umsätze in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten zählen bei der Ausnahme für Umsätze im Freien nicht (§ 131 Abs. 4 Z 1 lit. a BAO). Nähere Voraussetzungen erklärt der Artikel zur Kalte-Hände-Regelung.
• Onlineshops: keine Registrierkassenpflicht, wenn der Vertrag online zustande kommt und kein Bargeld an den Leistungserbringer fließt (§ 6 BarUV 2015). Die Registrierkassenpflicht im Online-Shop behandelt die Grenzfälle.
• Automaten: Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen wurden, entfallen beide Pflichten, wenn der einzelne Umsatz höchstens 20 Euro beträgt (§ 4 Abs. 1 BarUV 2015).
• Mobile Leistungen: Wer außerhalb der Betriebsstätte leistet, darf die Umsätze nach der Rückkehr erfassen, wenn er einen Beleg ausfolgt und eine Durchschrift aufbewahrt (§ 7 BarUV 2015). Das gilt nicht für Taxi- und Mietwagenunternehmen.

Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO gilt ab dem ersten Barumsatz auch für Betriebe unter den Grenzen (USP, Seite Registrierkassenpflicht), außer bei den oben genannten Ausnahmen, die davon befreien (vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 BarUV 2015). Näheres zu den Pflichten steht unter Belegerteilungspflicht in Österreich.

Was droht bei einem Verstoß?

Wer die Registrierkassenpflicht vorsätzlich nicht erfüllt, ohne dadurch den Tatbestand eines anderen Finanzvergehens zu erfüllen (etwa einer Abgabenverkürzung), begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. c FinStrG. Dasselbe gilt nach lit. d für die Verletzung der Pflicht, Belege auszustellen. Die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 2 FinStrG).

Fehlt die Sicherheitseinrichtung, geht außerdem die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen nach § 163 BAO verloren. Die Abgabenbehörde schätzt dann in den meisten Fällen die Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO (BMF-Erlass, Abschnitt 7.2). Wer die Aufzeichnungen mit einem Programm verfälscht, das Daten ändern oder löschen kann, riskiert nach § 51a FinStrG bis zu 25.000 Euro. Den Ablauf einer Kontrolle beschreibt der Artikel zur Kassenprüfung in Österreich.

Was beschlossen, aber noch nicht in Kraft ist

Für Waren- und Dienstleistungsautomaten, die vor dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen wurden, gelten die Regeln der §§ 131b und 132a BAO nach § 323 Abs. 45 BAO erst ab 1. Jänner 2027, soweit die Geräte ihnen nicht schon entsprechen. Die Barumsatzverordnung übernimmt dieses Datum für ihre §§ 4 und 5 (§ 9 Abs. 2 BarUV 2015). Betreiber alter Automaten sollten ihre Geräte rechtzeitig prüfen. Weitere beschlossene oder geplante Änderungen an den Grenzen sind nicht bekannt.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie jedes Jahr je Betrieb Nettoumsatz und Barumsatz, Kartenzahlungen eingerechnet.
• Notieren Sie, in welchem Voranmeldungszeitraum beide Grenzen erstmals überschritten wurden, und rechnen Sie den Starttermin vier Monate weiter.
• Beschaffen Sie rechtzeitig eine Registrierkasse mit Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und melden Sie beides in FinanzOnline an (siehe Registrierkasse in FinanzOnline anmelden).
• Nutzen Sie die vereinfachte Losungsermittlung nach § 2 oder § 3 BarUV 2015 (Umsätze im Freien, begünstigte Körperschaften), dokumentieren Sie den Kassasturz nachvollziehbar und spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages (§ 1 Abs. 3 BarUV 2015).
• Prüfen Sie die 45.000-Euro-Grenze laufend nur bei Umsätzen im Freien nach § 2 BarUV 2015. Für begünstigte Körperschaften gelten stattdessen die Voraussetzungen des § 3 BarUV 2015 (wirtschaftliche Geschäftsbetriebe nach § 45 Abs. 2 oder Abs. 1a BAO).
• Geben Sie Belege auch dann aus, wenn Sie unter den Grenzen liegen, außer Sie dürfen die vereinfachte Losungsermittlung nach BarUV 2015 nutzen.
• Besprechen Sie Zweifelsfälle, etwa bei mehreren Betrieben, mit Ihrer Steuerberatung.